综合办公室职责[1]

十九、综合部管理制度编号：JLBZ-XZ-2010-19第77页，共8页第0次修改·综合办公室管理制度1、上下班一律按时打卡，不得代打卡。2、在办公室内服装要整齐，不得穿背心、内裤、拖鞋。3、仪容要整洁，一律穿厂服、戴厂证。4、使用电话、传真机、电脑及其他电器用品应按规定使用，下班前应关妥才能离去。5、办公室严禁吸烟。6、中午休息时，不得横卧在椅子或桌子上。7、非休息时间不得在办公室闲聊，更不允许大声喧哗。8、不可随地吐痰，垃圾、废纸屑应丢入废纸桶内，不得随地抛弃。9、办公桌上文具及文件严格按公司要求摆好，不得乱扔。10、各人所负责办公区严格按“5S”标准整理好。11、接听电话，遇到被叫人不在时，应按电话记录本上的内容详细问清楚，做好电话记录，并及时通知被叫人。12、原则上不允许打私人电话，打出私人电话应进行登记，按电话清单扣费。·综合部职责1、在总经理领导下开展工作，向总经理负责。2、负责公司行政事务工作，党群工作，企业文化建设工作，努力实现工作创新、创优。3、做好后勤保障，来客接待，安全保卫工作，不断提升综合办公室服务水平，充分发挥参谋助手作用。4、负责上传下达综合工作，统筹协调各部门的工作衔接，并具有督察职能。5、合理调配、使用、维护办公用车，确保车辆正常使用。6、严格执行公司制定的各项管理制度，并主导实施。7、负责公司中资料的汇总，建档及管理，确保资料的完整性和准确性。8、负责拟好各种会议议程，提案，汇报总结提纲，工作计划草案，并做好会议纪要。9、负责年度工作计划、年度工作总结、汇报材料及有关文件的起草、打印及发送工作。10、依公司人力需求，开发短、中、长期人力资源。11、负责员工的考勤、考核、工资、奖罚、晋升的管理及作业。12、各种活动的规划与执行。13、人事规章制度的规划、制定、检讨与修订使员工有章可循。14、完成领导交办的其它工作任务。·综合办公室人事职责1、认真贯彻公司有关劳动人事部门的有关方针、政策、和指示，组织制定公司人力资源培训计划，经领导批准后实施。2、积极学习业务知识，提高人事管理水平和业务能力，加强对员工的思想教育，团结员工，调动员工工作的积极性，保证完成各项工作任务。3、全面负责公司人事工作，掌握业务范围，拟订本部门的工作计划，做好工作总结，遇重大事项及时向有关领导汇报并共同研究、讨论决定。4、做好员工的服务工作，深入员工，掌握情况；发现人才，及时向领导提出人事调整意见。5、协助公司制定、修改、充实各项规章制度，做到管理规范化、科学化。6、根据公司用工计划组织招聘工作，负责如招聘、招收、辞退、辞职、晋升、降级、调出的审核，负责员工内部调配的审核。7、负责对员工进行培训、绩效考核，鉴定后归档。8、执行并完善员工入职、转正、异动、离职等相关政策及流程。9、解决员工有关劳动方面的争议和投诉、纠纷。10、按照有关政策，结合同行业标准和本企业情况制定公司工资、奖金、劳保、福利标准，报领导审核批准，负责工资、奖金、劳保、福利、加班费、夜班费及各种津贴的核算。11、办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。12、按制度负责审批办理各类休假的期限。13、负责人事档案的管理维护工作，负责办理职工调入、调出档案的审批工作。14、完成上级交给的其他各项工作。·综合办公室司机职责1、公务用车辆由综合办公室负责管理，统一调配，确保车辆正常使用，分别按车号设册登记管理。2、上班时间如不出车时，司机须在自己的办公地点等待，车辆应停放在指定位置待命。3、司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明，车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。4、至少每周洗车一次，但若遇下雨淤泥，车身应随时注意外观清洁干净，车内应保持整洁，不得零乱堆置杂物。5、司机行车时应遵守交通规则，违章罚款费用由行车司机本人自理。6、不论什么时间，司机要保持通讯畅通，不准关闭手机。7、外出行车时，车辆如在签核的时间内不能及时返回，行车司机需及时通知综合办公室，以便调度。8、司机应随时注意轮胎气压情形，对于车辆操控若觉异常应立即进厂检查。9、所有车辆随车附车辆保养手册，应熟读详记，保持最佳车况。10、完成领导交办的其他临时性工作。·综合办公室行政职责1、明确工作任务，更新思想观念，转变工作作风，提高办事效率，努力实现工作创新、创优。2、依照公司策略，规划综合办公室的工作执行方案，及执行进度，并主导实施。3、制定公司中的各类考核办法及方案。4、检查考核各部门员工的工作情况，以及各部门各项工作计划进展情况，并采取督查与公示。5、每月定期做好公司工程简报的草拟，定稿及报送工作。6、负责公司部印鉴的保管和行政介绍的办理。7、负责公司部各类文件、材料的起草、校印及发送工作。8、负责公司召开的各种会议的筹备、通知、记录及具体会务工作。9、搞好来文、来函的收发、登记、传阅、归档工作。10、负责上传下达综合工作，统筹协调各部的日常工作，以及对外事务工作的协调、处理。11、相关资料收集、整理及归档。确保资料的完整性和准确性。12、负责员工考勤统计，督导并执行加班单的汇总与日出勤状况稽查统计作业。13、负责各种票据，交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐；领导个人的出纳、支票和票据的处理；税务手续的代办与记帐。14、负责与客户面谈或访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）、接送；领导办公室及会客室的安排；电话的接听、传达。15、负责公司内外部领导或合作部门的协作关系、参加相关活动、外勤工作，及时转送领导签发下达各部门的任务，并向领导汇报任务落实情况；及时转发领导批示的文件和部门之间往来函件。急件、特件应提请领导注意。16、负责文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；公司杂志、图书、磁盘等的整理、检索；保持对信息的敏感性，随时捕捉有利于工作的信息，从广泛的渠道获取信息，及时把处理后的有价值的信息提供给领导，为领导决策提供参考。17、完成领导交办的其他任务。·综合保卫职责门岗服务一、目的通过对大门进出人员、车辆、物资的控制，确保公司区域安全。二、职责1、门岗值班时应认真、负责，在门岗区域实行24小时保安服务。2、疏通车辆和人员进出,维护门口交通秩序,保证车辆及行人出入安全。3、保持大门内外环境卫生。4、认真查看出入人员、车辆并登记清楚。5、严格制止闲杂人员、小商贩、推销人员进入公司区域。6、严格执行物品出入管理手续。7、热情大方接受访客的咨询。8、认真地写好值班记录及交接班登记和物品的交接。9、树立良好窗口形象，展示公司风采。三、要求1、熟悉所辖厂区基本情况及车辆的基本情况。2、坚持听清楚、问清楚、记清楚，及时向有关人员传达清楚。3、坚持敢管、善管，化大事为小事，化小事为没事的原则。4、查验人员证件、核实进出物资的工作要细致，处理各种情况要灵活。5、外来人员，陌生人员进入公司要询问，办理登记手续。6、掌握礼节礼貌，交通规则等业务知识。四、日常工作1、提供问询服务、方向指引。2、对进出公司的人员、来宾文明礼貌。3、负责外来人员、物品出入、车辆出入的登记管理。4、建立岗位交接日记，做好交接班。5、配合公司做好日常性工作。五、出入证1、公司员工出入凭《员工牌》出入。2、施工人员出入凭《临时出入证》出入。3、访客人员凭《贵宾卡》出入。六、公司内部人员的进出管理1、公司人员进出公司时，立岗保安应在内部人员1－4米处时，主动敬礼或问好，表示对公司人员的尊敬。2、人员出入时要确认是公司员工才能放行；否则要询问清楚，按规定办理相关手续后才能放行。七、来宾进出管理1、立岗保安面对来宾距站岗处1－4米处时，敬礼。然后应主动上前询问：“您好，请问您有什么事吗”或“您好，请问您找哪一位”。2、在确定可以让其入内后，说：请带上有效证件到保安室登记。坐岗保安问明来访者所要找的人后，说“请您稍候，我帮你联系一下”。3、坐岗保安用电话向所要找的人联系，争得被访者同意后，请来访者出示有效证件，在《来宾登记表》（附件一）记录并请来访者签名，说:“欢迎您的光临,请进”。八、施工人员进出管理施工人员在公司施工必须得到公司的同意办理相应的手续；施工人员进出公司时，保安人员核对《临时出入证》。九、参观人员进出管理如有外来人员参观必须经公司同意，门岗发放《临时出入证》。参观结束保安门岗收回《临时出入证》，告别时敬礼目送或说:“谢谢各位的光临，欢迎下次再来”。十、公司车辆进出管理立岗保安面对内部人员车辆距站岗1－4米处时，站岗保安应用标准的交通通行手势指挥车辆通过大门，并敬礼，表示对内部人员的尊敬；坐岗保安如发现特殊情况应及时做好记录并通知公司领导。十一、外来车辆的进出1、面对来宾车辆距立岗1－4米处时，立岗保安用标准停车手势请其靠边停车，然后应快步上前至车门边，行举手礼，待车门（窗）打开后，问：“您好，请问您找哪一位（或问：“您好，请问您有什么事”）？”大概进行确定后，请其到坐岗处登记；2、坐岗保安问明来访者所要找的人后，说“请您稍候，我帮你联系一下。”然后用电话向所要找的人联系，征得被访者同意后，请来访者出示有效证件，在《车辆登记表》（附件二）登记后方可入内，然后告诉来访者的车辆停放地点，说：“欢迎您的光临”；3、车辆出公司区域时门岗保安进行确认后说：“谢谢您的光临，欢迎您再来。”十二、特殊车辆进出管理对执行任务的公、检、法、消防等特殊车辆的进出公司区域,立岗保安应先敬礼，并做简单询问如无特殊情况应先通知公司，得到同意后放行。如发生突发事件消防车或救护车进入公司区域时门岗保安要及时指引。十三、物品进出管理物品进出厂门时，必须要得到相关负责人的同意，并开出《物品出门单》。保安人员应仔细核对《物品出入单》上的数量，核对清楚后签字予以放行。·厨师的工作职责1、在后勤组长领导下开展工作，向组长负责。2、负责食堂烹调制作，增加花色品种。3、计划用料，精工细作，提高烹调技术。4、做好食堂工作，参与每周菜谱的制定。5、虚心听取员工对伙食的意见，研究改善伙食的措施。6、保证员工按时吃饭。7、采购用料的验收，核对数量及品质，并在发票上签字。8、搞好饮食卫生，定期检查食堂仓库物品质量，防止食物中毒。9、做好安全防范工作，定期消毒。附件一：来宾登记表姓名时间公司名称被访者事由备注进出附件二：外来车辆进出登记表日期车牌号码进门时间进门是否携带物品出门时间出门是否携带物品门卫签名备注