无纸化办公系统培训PPT-JunkmailEpidem

办公自动化系统培训2008年4月一、无纸化办公系统的主要特色角色定义清晰校领导、校办公室主任、校办秘书、部门领导、部门文秘（信息员）流程灵活部门文秘负责公文的传递发现问题可及时追回相关公文校办秘书根据校领导签发意见，灵活选择文件下一步流转流程实时跟踪公文安全可靠公文流转中可修改，痕迹保留密码保护数字签名网上加密传输处理公文自动归档至学校档案馆《南大之星档案系统》待办事项明确登陆数字校园平台主页直接显示待办事项二、无纸化办公系统的登录方式○统一身份认证。登陆上海师范大学公共数据平台（https://portal.shnu.edu.cn）即能直接访问办公自动化系统。○登陆方式。用户名：校园卡卡号或者邮件帐号密码：邮件密码二、无纸化办公系统的登录方式三、第一次使用前准备浏览器设置IE7.0IE6.0Internet选项三、第一次使用前准备浏览器设置Internet选项设置三、第一次使用前准备浏览器设置插件安装三、第一次使用前准备浏览器设置插件安装点击“点击下载”，下载一个压缩包，解压之后双击运行注：解压后将文件尽量别放至桌面，避免删除。注册成功后，文件存放地址不要再变化。三、第一次使用前准备浏览器设置插件安装四、办公系统主要角色及发文、请示流程⊙角色分类１、一般工作人员２、部门信息员３、部门领导４、校办公室秘书５、校办公室主任６、校领导本部门文秘本部门领导审核返回校办公室秘书校办公室主任送签返回其他职能部门会签返回校领导１校领导２办结发送四、办公系统主要角色及发文、请示流程发文流程示意图拟稿发送对象相关职能部门发文流程描述１、职能部门拟稿２、送职能部门信息员３、职能部门信息员送本部门领导审批４、本部门领导签署审批意见后返回部门信息员５、职能部门信息员送校办秘书６、校办秘书给各领导签署意见（校办秘书负责流转）７、校办秘书办结文件８、校办秘书发送已办结文件。四、办公系统主要角色及发文、请示流程本部门文秘本部门领导审核返回校办公室秘书校办公室主任送签返回校领导１校领导２办结返回四、办公系统主要角色及流程请示流程示意图拟稿拟稿部门相关职能部门请示流程描述与发文流程类似四、办公系统主要角色及发文、请示流程五、办公自动化系统发文发文拟稿•点击发文管理目录下的“发文拟稿”菜单，出现如下界面：•上界面为用户自己的草稿夹，显示的是已经拟稿，但还未送出的拟稿。•点击左上角的菜单可以看到自己已经送出的文档、已发的文档。发文拟稿•点击“新建文件”，弹出如下界面：•在上界面选择发文稿纸及模板。选中之后点击确定，弹出下页界面：五、办公自动化系统发文发文拟稿○此页面为发文的拟稿纸，先填写拟稿纸之后再点击页面下方的编辑正文按钮。这样事先输入的文件标题便可直接插入正文中。○拟稿时填写:“标题”、“主送单位”、“抄送单位”、“主题词”五、办公自动化系统发文发文拟稿•点击”编辑正文”，进入word插件下编辑。正文编辑完之后，不要关闭该页面，点击最小化按钮，到稿纸页面上点击“保存文件”按钮。•若需要上传附件，在“我的文档”界面选中需要传附件的文件，点击下方的“上传附件”按钮，即可进入上传附件的界面。有多个附件需要上传的话，可以点击“添加”按钮。上传文件选定之后，点击“保存信息”按钮即可。五、办公自动化系统发文发文拟稿•发文拟稿完成之后，如需修改，则在“我的文档”界面选中该文件，点击下面的修改按钮便可进行修改。•文件拟稿完成，需要发送时，点击该文件标题，进入发文稿纸。此时稿纸是不能被修改的状态，稿纸下方的按钮如下：•点击“”按钮，该文件就被送到部门文秘手中了。五、办公自动化系统发文部门信息员•此时文件已经送到部门信息员手中。部门信息员可以在自己的“部门文秘”模块的“待处理”菜单中看见这个文件。•点击该文件标题，进入文件稿纸界面，稿纸最下方有如下几个按钮：可以进行相应的处理。五、办公自动化系统发文部门信息员•若点击“送至审核”，会弹出领导选择界面，供选择的领导为本部门领导。选中领导之后点击确定，该文件便送到选中的领导“待办文件”菜单下，等待此领导签字。•领导签字之后，点击“”文件又会返回部门信息员。只是此时文件稿纸下方的按钮会出现新的按钮：“送至校办”点击此按钮，文件就被送至校办秘书。五、办公自动化系统发文校办秘书•校办秘书此时可在自己的菜单中看到刚才部门信息员送过来的文件，在还未给领导签字之前可以修改文件，修改在查看痕迹时可以看到修改的内容。选中文件之后点击“修改文件”按钮即可进入修改界面。•点击文件标题进入稿纸页面，稿纸下方可以看到如下按钮：五、办公自动化系统发文校办秘书•点击“流转公文”按钮，弹出如下界面：•在此界面选择动作与进行该动作的人员。•当动作及进行该动作的人员选择好之后，点击确定按钮，文件就送到选择的人员的“待办文件”菜单中了。五、办公自动化系统发文五、办公自动化系统发文领导签署意见•刚才校办秘书送出的文件在领导的“待办文件”菜单中。•点击该文件标题，进入稿纸页面，点击稿纸下方的“查看正文”按钮来查看正文，查看正文之后可以在有“”的一栏内填写自己的意见。填写完毕之后点击稿纸下方的“保存办理意见”按钮，保存成功之后该文件就带着领导批示回到校办秘书手中，校办秘书可以根据领导批示对该公文进行下一步动作。五、办公自动化系统发文校办秘书•校办秘书可以根据学校公文流转需要安排签字的动作与顺序，操作与上述两步相同，只是在流转时点击的按钮为“”。•当公文可以办结的时候，点击文件标题，进入稿纸页面，点击“改变流程”按钮，进入刚才的流转页面，在页面上方有“改变方式”选择，默认前面的“修改下步”，此时选择后面的“办结文件”，不用再选择动作、人员等，直接点击“确定”按钮，文件就办结了。五、办公自动化系统发文文件发送•文件办结之后会直接发送到“文件发送”菜单下。如下图：•在上图页面中，选中需要发送的文件，根据需要选择接收人员。选择好人员之后点击下方的“发送文件”按钮，文件就发送出去了。•接收人员可以在自己的“系统收文”菜单中浏览该文件。六、办公自动化系统请示处理请示种类请示报告函请示流程基本同“发文管理”七、办公自动化系统维护⊙维护单位校办公室信息化办公室⊙联系方式校办公室管理员电话：64328655信息办服务热线：64321010