公文写作与处理2

公文写作知识简介2013.10基本内容:公文概述常用行政公文的写作普通事务文书写作公文写作的经验第一讲公文概述一、公文的概念公文：公务文书广义：党政机关、社会团体、企事业单位处理公务形成的书面材料，包括行政公文、普通公文和专用公文狭义：专指行政公文行政公文：《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”一、公文的概念二、行政公文的特点1、由法定作者制发。区别:公文的撰写者和公文的作者2、体式的规范性。结构固定，格式规范3、执行的时效性。4、办理的程序性。需要履行法定的程序三、行政公文的常用文种及分类（一）文种根据2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政机关常用公文文种主要有13种：1.命令（令）适用于国家机关或领导人依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。5.通知适用于发布法规、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。6.通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9.请示适用于向上级机关请求指示、批准事项。10.批复适用于答复下级机关的请示事项。11.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12.函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。13.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。《中国共产党机关公文处理条例》党的各级领导机关使用的14个正式文件的种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。——（中办发〔1996〕14号）《办法》与《条例》比较：相同的9种：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要不同的9种：党的机关的5种：公报、指示、决议、条例、规定行政机关的4种：命令、议案、通告、公告以上18种公文文种称为“法定文种”（二）分类1、按照公文的行文方向分有：上行文、下行文、平行文三类。上行文下级机关向有隶属关系的上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文上级机关向所属下级机关发送的文件，如决定、通告、通知、通报、批复等。平行文平行机关或不相隶属机关之间的行文，如函等。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。公文的行文关系行文关系，即公文的发文机关(单位)与收文机关(单位)之间的关系。行文关系是根据行文单位各自的隶属关系和职权范围确定的。机关单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级机关之间的相互隶属关系；同一系统的平级机关之间的平行关系;不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。机关之间行文关系的划分隶属关系上级机关下级机关平级机关平级机关平行关系此机关彼机关(二)不同系统的机关不相隶属关系(一)同一系统的机关三、行政公文的常用文种及分类（二）分类2、按照公文的时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。3、按照公文的机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。四、公文的书面格式◆眉首秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等◆主体公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等◆版记主题词、抄送机关、分送机关、印发机关、印发日期、印刷份数、校对人等眉首主体版记眉首山东省人民政府文件鲁政发〔2009〕×号签发人：王×签发人用3号楷体，右空1字发文字号用3号仿宋体，居左空1字发文机关标识用方正小标宋体，字号为初号空2行主体(1)公文标题(2)主送机关(3)公文正文(4)附件说明(5)成文日期(6)机关印章(7)附注山东省人民政府关于××××××的请示国务院：××××××××××××。当否，请批复。附件：1.×××××2.×××××（公章）二〇〇九年×月×日(联系人:×××联系电话:×××)1.公文标题完整的标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成。如《共青团中央教育部人事部关于实施大学生志愿服务西部计划的通知》。事由是标题的关键部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题通常是“一行排列”（如例1）。复杂的长标题，要在保持标题词语结构完整的原则下，采用两行（如例2）或多行的排布方式。例1．审计署关于加强内部审计工作的报告例2．广州市人民政府关于全市安全生产大检查的通知2．主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。下行公文，主送机关较多，一般使用统称。如：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”（国务院文件）同一级别并列用顿号，不同级别或同一级别不同性质的机关之间用逗号。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行仍顶格；后标全角冒号。3．公文正文正文是公文的核心部分，用来表达公文内容，体现发文意图。引文应当准确引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义。正文结构层次序数分级标识方法第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”.正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字4．附件附件是随公文发送的文件、材料。如：文件中的报表、统计数字、人员名单以及其他文字材料等。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。5．成文日期成文日期一般以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”。如“二〇〇九年三月二十日”。6．机关印章印章是公文生效的标志之一。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。6.1单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文日期。6.2联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。7．附注公文需说明其它事项时用附注。附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。如：（此件只在内部传达，不得见报）“请示”应在附注处注明联系人的姓名和联系电话。版记(1)主题词主题词是确切表达公文主题内容和归属类别的词语，其作用是便于计算机的管理和检索。要求：A、一份公文的主题词最多不超过5个。B、标引主题词顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词(即文种)。如:关于举办第一期干部培训班的通知主题词：人事干部培训通知附件：1．×××××2．×××××（公章）二〇〇九年×月×日主题词：××××通知抄送:省人大办公厅，省政协办公厅，省法院，省检察院，济南军区，省军区。山东省人民政府办公厅2009年×月×日印发用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识印发机关和印发日期同一行。用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。五、公文办理公文处理是指对公文的发文办理、收文办理、公文管理、公文归档。公文处理必须做到及时、准确、安全。(一)发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（1）拟稿（公文文稿的草拟）（2）审核（办公厅（室）审核）（3）签发（发文机关领导人）制发程序（4）复核（文秘部门复核）（5）缮印（文件的印制和校对）（6）用印（加盖公章，公文生效）（7）登记（文档管理部门）（8）分发（文秘部门发送到收文单位）(二)收文办理收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。签收：收件人在发送投递单上签字。登记：办公室将来文在本机关记载入册。审核：决定来文是否被受文单位接受。拟办：承办人员对公文办理提出建议性意见，供领导决策。批办：批办就是将公文批交承办部门办理。承办：有关部门或人员根据领导批办的意见对文件进行具体的办理。催办：即对交办公文的办理情况进行督促检查，防止漏办和延误。催办是文秘部门的职责。第二讲常用行政公文写作第一节通知一、通知的用途批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。二、通知的分类1．指示性通知向下级机关部署工作，传达指示，阐明工作的指导原则，不宜用命令发布的，可以用指示性“通知”发布。“发布”型通知2．批示性通知“转发”型通知“批转”型通知3．告知性通知庆祝节日、安排假期、机构变动，单位隶属关系的变更，启用新印章，设立奖项等。4．会议通知5．任免性通知用于任免和聘用干部。三、通知的写法（一）批示性通知1.标题写法有两种：⑴发布规章的通知标题中“事由”的写法为“关于发布（或颁发、印发）+原文件名称（加书名号）”。如“国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”。⑵转发、批转文件的通知其中“事由”的写法为“批转（或转发）+被批转（或转发）文件的标题（不加书名号）”。如：“国务院批转发展改革委关于2009年深化经济体制改革工作意见的通知”。写这类通知的标题时要注意：1．若被批转（或转发）文件标题较长，可由“关于批转（或转发）”与原文的发文字号加“文件”二字组成。如《山东省人民政府关于转发国发〔2008〕28号文件的通知》。2．如果是多层转发的公文，如：“××市人民政府转发《××省人民政府转发〈人事部关于××××的通知〉的通知》的通知”可以直接转始发文机关及其原标题，当被转的公文是通知时，只须保留一个“通知”，可简化为:××市人民政府转发人事部关于××××××的通知２．正文发布性通知(用于发布行政法规、规章)正文较简短，依次写清所发布的规章的名称和实施的日期，将该规章附后即可。发布性通知为复合体公文，正文既包括通知本身，又包括被发布、印发的规章制度。不能把规章列为通知的附件。国务院关于印发国家知识产权战略纲要的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：现将《国家知识产权战略纲要》印发给你们，请认真贯彻实施。二○○八年六月五日国家知识产权战略纲要（正文略）（二）指示性通知要从实际出发，力求高视点，有针对性。即针对要求下级机关办理的某一件事，作出明确的规定，以期达到预期目的。要让下级机关明确该做什么、怎么去做、达到什么要求。1．标题常规写法如《国务院办公厅关于继续深入开展安全生产年活动的通知》、《国家烟草专卖局办公室关于集中开展中国烟草年鉴（2009）组稿工作的通知》。如遇特殊情况，还可在通知前加“紧急”、“补充”等字样。如《国务院办公厅关于切实解