外贸部工作手册

二○○九年四月公文写作案例与分析课程大纲一、草拟公文时的注意事项二、表述中易混淆出错的案例点评三、中国南方航空股份有限公司公文格式规范主要讲述现行南航公文格式各要素，并穿插三种不同行文方向文种的南航公文实例来辅助讲解。四、4种常用公文的写法（通知、请示、函、会议纪要）五、浅谈一种常用英语公文（E-MAIL）主要讲述英语E-MAIL的草拟原则及主要注意事项。草拟公文应当特别注意什么？关于这个问题，《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第二十五条是这样规定的：草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。公文表述中易混淆出错的案例点评要做到公文表述准确，必须注意以下两点：1.首先，用词准确。以下试举3组例子说明：（1）是选用“的”、“地”还是“得”？①这两年，该公司的职工不断转变观念。②该项目不仅创下了该公司单项工程总产值之最，更为重要是成功闯进了广州基建项目建设市场，踏上了一个更高平台。③各项安全工作做得很到位，安全防范措施都落实很好。（2）是选用“以至”还是“以致”？①个别员工由于不注意安全操作出了严重的事故。②遇事要积极思考，要想到问题的两面、三面多面。③对于在关键时候只顾个人，不顾集体贪生怕死，临阵逃脱的党员干部，我们一定要坚决查处。（3）是选用“截止”还是“截至”？“截止”指事件到此为止已经结束，没有下文了。“截至”则是指事件到到某一时刻，但是并未结束，往后还有下文。但同时“截至”还有“截止到”、“截止于”的意思。例句：“报名时间从7月1日开始，于7月31日截止。截至7月25日，已有15人报名。”2.其次，句意明确。错例判断：•“几年来我省各级人大常委会组织评议各级公安司法机关和其他执法机关近8000多个（次），对由人大及其常委会选举任命的国家工作人员进行述职评议约800多人（次）。”公文种类（按照行文关系和方向）上行文：对所属上级单位行文下行文：对所属下级单位行文平行文：对同级单位或不相隶属单位行文南航常用行政公文种类（根据《中国南方航空股份有限公司公文处理暂行办法》相关规定）•南航常用的行政公文有以下10种：（一）通告适用于向社会或公司内部公布应遵守或者周知的事项。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员。（三）通知适用于批转下级的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布内部规章，传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。（五）报告适用于向上级汇报工作、反映情况，答复询问。南航常用的行政公文（续上）（六）请示适用于向上级请求指示、批准。（七）批复适用于答复下级的请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于平级或不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，批复有关请示事项。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。公文格式的重要性有关定义：《国家行政机关公文处理办法》《中国共产党机关公文处理条例》重要性：公文的几大特性决定的（作者、法定性、规范性）国际标准A4型（210mm×297mm）天头（上白边）37mm±1mm（下白边）35mm±1mm订口（左白边）28mm±1mm（右白边）26mm±1mm版心尺寸156mm×225mm（不含页码）•快捷方式：在“页面设置”调整页边距为：上下：各36mm；左右：各27mm公文外观要求公文一般由眉首、主体、版记三部分组成：一、眉首（也称“版头”）：由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识（红头）、发文字号、签发人（只标注于上行文及电报）等组成；二、主体：由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等组成；三、版记：由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。公文格式各要素眉首主体版记实例上行文注意发文字号与版头及红色反线的位置——发文字号之下4mm处为红色反线大约37+80MM实例下行文注意发文字号与版头及红色反线的位置大约37+25MM实例平行文注意发文字号与版头及红色反线的位置大约37+0MM涉及党、国家以及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。国家秘密分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级；公司秘密分为“商密A”、“商密AA”、“商密AAA”三级。其中，“机密”、“绝密”级公文应当标明份数序号以下行文为例商秘AA★5年秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角。两字之间空1格以下行文为例紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。以下行文为例党务公文紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角，两字之间空一格以下行文为例如需同时标识秘密等级与紧急程度，则紧急程度标识在秘密等级之下一行。如何标识紧急程度紧急程度的选择，要根据公文送达和办理的时间要求紧急程度判定标准：需要在3个工作日内办结的，标“特急”；需要在5个工作日内办结的，标“急件”；其他为平件。公文没有紧急程度的……发文时，请慎重选择紧急程度模板发文机关标识（红头）应当使用发文机关全称或者规范化简称。模板发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。模板发文字号包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；在红色反线上下约3mm的位置。联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号的两个常见错误【2008]131号严格按照南航股份〔2004〕524号《关于规范国内航班延误现金补偿管理的通知》的有关规定执行〔2008〕131号严格按照《关于规范国内航班延误现金补偿管理的通知》（南航股份〔2004〕524号）的有关规定执行错例1错例2下行文发文字号在发文标识下空2行，用3号仿宋体。居中排布；一般用机关代字加“发”字，与年份、序号标识。实例只有上行文和电报须签发人•上行文发文字号在发文标识下空2行，用3号仿宋体。•发文字号居左空1字•签发人姓名居右空1字（范例有误，未空1字）签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。实例电报平行文发文字号在发文标识下一行，靠右顶格排布；一般用机关代字加“函”字，与年份、序号标识。实例引用公文时，必须注意文件名和文号的顺序是：《文件名》（发文字号）。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文的文种。公文标题一般不使用标点符号。实例公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。实例公文标题的常见错误错例！错例1错例2主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。股份公司下行文发文序列为“各公司，上海基地，营销委，驻白云机场各单位，机关各部、室”实例主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格。实例如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时:方法1:应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。模拟举例如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文或使正文被过分压缩时，也可采用这种方式。模拟举例方法2：在成文日期下一行，注明发送范围。正文在主送机关名称下1行；每自然段左空2格，回行顶格，数字、年份不能回行。实例正文字数，一般每面排22行，每行28个字正文一般字体为3号仿宋体；公文中的小标题，按“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”依层次使用。实例第3层次标题用法：对外发文，提倡用“1.”公司内部发文，为方便工作，也可采用“1、”各层次的字体编排一般原则（建议参考使用）一般只有一个层级的：正文当中小标题可以用仿宋加粗；两个或两个以上层级的，第一层用黑体，第二层用楷体加粗，第三层用仿宋加粗正文中常出现的错误（一）、要求*******错例3错例1一、明确****的责任**************************************施行**********************二、建议************************三、要求**************************************************************************************************************************************************************************************错例2公文如有附件，应注明附件顺序和名称。附件在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码实例附件常出现的错误附件：1.附件一：参加培训名额附件：1.关于邀请南航公司一名主要公司领导参加我单位10周年**庆典仪式的函2.邀请人员名单错例1附件：1、《关于******的通知》2、《2008年1-9月份*****表》错例2错例3公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章实例实例印章规范盖法当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上联合行文当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7个字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，两章互不相交或相切，相距不超过3mm。（备注：该范例不规范，两章相距过远。）实例印章错例股份公司办公室二○○八年十月十日印章模拟举例错误原因？看下页单一单位（部门）制发的公文在落款处不署发文机关名称（电报除外），只标识成文日期。成文日期右空4字成文日期的错误二00八年十月十日二零零八年十月十日当公文排版后所剩空白处容不下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一个页面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。错例3错例1错例2“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体加粗，词目之间空1字。实例主题词是什么？（见下一页）主题词主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。但主题词不同于一般意义上的关键词。不一定为正文直接出现的词标引顺序应是先标类别词，再标类属词。类属词中先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。具体请参考主题词的有关规定。类别词类似于划分行业的词，如财务、规划、党群、纪检等；类属词要综合概括公文主题内容。集团公司公文主题词表第一大类是：办公、安全管理、规划、财务与审计、人力资源、运输管理、党群、纪检等，以“办公”为例，下面有机要、信访、督察、保密、公文、行政、礼品、服务等。主题词的标引方法上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词南航内部主题词的使用可以参照集团公司制定的公文主题词表(该表待下发)。一份文件标引的主题词最多不超过5个，最少不得少于2个。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。实例抄送机关在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号实例如何区分主送机关和抄送机关主送机关指公文的主要受理机关抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关行文应根据公文内容需要确定主送和抄送单位。发送对象须慎重选择，不要将公文发至与之无关的单位。印发机