公文写作培训课件综合办公室

公文写作培训综合办公室一、概述一、概述（一）公文的定义公文是党政机关及其他社会组织(包括企事业单位）在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定（或特定）效用和规范体式的文件，属于应用文的一个重要组成部分。一、概述（二）公文的特点是特定的作者制定和发布的。具有法定（或特定）的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定（或特定）的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。整体上立意准确、结构严谨、层次清晰、逻辑性强、素材翔实、措施得当、语言规范。一、概述（三）公文的分类按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文按其涉密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。二、常用公文文种二、常用公文文种（一）我国现行党政机关使用的文种我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关的有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。二、常用公文文种（二）公司常用的主要公文种类1.决定适用于公司对重要事项或者重大行动做出安排，如机构设立与撤销；变更或撤销公司不适当决定。2.通报传达重要精神或者通报有关重要情况，也适用于对全系统各单位或个人的表彰与批评。表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求二、常用公文文种3.请示适用于公司向当地政府有关部门等监管单位的请求指示和批准。应用范围（1）遇到问题无法解决，需要上级指示；（2）处理较为重要的事件和问题，要上报批准；（3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助；（4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答；（5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁；（6）请上级领导参加活动，指导工作。二、常用公文文种注意事项（1）主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式；（2）只能主送上级机关，不能送领导者本人；（3）不得越级；（4）必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话；（5）常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。二、常用公文文种4.报告适用于公司向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级有关单位的询问。工作报告情况报告建议报告回复报告备案报告5.批复适用于批准下属公司或部门以公文形式上报的请示事项。注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。二、常用公文文种6.函适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，不在公司内部使用。公函和便函发函和复函7.通知适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。发布指示的通知颁发规章的通知因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。二、常用公文文种批转、转发文件的通知晓谕性通知（比如会议通知等）任免通知8.会议纪要适用于记载、传达会议情况和会议事项。决策型交流型研讨型注意：会议纪要一般不加盖公章二、常用公文文种（三）常用非规范性公文1.常用非规范性公文调查报告、工作计划、工作总结、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。•2.电话记录单适用于接听上级机关的电话通知后，予以及时记载，便于领导处理及有关部门办理。三、公文的格式三、公文的格式（一）公文格式的组成公文格式的组成要素包括：（1）发文单位标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于上行文）（6）标题（7）主送单位（8）正文（9）附件（10）发文单位（署名）（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷单位和印刷时间印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行26-28个字。三、公文的格式（二）发文字号编写发文字号原则：包括单位（部门）代字、年份、序号。注意：年份不能省略，两边用六角括号﹝﹞；序号不编虚位，不加第。（三）公文标题标准式：发文单位+发文事由+文种凡是有红色版头的文件，因已表明发文单位，故发文单位名称可省略。特殊形式：研讨发文单位+文种。如《中华人民共和国主席令》发文单位+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。三、公文的格式（四）成文日期成文日期确定原则会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以文件批准日期为准。一般信函、电文以实际发出日期为准。•成文日期必须写年月日，且要用汉字三、公文的格式（五）用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。根据《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文：联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，之间互不相交或相切，相距不超过3mm；当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。四、公文写作的共性要求四、公文写作的共性要求公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。（一）确定文种这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。四、公文写作的共性要求（二）规范写作1.主题规范主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。2.使用材料规范公文材料的选用标准必须是真实、典型、新鲜有力的。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。四、公文写作的共性要求写公文也好、安排工作也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），一定要“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础、最真实的材料，屏弃想象；而想象则是文学作品的核心和灵魂。3.文章格式规范公文普遍的结构格式是：公文标题—主送单位—正文—结尾—成文时间。为了便于大家理解，把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。四、公文写作的共性要求（1）标题的写法公文标题的一般写法是关于+事由+文种。（2）主送单位的写法一是只写受文单位的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外，比如签报）；二是上行文只写一个主送单位，其他需要送达的受文单位采取抄送方式；三是用统称或者规范的简称，不能随意写；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文。四、公文写作的共性要求（3）正文的写法正文是主送单位以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送单位之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑、层次清楚有序，说理简洁、准确并力求深刻，用语符合规范。（4）结尾的写法正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束或者用“特此通知”、“特此报告”等；讲话稿类的一般有鼓动、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度等的结束语。四、公文写作的共性要求4.文字表述规范公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性、确定性，而非描绘性、虚拟性或可能性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩，让受众深受教育或情绪激昂。四、公文写作的共性要求5.标点符号使用规范该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。一般标题中没有标点符号，只有几种特殊情况：一是引用书名、文件名、法律名称时可以使用书名号；二是转发的文件标题中就带有标点符号的。6.数字和计量单位使用规范一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。7.行文层次序数规范一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次。第一个层次，是大标题，写成一、二、三、；第二个层次是小标题，用（一）（二）（三）来表示；第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.；第四个层次用（1）（2）（3）表示。五、几种常见公文的写作要点五、几种常见公文的写作要点（一）常用规范性公文1.请示请示就是需要上级批示或批复的事项。写请示要注意几个问题：一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项。二是一请一报，一个请示只能报一个主送单位，不能多头报送。三是一般不越级请示。四是要简短精炼，简洁明了地讲明目的、原因、困难，对请求上级批准的事项要写明白。针对公司的情况，大体上要说明：为什么目的、干什么事情，什么人、什么时间、在什么地点，需多少花费，预算内还是预算外。五、几种常见公文的写作要点2.报告报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。（1）分类一是工作报告，是按照上级单位要求或公司治理结构要求所做的报告，如总经理工作报告、董事会工作报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；三是建议报告，即在工作中发现好的经验、做法，认为应让上级采纳或推广，可以写建议报告；四是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告）；五是备案报告（上级的规范性文件要求的备案）。五、几种常见公文的写作要点（2）写法一是要有导语：说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据上级的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。二是总体结构一般包括：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。也可以先写成效（或一并写做法），再写问题，最