企业公文写作-讲义

企业常用公务文书写作毛一卓第一节公文概述第二节通知第三节报告第五节批复第六节函第七节会议纪要第十节常见问题分析及测试第八节商务电函写作规范第九节商务写作原则与技巧第四节请示第一节公文概述一、公文概念、特点、种类、格式(一)公文概念1、广义公文2、狭义公文1、广义公文：国家党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成和使用的公务文书。可分为通用公文和专用公文。（1）通用公文：①法定公文：指党和国家权威机关界定使用的公文。②事务性公文：没有纳入法定公文范围、但在日常公务活动中经常使用的公文。（2）专用公文：指一些具有专门职能的部门在特定的业务范围之内使用的公文。2、狭义公文：指国家行政机关公文。是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。有法定的文种：共13种。(二)、公文的特点作者的法定性文体的规范性语言的庄重性严格的程序性法定的权威性明确的公务性公文的特点是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。(二)、公文的特点有规范的语言：①表达方式：有叙述、议论、说明，其中以说明为主，基本不用描写和抒情。叙述具有概括性；议论具有直陈性；说明具有提要性。②语体风格：准确、简洁、庄重。有固定化一的结构①开头：直陈其事，开门见山。常见导语式、援引依据式、引叙来文式、交待背景式。(二)、公文的特点②主体：比较灵活，常见篇段合一式、分条列项式、分段式、小标题式、章断条连式、序号标注式。序号标注层次：一、（一）、1、（1）③结尾：止于所当止。常见总结全篇式、希望号召式、重申纪律式、自然收束式、习惯结语式。(三)公文的作用1、领导指导作用。2、行为规范作用。3、传递信息作用。4、公务联系作用。5、凭据记载作用。(四)公文的种类1.2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行行政公文为：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。2.公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。3.按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。4.按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。（五）公文的格式公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。公文的一般格式1.用纸格式：A4型，幅面210×297mm。版面尺寸上白边(天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。2.排版格式：正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。4.书面格式公文的一般格式000001机密★×年特急人本集团文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发1.眉首区：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等公文的一般格式(一)眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发公文的一般格式1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发公文的一般格式2.秘密等级和保密期限，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发公文的一般格式3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发公文的一般格式4.发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发公文的一般格式5.发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。公文的一般格式例如国发〔2004〕40号机关代字年号序号***发〔2008〕5号机关代字年号序号公文的一般格式000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号签发人：×××关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居右侧。公文的一般格式000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发7.红色反线。公文的一般格式(二)主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发公文的一般格式000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发1.标题，由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素，但不是所有的标题都具备三要素。公文的一般格式例如中国银行关于发现伪造人民币的通报发文机关主要内容文种关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关通告省略发文机关、主要内容公文的一般格式病例×××部、×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知公文的一般格式从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。公文的一般格式000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。公文的一般格式000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。公文的一般格式000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。公文的一般格式000001机密★×年特急××××文件×发〔×××