公文写作与处理

2008年江苏省录用国家公务员和机关工作人员考试集体公益复习公文处理与写作主办:南京大学《公务员考试报》(2008年江苏省公务员考试官方论坛)一、公文处理的法规和规范（一）最新法规（二）规范的主要内容（一）最新法规●《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）中共中央办公厅1996年5月6日印发●《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号文件）国务院2000年8月24日发布●《中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式》GB/T9704—1999代替GB/T9704—1988国家质量技术监督局1999年12月27日发布2001年1月1日实施●《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）宁波市的：●《转发国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（甬政发〔2000〕273号）●《关于贯彻执行〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》（甬政发〔2001〕159号）（二）规范的主要内容1．新《办法》与原《办法》相比，有哪些主要变化？（1）新《办法》的发布者发生了重要变化。新《办法》总则的第六条规定：“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。”（2）新《办法》首次对公文处理赋以科学定义。新《办法》第三条规定：“公文处理是包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。”（3）新《办法》对主要文种进行了调整，使之更加完善。第九条将原《办法》的12类13种修订为13种。a.取消了“指示”，增加了“意见”文种；b.将“两告”分列，不再作为一类。（4）新《办法》对部门行文规则做出了新规定，使整个行文规则更加严密。联合行文规则：a.政府及部门之间；b.政府与党、政、军、群之间。前提是“同级”的或“相应”的。上行文行文规则：a.一般不得越级请示和报告（意见）；b.请示应当一文一事；c.请示只写一个主送，不得抄送下级；d.报告不得夹带“请示”事项；e.不得以机关名义向上级机关负责人直接报送“请示”、“意见”和“报告”；f.受双重领导的机关向上级机关行文应当写明主送机关和抄送机关。部门行文规则：a.新《办法》第十五条规定：政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”b.新《办法》第十五条规定：“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”c.新《办法》第十九条规定：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。”d.新《办法》第十七条规定：“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文；”第十八条规定：“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”（5）新《办法》对公文格式的要求，更加科学、更加规范。新《办法》增加了第十一条：“公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。”（6）新《办法》在发文、收文办理的规定中，强调了一个非常富有新意的问题。a.第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。”b.第二十九条规定：“公文正式印刷前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。”c.第三十一条规定：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。”d.第三十二条更进一步提出：“对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。”2．新国标与原国标相比，有哪些主要变化？（1）改变了名称，确定了适用范围。原国家标准GB/T9704—1988的名称为《国家机关公文格式》新国家标准GB/T9704—1999名称改为《国家行政机关公文格式》（2）实行了新的定位方法。a.根据“字”和“行”的概念，确定公文中各要素的具体位置。字——标识公文中横向距离的长度单位（约5.6mm）；行——标识公文中纵向距离的长度单位，以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行(约10.5mm)。b.引入了公文眉首、主体和版记三部分，将公文中内容相关的要素进行归类。（3）改变了公文用纸幅面尺寸。新标准中规定“公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm”。（4）缩小了图文区。新标准将左右白边增加了19mm，天头地角增加了45mm。采用双面印制。（5）增加了内容。a.增加了公文的排版规格、印刷要求、装订要求、公文中表格的处理等；b.增加了公文的特定格式，即上行文格式、信函式公文格式、命令格式、会议纪要格式；c.增加了联合行文的公文印章标识方法的样式。（6）提高了公文的防伪性。a.不得出现空白印章，不得再使用“此页无正文”；b.抄送末尾用句号；c.空白页不标页码。（7）有利于计算机的处理。a.有利于公文的格式达到规范和统一，提高我国公文制作的质量和水平；b.有利于办公自动化的实现。3．党政公文规范之异同。（1）文种区别同：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要异：政府：议案、公告、通告、命令（令)党委：公报、指示、决议、条例、规定。（2）用纸规格区别党委：可用16K型也可用A4型；政府：A4型。（3）公文格式要素区别a．眉首党委：文件头占1/3；政府：下行、平行文占1/3，上行文占1/2。b．横隔线党委：加红五角星；政府：不加。c．发文机关标识党委：有大小两种版头：发文机关+文件发文机关+（文种）政府：只有有一种，其他取消；但有特殊格式。d．密级、紧急程度标志党委：左上；政府：右上。e．签发人党委：“重要公文应当由本机关主要领导人签发”；政府：上行文由主要负责人和主持工作的负责人签发。市政府要求一把手不在，得有说明材料。f．标题中的标点符号党委：不作要求；政府：“公文标题中除法规、规章加书名号，一般不用标点符号。”g．成文日期党委：阿拉伯数字；政府：汉字。h．发文机关署名党委：署名；政府：一个机关或两个机关不署名，三个以上发文机关又署名又盖章。i．关于“此页无正文”党委：在用；政府：务使印章与正文同处一面，不得采用“此页无正文”。j．印数党委：尾部（共印×份）政府：不加括号。二、不规范公文种种（一）文种运用方面的问题1．法定公文与非法定公文不分。[例1]关于对19××年“全民文明礼貌月活动”的安排[例2]关于××管理及奖惩办法[例3]郑州市电子产品销售中心站开奖公告分别表现为三种情况：（1）把“规划”、“计划”、“要点”、“安排”、“方案”、“总结”、“讲话”等直接编排文号印发。（2）把某些所谓法规和规章混同一般的法定公文，直接编排文号“发布”。（3）把某些社会事务性文书（如广告、声明、启事）错用成法定公文。2．法定公文的文种之间不分。（1）请报不分a．请示、报告混用。[例4]宁波市卫生局关于急需解决近期“非典”防治经费的报告b．请示、报告并用。[例5]关于请求回答调资工作中几个问题的请示报告c．呈转性报告与请示不分。呈转性公文将被“意见”所代替。（2）函呈不分a.不相隶属机关之间请求批准不用函而用“请示”或“报告”。b.答复上级机关的询问不用报告而用函[例6]关于申请春耕生产用电和调整用电比例的请示（某县团级单位主送给某电业局）[例7]上海市××局关于报送经济技术指标完成情况表的函（3）公告、通告不分[例8]××市政府关于改用夏季办公时间的公告（4）通知、通告不分：[例9]起坟通知本市金牛区永丰公社南郊大队一生产队（原包家巷子）地区内坟地，因国家建设需要，希境内坟主在1983年5月9日以前到永丰公社办理起坟事宜，逾期以无主坟处理。1983年4月8日（二）行文关系方面的问题1．党政不分（1）纯属行政主抓的工作错误地由党委包揽行文；（2）党的机关公文主送行政部门或单位；（3）行政机关公文主送党组织；（4）非党政机关联合行文而党政混杂一并主送。2．上行文随意请报（1）主送个人（2）多头主送（3）越级上报3．超越职权行文（三）公文格式方面的问题公文的组成要素包括三部分共18个项目：眉首部分（文头部分）：公文版头、份数序号、秘密等级（和保密期限）、紧急程度、发文字号、签发人；主体部分（文腰部分）：公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件；版记部分（文尾部分）：主题词、抄送机关、印制版记。常见错误：1．发文机关（1）发文机关名称不规范；（2）联合行文排列不规范；（3）发文机关与印章不一致。2．发文字号一般由机关代字、年份和序号组成。（1）代字不明，过长；（2）乱加“第”和编“虚位”；（3）“发”“字”并用；（4）年份简写；（5）括号错用；（6）三者位置颠倒。3．签发人4．公文标题一般由发文机关+事由+文种三要素组成。其中由介词“关于”联结发文机关和事由，助词“的”联结事由和文种。其语法结构的特点是：文种为中心词，发文机关和事由充当文种的限制成分。拟写公文标题应该做到：结构完整，事由明确，文种恰当，语言规范，文字简练，文题相符。[例11]关于转发“交通科二名汽车驾驶员丢失营运证件通报”的通知[例12]××县老龄工作委员会关于广泛深入开展教老活动，做好老年人工作的请示[例13]（1）关于对赵××进行欺骗伪造病假条错误的通报（2）关于赵××所犯欺骗与伪造病假证明错误的通报[例14]关于转发《××省财政厅转发“财政部关于修改国家工作人员出差补助标准暂行规定的通知”的通知》的通知[例15]中共中央整党工作指导委员会边整边改方针的通知[例16]××省人民政府关于报送规章制度的备案报告[例17]××县政府批转县教育局《关于……的通知》的通知分析下列公文标题5．主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（1）请示多头主送（2）上行文（请示、报告、意见）直接送领导者本人。6．正文一般包括开头、主体、结尾三要素。（1）引用公文先引发文字号，后引标题；（2）日期未写明具体的年、月、日；（3）数字、年份回行；（4）结构层次序数混乱；（5）数字运用不规范；（6）正文未出现在文件首页。7．附件两种情况：附件不附；附件要附。附件标识不规范。8．成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出的日期为准。将印发日期、印刷日期、草拟人成稿日期当作成文日期。9．印章公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。（1）单一发文印章：下套章：当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上；中套章：当印章下弧有文字时，即印章中心线压在成文日期上。（2）联合发文印章联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的，发文机关都应加盖印章。（3）3个以上印章时，不压年月日，只压单位。印章间不相交或不相切；务使印章和正文同处一面。10.附注“请示”未在附注处注明联系人的姓名和电话。11．主题词公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。一篇公文最多用5个主题词；主题词一般由类别词、类属词组成，标引从内容到形式。不标主题词；标引不规范。12．抄送机关用抄报、抄发；请示抄送下级机关。13．印发机关和印发日期印发机关一般为发文机关的办公部门；印发日期用阿拉伯数字。（四）公文内容方面的问题按《条例》和《办法》规定，公文在内容方面应当做到“观点明确”、“直述不曲”、“情况确实”等。（1）观点不明；（2）理由不足；（3）材料虚假。（五）正文结构方面的问题最基本的要求是“结构严谨”、“条理清楚”、“篇幅力求简短”。（1）不分层分段；（2）不前后关照；（3）不撮要标项；（4）不有详有略。（六）语言文字方面的问题[例18]人民的生活水平普遍增加了。[例19]这个先进集体就在深入开展的反腐败斗争中涌现出来了。[例20]上述问题，今后准备进一步加强和改进。[例21]羊皮四平方尺以上、有剪刀伤的不要。（七）印制质量方面的问题三、不规范公文实例综合评析[实例1]上海市××区教育局（通知）×教（84）字第161号转发上海市教育局、卫生局关于《关于做好学校卫