MBA公文写作课件

公文写作哈尔滨商业大学基础科学学院讲授内容第一章应用文的要素第二章公文第三章计划第四章总结第一章应用文要素第一节主旨一、主旨的含义应用文的主旨是指撰写者在传达政策、发布指令、周知事项、汇报工作、总结经验、交流情况时，通过全文表现出来的基本精神或基本观点。基本精神——在下行文中表达的意见、要求、规定。基本观点——在上行文中表达的请求、报告的情况等.二、主旨的作用灵魂统帅三、主旨的确立原则（一）客观性原则（二）政策性原则（三）针对性原则（四）群体性原则四、主旨的特征（一）直露性（二）针对性五、主旨的写作要求（一）正确1.切实可行。符合实际情况；2.符合党和国家的法规、方针、政策；3.符合本地区、本单位领导的意图。（二）鲜明撮要：概括、摘取全篇或全段的主旨、要点或结论放在开头一段或每段的头一句。（1）句式要一致。（2）语言尽量精炼，少用定语、状语等修饰语（3）多用省略句，且以动宾形式居多。（三）单一一文一事（四）周密主旨不能有漏洞，不能以偏概全，前后矛盾，词语表述要准确、周密、严谨。第二节材料一、材料的含义为某一写作目的而搜集、摄取的有关情况、事实、根据、引语、数据、理论等。二、材料的特征(一)真实性(二)定向性(三)完整性三、材料的类型（一）事实材料理论材料（二）直接材料间接材料（三）历史材料现实材料（四）正面材料反面材料（五）综合材料个别材料四、材料工作的几个环节（一）搜集材料1．文献调查法2．填表法3．问卷法4．访谈法5．座谈法6．实地观察法（二）整理材料1.辨真伪2.核查缺漏3.梳理材料（三）研究材料1．分析综合2．归纳演绎3．抽象具体（四）材料的选择1．要围绕主旨进行选择2．要选择新颖材料3．要选择典型的材料4．选择能反映事物全貌的材料（五）材料的使用1．根据内容表达的需要，按材料类型、性质归类，并编排好顺序。2．根据材料行文时的各种需要，进行取舍和剪裁。3．根据文书的性质、特点选择对材料的处理方式。4．根据内容的轻重确定材料使用的详略程度。第三节结构一、结构的含义是指文章内容的组织方式、和文章的内部构造。三、常用的结构方式（一）时序式（二）递进式（三）因果式（四）总分式（五）并列式（六）对比式四、确立结构的原则（一）要正确反映客观事物的发展规律、内在联系。（二）要服从表达主旨的需要（三）要适应不同文体的特点五、确立结构的过程（一）理清思路1．思维要有序2．思路要连贯3．思路要周密4．思路要符合不同不同文体模式的要求。（二）精心选材（三）编写提纲1．拟标题2．判断句式概括出全文中心3．确定大层次，构筑全文的框架4．考虑基本的段落，写出段旨5．把准备好的材料按照构思的顺序标上序码6．检查提纲，作必要的调整第四节语言一、语言的含义及作用二、经济应用文对语言的基本要求（一）明确1．用词要准确2．事物的判断要合乎逻辑，遣词造句合乎语法规范3．正确使用模糊语言4．避免冷僻难懂和模棱两可、易生歧义的词语5．避免写错别字，正确使用标点符号(二)质朴1．要有诚实的写作态度2．用确切的词语直陈其意，不追求形式的奇巧和华丽的辞藻3．表达方式上一般不用文学趣味浓厚的修辞手法4．应用文基本用概括叙述和说明5．句子的选择上，一般不能用省略句和倒装句，忌用半文半白的语言和欧化句式（三）简洁1．对客观事物要有清晰的认识，抓住关键。2．围绕中心选词造句。3．尽量使用单句，少用复句。4．掌握并运用经济应用文习惯用语。5．恰当使用简缩词（四）庄重1．使用典雅规范的书面语2．恰当选用惯用词语第一章公文第一节公文概述一、公文的含义行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。——（《国家行政机关公文处理办法》第一章第二条）二、公文的特点（一）法定的权威性（二）法定的作者、读者（三）特定的程式化（四）严格的时效性三、公文的作用（一）领导指导作用（二）法规准绳作用（三）联系知照作用（四）宣传教育作用（五）依据凭证作用四、公文的格式《办法》规定：公文格式一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。公文中各要素划分为眉首、主体、版记三部分。正文用3号仿宋体，小标题用3号小标宋或黑体，一般排22行28字。（一）眉首1．公文份数序号2．秘密等级和保密期限3．紧急程度4．发文机关标识5．发文字号（3号仿宋体）6．签发人（用3号仿宋体，冒号后用3号楷体）1.公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。秘密文件要求标识。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行，编写位数应根据公文的份数来决定，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”。2.秘密等级和保密期限秘密等级：“绝密”、“机密”或“秘密”。用3号黑体字，顶右格标识在版心有上角第一行，两字之间空1字格。如需同时标识保密期限，用3号黑体字，顶右格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密两字之间不空字格。3.紧急程度紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明：“特急”“急件”4．发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定公文可只标识发文机关全称或规范化简称。平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，即距上页边62mm。平行文、下行文格式图例（以通知为例）上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即距上页边117mm。上行文格式图例（以请示为例）联合行文主办机关名称在上，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。5.发文字号（文号）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份要标全称，用六角括号“〔〕”括上；序号不编虚位。例：国发〔2006〕2号6.签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人居右空1字格排列，用3号仿宋字体。文件中如有多个签发人，标注顺序为：主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。用3号楷体（二）主体1．标题（2号小标宋体）2．主送机关3．正文4．附件（3号仿宋体）5．成文日期及印章6．附注（3号仿宋体）1.公文标题三项式（完全式）：发文机关+事由+文种例：《黑龙江省人民政府关于保护通信线路安全的通告》两项式：事由+文种例：《关于解决新财政会计制度培训经费的请示》《中华人民共和国主席令》一项式：只适用于公告、通告等公开发布的公文标题写作注意事项：（1）准确概括事由例：给下面文件加上恰当的标题为了扭转当前铁路、水运、民航客运票价长期偏低经营亏损的局面，增加交通运输的能力，适应国民经济发展的需要，缓解买票难、坐车难的矛盾，国务院决定提高铁路、水运、航空客运票价，其中铁路客票平均提价幅度为112﹪，水运客票平均提价幅度为96%，民航国内旅客客票价平均提价幅度为77%，地方铁路和水运客票以及地方民航客票适当提价。为做好这项工作，特通知如下：（略）（2）书写规范例：国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知黑龙江省人民政府转发国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动通知的通知（3）正确使用标点符号国务院关于发布《国家行政机关处理办法》的通知黑龙江省人民政府转发国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动通知的通知2.主送机关指公文的主要受理机关，即负责办理公文的机关或执行公文内容的机关。注意事项：（1）主送机关应标全称、规范化的简称或同类型机关的简称（如各省、自治区、直辖市人民政府）（2）主送机关标注要求3.正文是公文的核心部分。开头：简单说明制发公文的依据、目的、原因；主体的内容依照文种和具体内容而定；结尾主要有以下几种形式。（1）提出号召或希望（2）提出执行要求（3）使用结尾惯用语等4.附件是对正文起补充说明作用或证实正文某方面内容的文字、图表、物件等。用命令发布的行政法规和规章，用通知批转、转发的公文，不是附件，不需在附件标识处加以体现，应直接附在正文后。位置及方法：正文下空一行，左空2字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件与公文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识附件，有序号时标识序号。（如附件1.）5．成文日期用汉字标全年、月、日，“零”写为“O”，成文时间居右空2字格。成文时间以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准，电报以发出日期为准。6．公文的生效标识——印章注意事项：单一机关制发的公文在落款处不属发文机关名称，只标识成文日期，加盖发文机关印章。印章距正文1行之内，端正居中下压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式；当印章下弧有文字时，采用中套方式。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，两印章均压成文时间，两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称按需排列在相应的位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间当公文排版后所余空间不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等方法加以解决，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，各机关都应加盖印章。7．附注附注是用于说明其他项目不便说明的事项，如：说明公文的传达范围，说明有关引文出处，解释有关名词术语。公文如有附注，用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。附：特定式公文格式图例特定式公文格式图例（函）特定式公文格式图例（会议纪要）特定公文格式图例（命令）（三）版记从公文主题词开始的各项目统称为版记，包括：主题词，抄送、印发机关和印发时间。1．主题词主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注方法是：“主题词”用3号黑体字，居左顶格表示，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字格。类别词＋类属词＋文种例：《黑龙江省人民政府办公厅关于开展全省土地更新调查工作的通知》主题词：土地调查通知《黑龙江省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于推进水价改革促进节约用水保护组员通知的通知》主题词：经济管理价格节水资源通知2．抄送抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字格用3号仿宋字体标识。标注按上级、平级、下级和党、政、军、群的顺序，人大、政协、法院、检察院置于最后一行。3．印发机关和印发时间印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。标识印发时间是为了准确反映公文的生成时效。印发机关左空1字格，印发时间右空1字格，二者为一行位置。4．版记的位置版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。公文主体之后的空白如容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没关系。如附件后的空白能容下版记，而该页又是双页，此时版记应置于该空白处。如是转发的文件，原件也有班机，此版记不能代替转发件的版记，应另标注版记。五、公文的种类命令（令）一、适用范围适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。二、发文机关范围国家主席、国务院总理、国务院各部委机关以及省级以上各级地方人民政府及其首脑。三、命令的种类1．发布（公布）令——主要用于公布