品保部经理工作手册

豫光金铅集团有限责任公司公文写作教案集团办公室2007年9月●前言各位同事：非常高兴能够有机会与大家共同交流，公文写作是岗位练兵的一项重要内容。去年公文写作培训班后，感觉效果不错。所以今年继续开展这项工作。和大家共同探讨如何搞好公文写作，不是说我比大家水平高多少，而是我也把这次交流也作为自己学习提高的一个机会，希望能够借此机会能够于大家共同交流，如果在其间有不正确的地方恳请大家批评指正。从事文秘写作已经有10多年的时间，坦诚的讲，我没有很高的理论水平，我所有的只是一些在长期实践中积累的一些点滴心得。因此，我和大家交流的也是我自己总结的一些心得体会。我至始至终都认为，公文写作绝不是一蹴而就的事情，需要自己在长期实践中不断摸索、总结和提高。但是，如果能够掌握公文的基础知识，加上自己平时的不懈努力，写作水平就一定会有较快提高。为什么要学习公文写作。有些同事和我探讨时曾经说：自己干好自己的工作就是，没有必要把每一个人都培养成为多面手。对于这一观点，我的看法是：1.公文写作时一个人应该具备的基本素质。在工作中，公文时我们每一个人不可避免要遇到的东西。大家回想一下，自己在一年当中会有多少次接触到公文。如果对公文写作的一些基础性的东西都不甚了解，从大的方面讲，会影响工作；从小的方面讲，会影响领导对自己的看法，影响自己的成长。2.实用性。大家都是管理人员，刚刚经历过管理人员竟聘。应该对最后一道题目记忆犹新。可以说，那样一道题目，是最基本、最简单不过的题目，可是有必要指出的是：几乎没有人全部答对。目录第一章对公文写作的认识第二章公司公文写作工作应该注意的共性问题第三章国家行政机关公文处理办法以及格式第四章通知的写作要点第五章请示的写作要点第六章计划的写作要点第七章总结的写作要点第八章讲话稿的写作要点第九章行文规则的含义第十章公文标题中常见病例分析第十一章公文写作中的一些细节问题第十二章怎样提高文字综合写作水平第一章对公文写作的认识想使写作水平不断提高，要做到“六要”1.要端正态度，培养兴趣，自觉学习摸索公文写作2.要善于借鉴，敢于实践。3.要作好准备工作。4.条理层次要清晰。5.语言要精练。6.要养成精思细改的良好习惯。1.要端正态度，培养兴趣，自觉学习摸索公文写作公文写作，是一向非常细致的文字工作，是一项思想性、政策性、业务性都很强的工作，一个单位文秘工作水平的高低，在一定程度上可以反映出一个单位（无论大小）的精神面貌、政策水平以及指挥和执行能力。因此，必须切实重视文秘工作。而要想有效地提高文秘写作的能力，就要端正态度。不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”对待写作。特别是公文写作，不要怕，不要繁，要摆正心态，公文写作都是一些背后工作，很苦、很累，你做的工作，绝大多数人都看不到，甚至认为你工作轻松，无所事事。有时候越是加班加点越需要一个隐秘安静的的环境，别人更始无法看到，因此，只有心态正，才能沉下来，才能做好这项工作。要努力培养自己学习公文写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。2.要善于借鉴，敢于实践写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。要提高文秘写作能力，应该有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”；要提高写作能力，要敢于动手。写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。这里我想说的是大家不要把新闻写作和公文写作混为一谈，新闻写作，有自己的体裁，自己的规律和写法，能够写好新闻并不代表就能够写好公文，两者有着很大的不同之处。3.要作好准备工作作为公文的撰写者，要想在公文中正确领会领导意图，首先在起草前能够正确领会领导的意图。意图包括三个方面：即制文原委、目的以及中心思想，提炼出主旨。之后，谋篇定局、列出提纲，明确先写什么，再写什么，最后写什么，明确每一个层次的中心以及每一个段落的段旨，明确在什么段落内下使用什么材料。在做好上述工作的基础上，才能够落笔起草，拟稿。明白了领导交办的公文协作的目的、主旨、要解决的主要问题、主要依据，以及收文的对象，这就完成了公文写作的第一步。之后，自己认真领会领导意图，进一步深入化、具体化和条理化，例如：文章的基本观点通过那几个分观点来阐述，这几个分观点顺序如何排列，针对这些观点，怎样去分别阐述，阐述的理论依据是什么，等等都要有一个清晰的思路，这样，领导的意图就转化为公文撰写人员的思想，这样才能够真正动笔写作。我们举个例子，比如写一个活动的讲话稿，如果有可能，最好和讲话者直接进行沟通，以便了解讲话人的思路和侧重点，如果没有机会，比如领导忙没时间思考，这个时候你就需要大胆工作，根据自己的思路来写作。首先要搜集资料，要根据自己平时掌握的资料，收集和本任务相关的材料；要在动笔前要对任务有一个比较全面的了解，比如要举办一个活动就要了解情况，时间、地点、目的、意义、活动的方式参加人员等等，在此基础上，就需要认真进行思考，在脑子里大致形成一个思路，然后列出提纲，确定标题，确定篇幅长短和字数，然后才可以动笔。绝对不能街道任务就盲目动笔。另外，在领导没有时间和你交流的情况下，初稿一定要尽快成文，经过修改后要尽快提交领导审阅，决不要拖着等快到时间再交给领导，让领导没有时间在对稿子进行修改，这种做法是文秘的大忌。4.条理层次要清晰层次混乱是公文写作的大忌。文章写作一定要作到条理清晰，条理清晰并不是仅仅针对段落，而是包括段落，以及段落内的语句层次，都要作到清晰，要作到这一点并不容易。最简单的方法就是运用公文的结构层次序数，有其特定的规范要求即:第一层为一；第二层为（一）；第三层为1；第四层为（1）。要注意严格按照这样四个层级使用。还要注意一般不要用首先、其次；第一、第二、此其一，此其二等结构层次表述法。相同的内容要放在一起表述，不要这里讲一下，那里提一下。提到过引用过的话决不要在同一篇文章中出现2次。5.语言要精练如何作到精练？一是要忌怕，怕自己的提法引不起领导重视，怕听众不明白不理解，就反复去讲解；二是忌删。公文草稿形成后，要通过修改，把可用可不用的字、次句段删去，作到字斟句琢，力求简练。有写作经验的同志往往喜欢在网络上下载一些东西穿插到文章中，这一点并不是坏事，关键是必须把整整容进自己的文章中，对资料中的东西，有时后自己认为写的很精彩，自己很想把他用到自己的文章中，但怎么看都有别扭的感觉，这个时候要坚决拿掉，一如曹操的鸡肋。要精练语言，能够一句话表达的决不要用两句。6.要养成精思细改的良好习惯多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一点收获。作为称职的文秘人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。第二章公司公文写作工作应该注意的共性问题一、对公文写作和处理重视程度不够二、公文写作格式不够规范一、对公文写作和处理重视程度不够公司发展到现在，已经成为一个大的集团公司，公司的形象已经不能只包括企业规模、产值利税、技术水平方面，还应该包括企业包装、宣传等一些软件建设。而其中，公文写作和公文处理是软件建设极其重要的一个方面。我们需要经常性和上级机关通过公文进行一些业务关系，解决一些问题，每一件公文都直接体现公司的整体水平和整体形象，体现公司的实力。一件错误百出的公文，会让上级单位、或者客商对公司产生不良的印象。作为豫光的一分子，都要注重公文写作和公文处理工作。领导的讲话可能会因为一个词的运用后者读写错误，而成为笑柄，因此，不仅文秘人员，每一位领导都应该高度重视文秘工作。从我们公司各单位上报的上半年工作总结来看，可以看出有的单位十分重视，对自己半年来的工作进行了认真的分析和总结，对存在的问题进行了认真分析，从总结中就可以看出来，对自己的工作思路清晰，有措施，有方法，自然会让读者对这样一个单位产生好感，认同和肯定工作。而同时，有些单位，三言两语，仅仅写一些数字，或者记一些流水帐，如果领导看到，甚至会对单位负责人的工作能力和水平产生怀疑。我刚到公司的时候，就听到有一个部门的负责人说，集团年终工作报告对本部门的工作只字未提。可以看出，大家都希望领导对自己部门工作的肯定，你是否应该从自身找一下原因，你单位所报的总结是否认真进行了总结，有没有亮点的东西，如果仅仅记一些流水帐，那是不行的。二、公文写作格式不够规范可以这样说：这是公司公文处理中存在的最大的共性问题，很多同事根本不考虑格式。而国家对公文处理的格式是有严格规定的。（共14条）1.公文的正标题要求使用宋体二号字体，正文一级标题使用黑体三号字体。正文内容使用仿宋三号字体。第一个层次的达标体后面是不能加标点符号的。2.文件处理流程。本单位需要以公司名义下发后者上行的公文，需要办公室文秘人员拿出初稿，然后由本部们负责人审核，进行修改后者提出修改意见，在进行修改后，按照程序到集团办公室进行审核，由分管领导签字，最后在由公司主要负责人签字。尽量不要前边程序还没有进行，就找总经理签字，领导是只把大原则关，对具体的细节是不会去深究的，这样会给后面的工作造成被动。3.文种的选择。法定公文规定了18种名称，适合公司使用的只有决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等11种，不要随心所欲使用文种。㈠报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：陈述事实要清楚扼要；表述观点要精练清晰;语言要简洁朴实。㈡请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。请示的写作：总的说来，要注意这样几点：①要遵守行文规则；②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正确，语言要得体。文种的确定和使用，要依据行文的关系，考虑与受文单问的组织关系，对上级用请示、意见、报告，下属用通知、决定、决议、通报、会议纪要，平级或者不相隶属的单位使用函，不要并用文种，如请示报告。㈢批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两方面，批复也可以分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点：①要先回应后批复：⑦态度要鲜明，措辞要明确；⑧要及时批复。㈣函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：①形式灵活，适应性强；②务实性强。函的类型：根据内容性质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函