XXXX高校学生干部公文写作与处理

学生事务处竺正海总论•特点：格式化与规范化•结构格式化：•材料要整理，格式重传统•语言用现成，主旨需提炼•写法规范化：•行文规范，主旨鲜明•文字简洁，重点突出第一章概述•一、公文的涵义公文是各级各类机关，企事业单位，社会团体实施管理的基本工具和基本手段。•公文格式包括版式和体式，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。第一章概述•1.眉首•（1）公文份数序号•（2）秘密等级和保密期限•（3）紧急程度•（4）发文机关标识•（5）发文字号•（6）签发人（会签人）•（7）红色反线•第一章概述•2.主体•（1）公文标题•（2）主送机关•（3）正文•（4）附件•（5）成文日期•（6）印章•（7）附注•第一章概述•2.主体•（1）公文标题•（2）主送机关•（3）正文•（4）附件•（5）成文日期•（6）印章•（7）附注•第一章概述•3.版记•（1）主题词•（2）抄送•（3）印发机关和印发日期•（4）版记中的反线教育部卫生部关于印发《学校甲型H1N1流感防控工作方案》的通知各省、自治区、直辖市教育厅（教委）、卫生厅局，新疆生产建设兵团教育局、卫生局，部属各高等学校，中国疾病预防控制中心：•为科学…………现将修订后的《学校甲型H1N1流感防控工作方案》印发给你们，请遵照执行。原《学校甲型H1N1流感防控工作方案（试行）》（教体艺〔2009〕6号）同时废止。•附件：学校甲型H1N1流感防控工作方案•教育部卫生部(公章)•二〇〇九年十一月三日•主题词：学校防疫方案通知抄送：国务院办公厅，有关部门（单位）教育司（局），各省、自治区、直辖市人民政府办公厅部内发送：有关部领导，办公厅2009年11月10日印发文件末页教体艺[2009]11号教育部卫生部文件文件首页省教育厅关于2010年普通高等学校学生转学工作的通知•各普通高等院校：•为认真贯彻…………切实做好…………现就有关事项通知如下：•一、进一步加强……•二、严格执行……•三、……•………………………………•专此通知。•湖北省教育厅（公章）•二〇〇九年十一月三日•主题词：高校转学通知湖北省教育厅办公室2009年12月23日印发共印200份教育部办公厅主动公开2009年11月10日印发文件首页鄂教学函[2009]32号湖北省教育厅文件文件末页二、公文的种类人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓就叫文种。•主要分三类•（1）行政公文——行政机关在行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书。•主要有13类，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。二、公文的种类•(2)事务文书——处理日常事务的文书。主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请函、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。•（3）商务公文——处理商务业务所使用的文书。主要包括：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。三、公文的分类公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文：如请示、报告等。下行文：如决定、公告、通知、通告、通报等。平行文：如函等。通知、会议纪要有时也可作为平行文。三、公文的分类•公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。•紧急文件可分为特急和急件两种。•紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。三、公文的分类•公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。•文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。第二章行政公文模具•标题模式•正文模式•公文模具•写作要领一、标题模式•公文标题，是公文主旨及内容的高度概括。字体略大于正文。•位置：间隔横线下方适中位置。•组成：“发文机关+事由+文种”•书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。一、标题模式•形式：•1．规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文种”•（教育部关于切实做好2010年普通高等学校家庭经济困难新生入学“绿色通道”及其他资助工作的通知）•――用于重要、庄重的公务。（下方可有时间（如决定），这时无主送机关和落款）例如：国务院关于加快发展中西部地区乡镇企业的决定（一九九三年二月十四日）国发[1993]10号一、标题模式•2．灵活式（省略式）•（1）两部分：•一是“发文机关＋文种”。例如：校团委通知•二是“事由＋文种”。例如：（关于开展团员民主评议的通知）•三是“转发+始发机关及原通知标题”•例如：（转发教育部关于切实做好2010年普通高等学校家庭经济困难新生入学“绿色通道”及其他资助工作的通知）•（2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。例如：通知、函等等。二、正文模式详解•在正文写作之前，有一个提炼和确立主旨的构思及提纲的前提。•表达：材料是客观的，结构是传统或规定的，语言是早就存在的，而主旨则是作者的。•作用：主旨是公文的核心，也可以比喻为灵魂、统帅，决定着材料、结构和语言等公文要素的取舍和表达。二、正文模式详解•（一）开头•一、原由：一是依据，有以下几种情况：•（1）情况式：常用“目前……”之类时间状语；简介人物及事迹。•（2）文件式：常用“根据……”；往往是一句话。•（3）意义式：议论方式；常用“是……”。•（4）作用式：常用“将使……”。•二是目的：常用“为……”。•原由部分可省略，或只省略依据、目的之一•。二、正文模式详解四种开头方式：1、概述式报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等文种常常采用概述式。2、目的式通告、通知、计划、招标书等采用此方式。如，近年来，全市酒类生产发展过快，已登记发照的社办酒厂有37个，国营酒厂有12个。去年生产白酒4200吨，酒类生产已处于饱和状态。目前申办酒厂的单位还在增加，特别是乡镇、个体户要求办厂的较多。个别的未经申请办理执照，擅自开业；部分酒厂在质量上也未达到要求。为了使酒厂生产健康发展，根据国务院〔1982〕108号文发布的《工商企业登记管理条例施行细则》的有关规定，特提出如下请示。二、正文模式详解3、开门见山式例如1：国务院决定对《中华人民共和国个人所得税法实施条例》作如下修改：2、根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅《关于×省首次侨情普查的通知》精神，为进一步作好我市侨务工作和对台工作，把侨、台工作重点转移到……现确定在全市开展侨、台情况普查工作。4、引述来文式多用于函、批复等回复性公文。例1：市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》（×卫函〔2006〕15号）收悉。例2：你厅《关于拟录用2005年大中专毕业生的函》（国政〔2005〕18号）收悉。经研究，现复函如下。二、正文模式详解•（二）、层次•内容少的一句或一段话，内容多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。1、总分式—在论文、调查报告、报告、总结、会议纪要等，“总分总”综合交叉2、并列式—如合同、意向书、招标书、投标书等3、递进式——由浅入深，层层深入如，《农村文化活动设施量少质差的现状亟待改变》的调查报告，按以下思考写成：××县农村文化活动设施量少质差↓“文化饥饿症”带来农村精神文明滑坡↓文化活动量少质差的原因↓采取有力措施质量农村文化活动阵地建设二、正文模式详解4、因果式——先因后果OR先果后因如，某厂生产的传统产品出现销售疲软势头，厂方要求做出调查并写出市场销售情况的调查报告：5、时序式—事情发生+发展+变化过程如市场调查报告、总结、会议纪要、报告等6、三段式—缘由+事项+尾语通知、通报、报告、请示、计划、总结、述职报告二、正文模式详解•关于层次序码的运用。•《办法》第28条第4项规定了序数的层次顺序：四层序码的顺序是一、（一）、1、（1），不能颠倒，也不能混用。还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写ABCD，小写abcd，或者第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式并列起来。二、正文模式详解（三）段落1、提行式——另起行表示内容转换，如会议纪要2、条款式——以序数为标志，按不同意思分条列项划段的方式，又称条文式。如报告、合同、总结、通告、公告、调查报告和可行性研究报告等3、篇段合一式——一篇文章为一段，篇段合一的划段方式。如公文中的批复、转发、印发通知等。二、正文模式详解（四）过渡1、过渡词。如，因此、综上所述、尽管、但是……2、过渡句。如，现将具体要求通知如下；3、过渡段。以一个独立的自然段来承转过渡。二、正文模式详解（五）照应1、首尾照应，如总结、述职报告、市场调查等2、文题照应，如内容与标题，主题与标题，开头与标题，结尾与标题3、行文前后照应，指围绕主题，行文中多次照应。二、正文模式详解（六）结尾1、强调式—强调主要问题，强化读者印象2、期求式—表达愿望，如“当否，请批示”、“请与审批”、“以上内容，如无不妥，请批转各地执行”3、希望式—提出要求、号召和希望4、说明式—补充说明某些内容，常在商务文书中出现。5、秃尾—没有结尾的结尾，除了公文以外，其他事务文书也常采用三、正文模具讲解•公文模具法的提出（写作本身就是模仿）•林斤澜说“我六十岁以前的作品，都是模仿。我六十岁以后的作品，大部分也是模仿”）•1834年,俄国作家果戈理创作了中篇小说《狂人日记》。1918年,中国作家鲁迅也创作了同名小说《狂人日记》。•（公文写作理论与实践、公文格式化了、模仿模式，变换内容）三、正文模具讲解•公文模具法的实质（临摹法）：•1、范文临摹•2、编好表格（写好一些结构性的语言来作脉络，比如，目前，为了，进一步……）•3、填写空白“决定”是行政机关普遍使用的一种下行文，它带有稳定性和约束性的特点，一般可分为知照性决定和指挥性决定两大类型。•1．标题：规范（发文机关+事由+文种）•2．时间：发出或通过日期•（无主送机关）•3．正文：原由+事项（多则分条）•（常有希望段。无落款）四、写作要领国务院关于加快发展中西部地区乡镇企业的决定（一九九三年二月十四日）国发[1993]10号•党的十一届三中全会以来，我国乡镇企业异军突起……但是，……改变贫穷落后面貌，巩固和发展团结稳定的大局，实现共同富裕，具有十分重要的经济意义和政治意义。为此，特决定如下：•一、提高认识，加强领导，把加快发展乡镇企业作为中西部地区经济工作的一个战略重点•二、……•……•……•九、各有关部门通力合作，为促进中西部地区乡镇企业上新台阶做出贡献决定范例•1．标题：灵活（甚至只有文种）例如：《国务院关于保障民用航空安全的通告》、《武汉市公安局通告》、《通告》•无主送机关•2．正文：原由+事项（多则分条）•3．结语（特此通告）•4．落款：发文机关+发文时间“通告”是用于公布社会各有关方面应当遵守或周知事项的公务文书。***市新闻出版局通告•根据有关法规及我市实际，为切实加强挂历管理，除…………情况，其余须到市新闻出版局办理《挂历经营许可证》。十五日起，未办理上述手续擅自销售者，将视为无证经营。•****年**月**日•（关于东门车辆禁左的通告）通告范例“通知”是上级机关用来发布规章传达需要办理周知或者共同执行的事项以及任免或聘用干部等知晓性公文。•1．标题：•（1）灵活式（甚至只有文种）；•（2）省略式：“转发+始发机关及原通知标题”•2．主送机关：（一般为普发）•3．正文：原由+事项（多则分条）•4．结语（特此通知，也可省略）•5．落款：发文机关+发文时间通知范例•******：•为了…………，为了…………，决定召开…………大会，现将有关事项通知如下：•一、……………………（议题、议程）•二、……………………（时间、会期）•三、……………（报到的时间和地点）•四、…………………（参加会议的人员）•五、……………