如何有效编写职务说明书

如何有效编写职务说明书2013年10月30日开篇案例•宏伟公司于1988年10月正式成立，开发与生产电子产品，该公司原来是一家国有研究机构，公司现任总经理刘家祥是原研究机构的高级工程师，他在技术领域和学术造诣上堪称泰斗，而对于现代企业管理却不精通。为了配合刘家祥的工作，公司为他配备了两名总裁助理，他们都是今年来从高校招聘的本科毕业生，了解企业管理知识。公司设立财务、人力资源、营销和生产4个职能部门，部门经理分别为杨斌、张杰、王阳和李静。杨斌、张杰和王阳都是原来研究机构的技术骨干，李静是总经理的一个朋友，以前从事私营企业经营。在四个职能部门当中，李静主管的生产部实际尚处于中心位置。在生产部门之下，依次设有各车间，班组。•公司满怀信心地投入了营运，各路人马按部就班，各司其职。然而，开业尚不足两个月，公司在内部员工职责权限划分上接连出现了问题。•先是组装车间，一个包装工不小心将大量液体洒在操作台周围的地板上。正在一旁的包装组长见状立即走上前要求这名工人打扫干净。不料，这名工人一口回绝道：“我的职责是产品包装，您应该让勤杂工处理这样的工作。况且，我的工作职责中没有要求我打扫卫生。”组长无奈，只好去找勤杂工，而勤杂工不在。因为勤杂工要在正班工人下班后才开始清理车间。于是，包装组长只好自己动手，将地板打扫干净。•第二天，包装组长向车间主任请求处分包装工，得到了同意。谁料到人力资源部门却不予支持，反而警告车间越权。车间主任感到不解，并向李静反映了这一情况，请求得到支持。包装组长更是满腹委屈，他反问道：“难道我就该什么都负责？我的职责中也没要求我做清扫工作呀。”清扫工作该由谁来做？•李静觉的自己的车间主任受了委屈，就向总经理反映了这一问题，要求刘总警告人力资源部不要过多的干涉车间内部事务，否则，生产运作会受到不利的影响。但刘总却说：“我只管战略性的重大事务，内部的分工与沟通，你们自己去协商。”•李静尽管感到很吃惊，但还是表示理解总经理的指示，并且与人力资源部的经理张杰进行协商。张杰的态度也很积极，马上让秘书拿来工作说明书一起分析。包装工的工作说明书规定：包装工以产品包装工作中心职责，负责保持工作平台以及周围设备处于可操作状态。勤杂工的工作说明书规定：勤杂工负责打扫车间，整理物品，保持车间内外的整洁有序。为了保证不影响生产，工作时间为生产休息时刻。包装组长的工作说明书规定：包装组长负责使班组的生产有序、高效，并协调内部工作关系。车间主任的工作说明书规定：车间主任负责本车间生产任务的完成，并且可以采取相应的措施对员工加以激励。人力资源部门的职责主要包括员工的招聘、选拔、培训、考评、辞退、奖惩、工资福利等。•因为员工奖惩权归人力资源部门，因此，人力资源部坚持认为生产部门对员工的处分决定是越权。生产部门则认为，对员工的奖惩应有自己决定，否则，难以对员工进行有效管理，包装组长更是感到委屈，并声称要辞职。协商陷入了僵局。导论关于职务说明书的几个基本问题什么是职务说明书•职务说明书是现代企业人力资源管理三大基础管理体系之一，和绩效、薪酬俗称HR的三驾马车。•职务是承载企业完成企业目标的最基本的工作单元。•职务说明书是工作分析人员根据某项职务工作的物质和环境特点，对工作人员必须具备的生理和心理需求进行的详细说明。它是职务分析的结果，是经职务分析形成的书面文件。职务说明书的基本构成•1、岗位基本信息•2、岗位目的（职责概述）•3、岗位职责•4、工作关系•5、工作权限•6、绩效要求•7、任职资格•8、工作时间•9、工作环境•10、职业通道（职业发展路径）职务说明书的作用1、便于招聘和选择员工,提供人力资源规划、识别内部劳动力、提供公平就业机会和真实工作概览。2、便于发展和评价员工,明确工作培训和技能发展，新进员工角色定位，职业生涯规划甚至业绩考核。3、明确薪酬政策,岗位工资标准，公平报酬。4、在工作和组织设计方面,明确了权责和工作关系以及工作流程。5．员工教育与培训的依据6．为员工晋升与开发提供依据对任职者的作用•明确本岗位的价值和主要产出•清楚自己的主要产出领域及结果•是任职素质提升的依据•向上级寻求更有针对性的指导•明确自我的发展方向及业务素质类型对于管理者（直线经理人）的作用•更加明确本部门的人员需求•为合理的分派工作、制订计划提供参考的依据•绩效考核的基础工作之一•为员工提供更好的辅导和支持•挖掘出员工的潜质，培养能力，促使效用最大化对于人力资源管理者的作用•为公司人力资源规划提供依据•匹配岗位与人的基础•招聘、培训等工作的基础•岗位评价的前提，薪酬制定、福利分配的基础•绩效考核的依据职务说明书是一种有效的管理工具决定个人绩效高低的因素主要有二个，即工作愿望和工作能力。•职务说明书是告诉你哪些是你应该干的？你应该怎么干，干到什么程度?我们需要什么样的人来干。•是任职者和管理者了解职务信息的重要工具。•让想干的人知道怎么干，不想干的人找不到理由。•职务说明书是公司与员工之间的一份契约。•有助于上级了解下属的工作任务，理解自己的管理职责和权限。从而能有效地管理。•有助于新的任职者尽快熟悉职务工作，避免职务职责因人而异的情况出现。•有助于发现职责交叉、空白或模糊不清的现象。2019年9月11日12企业战略规划的清晰流程的优化与设计人力资源的规划薪酬管理体系年度经营计划组织架构设计与优化能力、胜任力评估任务/目标的确定职务说明书人员配置绩效管理体系职务评估培训体系谁负责制定职务说明书•任职者的直接上级主管负责制定其下属的职位说明书，是第一责任人。通过讨论的形式，使主管和下属对职位说明书的内容达成一致•人力资源部组织、协调，规范格式和用语。培训、指导。职务说明书编写的一般流程修改职务说明与任职者本人讨论、确认审阅职务说明书修改部门负责人一级审阅人力资源部二级审阅面谈达成共识任职者及其直接上级最终修订完成人力资源部备案1职务说明书撰写培训人力资源部门主持部门负责人参与2撰写职务说明书草案人力资源部组织指导部门负责人执行3456职务说明书的导入•职务说明书的导入是从粗放型向精细化管理的管理变革。•要想导入成功，关键在于转变。•职务说明书导入的四个阶段：1.预热阶段：概念、方法、兴趣、关注2.掌握阶段：是关键。培训、参与、沟通，达到掌握。3.检验巩固阶段：培训效果、是否能按照维护流程和制度进行维护。4.强化应用阶段：使用价值、怎样去用。领导支持意愿员工参与技能变革管理营造环境减弱抵触分享经验应用情况考核关键做什么？参与更愿意接受理念知识制度职务说明书的时效性常规化流程化制度化一、岗位基本信息岗位基本信息的一般结构岗位的基本信息，是一岗位区别于其他岗位的基本标志。该部分还常常有关于岗位分析的时间、人员、有效期等。常见的岗位基本信息岗位名称：岗位编号：所在部门：直接上级：岗位定员：人事权限和下属人数薪资等级岗位分析日期二、岗位目的（职责概述）结果市场份额利润销售数量素质服务政策原理准则日常监督组织指导推荐计划操作活动限制条件?为了目的?做什么岗位存在的理由?在\根据岗位目的描述的基本格式举例：会计主管为了为了按时按质地递交会计报表在\根据在通用的会计法则和方法限制下做什么组织、指导、控制公司会计工作的开展举例：信息系统主管为了为了通过科技手段提高工作效率和生产力在\根据在公司的经营目的及政策限制下做什么向公司各部门提供有关电脑管理及信息沟通服务的建议岗位目的描述示例法律Laws价值观Values原则Principles政策Policies策略Strategies方针Guidelines模型Patterns方法Methods技术Techniques体系Systems作法Practices习惯Customs程序Procedures条件Conditions模式Models规定Rules常规Routines指示Instructions规则Regulations准则Criteria“以何为目标”“有何限制”市场份额Market业绩Performance利润Profitability效率Efficiency生产率Productivity质量Quality服务Service期限Deadlines安全Safety持续性Continuity岗位目的描述用语示例岗位目的撰写要点一：层次性岗位目的撰写要点二：专业性岗位目的撰写要点三：全面性岗位目的撰写用词举例三、岗位职责岗位职责的内涵与特征所谓岗位职责，主要指该岗位通过一系列活动来实现组织的目标，并取得工作成果。岗位职责的基本特征：•完备性：它表达了该岗位所要取得的所有关键成果。•成果导向：它是成果为导向，而非以过程为导向。•稳定性：包含该岗位的稳定性的工作内容，而不包含临时授予的、动态性的工作内容。•独立性：每一项岗位职责都直接指向一个唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠。•系统性：同一岗位的若干项岗位职责之间必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合。岗位职责清单主要是为了清晰地定义该岗位的工作：主要在哪些领域（职能模块）中开展、岗位所承担的职责及其预期的结果。按照重要性，列举四至八项该岗位的核心工作职责。描述主要工作职责的过程：1.确定标题（即关键工作领域）：用一个短语来概括2.描述具体职责：描述该岗位“做什么”而不是“怎么做”，使用动宾结构，以恰当的动词开头3.按照重要性进行排序4.如核心工作职责（职责模块）需要分解方可描述完整，请尽量将核心子职责控制在3项以内职责范围编写要点工作职责工作任务工作要素董事会秘书提供董事长所要求的速记准备和保存月董事会记录适用于岗位说明书董事会速记整理速记记录打印董事会会议记录复印会议记录，分发给董事会成员会议记录保管归档在打字印机中插入打印纸确定打字机的边距不适用于岗位说明书工作任务不是工作职责总裁/总监战略策划预算公共关系业务开拓绩效管理部门经理预算队伍建设绩效管理主管/资深专家项目管理指导质量控制政策制定/目标设定工作执行基本任务制定指导建立控制计划准备分析达到估价实施评估预测确认落实提高增加安装维护监控谈判建议回顾明确订立查验校对分配收集运作加工生产提供提交不同岗位职责的共性与个性职责梳理的方法职责构建的方法示意图它往往侧重于对具体职责内容的界定；它要回答的是“该岗位需要通过完成什么样的职责，来为组织创造价值？”。基于战略的职责分解侧重于对每项岗位职责中的角色与权限进行理顺；它要回答的是“在每项岗位职责中，该岗位应该扮演什么样的角色？应该如何处理与流程上下游之间的关系？”基于流程的职责分析完整的职责描述基于战略的职责分解分解关键成果领域关键成果领域，可以利用鱼骨图作为工具对岗位目的进行分解而得到。比如，化环所某工程师岗位的关键成果领域，可以分解如图1-7。图1-6：基于战略的职责分解步骤工作的目的成果领域A成果领域B成果领域C成果领域D职责目标a职责目标b职责目标c职责目标d行动行动行动行动第一步第二步第三步第四步第五步化环所油气检测工程师关键成果领域分解示例岗位目标技术监督技术检测技术培训科研标准制订确定职责目标表1-4化环所油气检测工程师岗位成果目标示例关键成果领域所要达成的目标技术监督负责受委托的火电厂、水电油质和SF6气体监督，定期进行油质和SF6气体试验分析，提供技术报告。技术检测对送检测的油、气样品进行检测分析，提交检测报告。科研跟踪油、气领域的前沿发展方向，开展相关科研工作，完成论文发表。技术培训负责提供本专业的技术培训，参与行业培训及研讨。标准制定主持或参与制定与油气相关的国家、行业标准和国网公司标准、规定及措施，协助省电力公司制定油气标准和技术文件。表达目标的常用词正向目标反向目标支持目标确保……保证……促进……防止……避免……防范……致使……作为……确定达成职责目标的行动其具体的表达方法为：“行动方式+具体对象”。形成初步的职责描述职责条目的具体数量与关键成果领域相一致。关键成果领域与职责目标的对应以确保本部门的年度费用与公司的经营计划和预算保持一致关键成果领域行动方式具体对象职责目标（成果）部门费用控制制订、执行和监控本部门年度费