《从零开始学公文写作》电子版

第二章做能写的公务员了解公文的基础知识，并不意味你就是单位里那个“能写”的人。事实上，凡是经历过数年之后的公务人员，都有可能发现一个普遍的事实——虽然自己当年在学校里曾经笔走龙蛇，有过发表文字的经历。但在公务工作中，自己却泯然众人，无法写出让他人称赞的文字。其中原因究竟何在？或许，先让自己先“能写”，才是更为现实的起点。2.1写公文，不是“玩”文字随着互联网时代的到来，今天的知识群体尤其是青年公务员，其文字表达能力较之以往有显著的提高。许多年轻人在自己的微信朋友圈、QQ空间或者微博中留下的文字，或叙述精彩，或抒情充沛，显示出了他们把玩文字能力的水平。但让他们坐到电脑前正正经经地写上一篇工作总结或者单位通知时，却有可能眉头紧锁不知从何处下笔。这种情况之所以并非偶然，除了其受到的专业训练欠缺之外，对“玩文字”和“写公文”两者无法准确区分，也是重要的原因。2.11公文不是文学新任职的公务员小吕，工作表现积极、热情高涨，但偏偏对公文写作感到头疼不已。每次领导要求他写一篇公文，他都觉得既是个苦差事也是个难差事。之所以说苦，是苦于自己不能随心所欲地表现，而难，则是感觉不懂怎样在公文的规则框架下写文字。小吕当年在学校也是文学社的成员，经常写一些抒情散文或者小剧场剧本，受到过不少好评，甚至还有自己的“粉丝”。网络上，他也写过穿越小说连载，被不少网友收藏追捧。于是，写起公文来，他也常常不由自主地将创作经历中的习惯表现出来。写一篇总结，他的开头是“微风送暖，大地回春，我单位送走了过去的一年，工作成绩等待着总结。”写一篇通知，他的结尾则是“将这样的工作做好，才能不辜负党和人民对我们的期望！”……显然，小吕还没有熟悉自己在公文面前的角色，他依然或多或少地将自己看做“玩文字”文学青年，而不是使用公文在进行工作。·2·类似的案例并不鲜见，这说明，能不能写好公文，并不完全取决于一个人的文字能力任何写作，都有着不同的目的。文学写作，其最高目的在审美和艺术性，而普通目的很有可能只是限于自我表现或者娱乐。例如，越来越流行与网络、影视和生活中的“段子”文化，就是典型的例子——这些段子可能并不具备多少审美情绪和艺术性，甚至大打擦边球，但却能够得到许多人的喜爱和认同，而写作者也被推崇为“段子手”。虽然“段子”文化的存在有其合理性，是社会群体或个人的心理补偿或宣泄。但问题是，如果用相同的态度去看待任何写作，就难免会陷入到“为玩而写”的泥潭中。避免落入这样的泥潭，公务员应该从正确看待公文的表现形式做起。要知道，文学的写作讲究个性，写作者可以调动自己的想象能力，打破束缚并追求新的境界。因此，在文学的形式上不会有什么规定，而是可以随意创新。但公文的表现形式是约定俗成的，每一个文种都有约定俗成的格式与要求，而即使是讲话稿这样的常用公文，实际上也有其稳定的表达逻辑。想要写好公文，就必须要接受这种看似死板的格式化形式，才能做到“戴上镣铐跳好舞”。当然，绝大多数公务员在写公文时，对结构要求相当重视。但表现在其具体的写作过程中，依然有“玩文字”的倾向，甚至不少已经有相当丰富工作经验的人，在从事公文写作时，还是会误入歧途，但自己却不以为意反而沾沾自喜于其“熟练”。这种有经验的“玩文字”弊病，通常表现在下列几个方面：2.12堆砌文字不可取写作者把公文写得繁琐不堪，看上去好像内容丰富，但却拖沓累赘，无法让人把握其重点。这种故意将公文拉长的做法，显然是只为了追求形式而忽略公文原本应有的价值和功能。某地市政府年终收到了45份县处级机关的工作总结。其中，最长的总结共有16000余字，而最短的也有8000多字，平均每份总结已经超过了万余字。这么多工作总结，就算领导们平均看，也要看十几万字共数百页的材料。对于工作繁忙的市委书记和市长来说，这显然是不小的负担，而总结所起到的作用也就乏善可陈了。之所以工作总结变成了文字堆砌游戏，问题出在对流水账的热衷上。有人看研究了其·3·中一份来自于计生委的年终工作总结。全文14000多字，开头有1000多字阐述了国家大政方针和社会经济发展的背景，又用1000多字按照时间顺序记叙过去一年的总成绩，然后再用大篇幅从六个方面分别进行总结，每个方面的总结则包括五六条具体做法和经验。但这些做法和经验又相互交叉重复，导致整篇文章层次模糊，缺乏明确的意图表达。2.13缺乏对“度”的把握公文的功能在于实用，并非文学性的欣赏，只要能解决问题、传达精神，公文不需要追求语言文字上的所谓气势或华丽。但目前的有些公文，由于写作者没有正确摆正位置，动辄采用形容夸张的词语。例如，在谈到今后工作力度时，除了“重大举措”，就是“跨越式发展”；谈到目前具体工作时，就是“特大项目”“深远影响”；在总结工作成绩时，就是“十大成果”“八大变革”“历史罕见”“前所未有”；而在谈到缺点成绩时，什么“负增长”“缴学费”等等又动辄映入眼帘；另外还有“思想工作是根本，发动群众为基础”“管理是先导，制度是保证”“提高认识做前提，加强领导时关键”等等……当然，这些词语本身或许并没有什么不妥，但将这些词语变成八股文字，在文件中不看具体功能作用，不问具体对象情况，只要“感觉”来了，马上就像魔术师手中的帽子一样上下翻弄，变出这些大话空话，实在是相当不严肃的写作方式和工作方式，只能说是在“玩文字”。想要写好公文，既不能犯案例中小吕“幼稚玩”的毛病，也不能沾染上少数公务员“油滑玩”的毛病。因为归根结底，公文的文字是不可以轻视的，更不可以在笔下把玩，它需要的是写作者的尊重和投入。只有这样，才能从写作中体现出公文的价值，也进一步体现出你个人工作的价值。2.2用文字解决矛盾矛盾是普遍存在的，而公务工作中的矛盾也永远不可能被完全解决。本身是用来指导工作和应对问题的公文，也可以成为解决公务员个人工作矛盾的工具。而如果总是能主动·4·将公文写作同正确处理矛盾关系的途径加以结合起来，还能够收到意想不到的效果。2.21用写作协调关系X局文字秘书陈昌，熬了几个夜晚，完成了整个局机关新的一年工作计划，这份计划作为附件放入提交给上级的财政拨款请示中。为了能够让文章最终在会议上被认可，陈秘书将复印件分别交给局长和局党委书记，希望得到他们对文章给出的建议和意见。过了几天，两位领导对文章提出的修改意见都交到了陈秘书手上，在对他原稿靠摁钉的基础上，领导们各自给做出了一些修改。但陈秘书发现了问题所在：在工作计划中，两位领导看重的财政拨款重点并不一致，局长更看重机关工作，而书记看重的则是基层工作。到底应该按照哪位领导的意见来写作修改稿呢？陈秘书面临的“困境”，在公文撰写实践中时有发生。新接触公文撰写的公务员，常常以为这只不过是“耍耍笔杆子”的文字工作，但只有真正接触到写作实践，才会发现其和日常工作结合的紧密性质。试想，如果作为公文撰写者尚且无法解决文字上的种种矛盾，那又如何在具体的工作中去协调关系？无论是理论还是现实，都需要你懂得如何平衡和公文实际相关的不同关系。当陈秘书拿到领导的修改意见之后，经验丰富的他马上明白，原因出在局长和书记相互之间还没有来得及进行意见交流上。于是，他根据两位领导对于预算问题的看法，分别找出几点具有代表性的因素进行梳理整合，形成了新的计划方案。当这份方案摆到局常务会议上时，领导们之间已经经过沟通达成一致意见，而经过平衡的计划方案，也因此获得了一致通过。事实证明，在公文写作实践中去不断结合杰作、解决矛盾，并不仅仅是圆融变通，更是实际工作中的重要方法和技巧。利用文字的中和力量来让各种看法与意见得到交流互动，本身就是文秘类公务员应有的工作职责，而惟其如此，你笔下的公文内容才能具有更加广泛的代表性，从而帮助你在现实工作环境中获得更有利的位置。换而言之，写公文在需要公务员笔头工夫的同时，还需要他们高超的工作艺术和综合能力。如果只是将写公文看成“摇笔杆子”，只能让你越写越容易感到自己的“无能”。·5·2.22锻炼处理矛盾的能力想要做到“能写”，公务人员应该注意协调好下面这些矛盾：首先是工作原则性和艺术性的矛盾。古人强调，君子应“智圆行方”，意思是保持着做人处事不变原则的同时，也要有一定的灵活性，将两者结合起来，就能提高自己的工作水平，有利于工作大局。在撰写公文时，如果发现自己的意见不被采纳、文章内容不被认同，就应该采取积极多样的方法，尽量减少撰写思路和现实需求之间的不一致，力求达到最好的效果。其次是工作被动性和主动性的矛盾。必须承认，公文中撰写者能够主动设想的内容是有限的，在公文相关工作中，机关需求和领导意志才处于决定性的地位，包括公文的指导思想、目标任务、关键措施或者人事、财政相关问题，都需要按照领导的意图写作，才能得到最佳效果。为此，公文撰写者必须摆正自己的地位，努力理解上级思路和工作方法，甚至要牺牲自己的语言风格，才能协助领导同志利用公文来更好地工作。当然，这又并非意味着写作者完全丢掉自己应有的主动性，在一定的范围内，写稿者又必须要发挥个人特色，打造出更好的公文质量。2.23创新也很重要除了处理矛盾之外，在文字写作时积极创新也同样重要。曾经有这样一件事例：某单位拿到上级的一份指示精神，要求再该单位开展XX实践教育活动。为顺利开展活动，需要将开展该活动的计划等列入通知中向下级传达。负责撰写该请示的同志感到时间紧急，于是将上级公文中已经明确写出的指导思想、活动原则、活动方法等等全部“填充”到计划中，打算向基层部门下发。但这份公文草稿很快被该单位领导打了回来。领导批评撰稿人，认为这些内容是上级的概括性要求，对基层部门缺乏具体的指导意义，显得累赘和空洞。为此，撰稿人必须要重新写一份计划……该撰稿人之所以没有完成好公文起草的任务，就在于他未能将“贯彻上级的思想”同“符合本单位实际”两者之间的矛盾处理好。的确，下级的公文需要准确反映上级的部署·6·和要求，这一点不可动摇。但作为下级机关再向基层的行文，更重要的是去在准确领会上级精神实质基础上，真正布置实际工作，而不是拘泥于上级的原有语言形式。因此，在上级公文中已经明确了的说理内容，应该压缩改写，而不应照抄照搬。文稿更应该突出本机关的重点，其中问题应具体化、可操作化，将上级的精神形象化和细化。这样，才能形成符合实际而具有独创性的公文，而不是反复赘述、浪费文字。当然，公文写作和其他公务工作一样，还面临着其他诸多矛盾。正是在对这些矛盾加以克服的过程中，公务员才能获得应有的锻炼与成长。2.3态度决定文风“文风”一词，相信在近年来的公务活动中并不令人陌生。公文的文风如何，是决定文章优劣成败的关键所在。一篇公文究竟是现实的还是无谓的，是富有活力的还是刻板僵死的，是短小精悍还是冗长无趣的，都同其文风有关。文风并非是虚无缥缈的，也不完全是个人语言表达或者写作技巧带来的变化。因为文风的改变，并不只是写作者改改文章结构，或者引用名人名言，抑或添上几句理论性话语就能实现的——想要有好的文风，必须要有公务员对待公文写作的正确态度。2.31正确的写作态度在着手公文写作之前，公务员必须先树立准确的观念，即“公文写作是为了解决实际问题”。他们应该清楚知道，起草公文文稿，并不是纸上谈兵，而是为了方便对工作的部署、对实践的指导，又或者是为了向上级反映现实情况、提出本单位的看法，是为了达到工作目标上的提升。但有些公务员之所以文风不正，正是因为缺乏这样的观念，他们在动笔之前，想的是为了写好公文而写，是为了将文章写得看起来正确、规范、工整、漂亮而写，或者是为了凸显自己的个人能力与价值而写，并没有去考虑对实际工作有什么用处。在具体如何看待公文的态度上，负责写作的公务员要努力先端正好自己的态度。不少人曾经抱怨，说自己写稿子的确存在假话、空话、套话的一面，但这是被环境“逼”出来的。言下之意，就是领导和单位需要他们写这样的稿子。事情是否这样呢、其实并不可一概而论。·7·X处黄处长将要在月底参加一个研讨会议，作为会议研讨主要问题的承办单位，黄处长需要有一份调研报告作为会议上发言的材料。他将这份调研报告的写作任务交给了处里的小秦同志，为了保证调研报告的质量，他在交代任务时顺口叮嘱小秦，要写得详实、客观并且能够“体现出我处的工作效率和方法”。小