公文写作格式与注意事项

公文写作与公文系统2主要内容一.什么是公文二.公文写作的格式与注意事项3一、什么是公文1.古代公文的含义2.现代公文的含义3.公文的分类4一、什么是公文1.古代公文的含义我国现存最早的公文是殷商时代的甲骨文卜辞。西周时期出现了“誓”、“诰”、“盟书”、“谱牒”、“政典”等公文形式。《尚书》是史存最早，较为系统、完整的公文典籍。5一、什么是公文古代公文的分类大体说来，古代公文可分朝廷公文和官府公文两大类：前者是帝王与臣属之间使用的公文，后者是官僚或官府之间的来往公文。6一、什么是公文古代公文的分类朝廷公文可分为“诏令”和“奏疏”两类诏令类公文是帝王告臣属的，属王者之言。如：元清称圣旨奏疏类是臣下对君王敷奏谏说的公文的总称。如：奏、表7一、什么是公文2.现代公文的含义现代公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的基本含义,可以从四个方面来理解：(1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料.这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。(4)公文是办理公务的重要工具之一。8一、什么是公文－－公文的分类（一）按发文机关所属组织系统分类1、党的机关公文即《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日）规定的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2、行政公文即《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日）规定的13种公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。9一、什么是公文公文的分类（二）按行文方向分类1、上行文请示、报告2、下行文批复3、平行文函、复函和议案10（一）请示（二）报告（三）通知（四）会议纪要（五）函（六）公告与通告（七）公文的格式要素（八）常见问题二.公文写作的格式与注意事项11请示请示的起草1、含义请示是下级机关就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用的上行公文。2、应用范围1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。12请示3、请示的分类（1）请求指示：适用于遇到疑难问题，须请求上级机关批示的事项。解决“我们请求该怎样做”的问题。（2）请求批准：适用于那些主管部门有明确规定，必须经过上级批准才允许办理的事项。解决“请求批准我们这样做”的问题。例如：《关于设立XXX银行南京山西路支行的请示》（3）请求批转：请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。解决“我们请求有关单位这样做”的问题。13请示4、请示写作方法（1）标题请示标题通常由事由和文种两部分组成。（2）主送机关应是发文机关的直属上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。（3）正文请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫；请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性；请示尾语一般有“特此请示，望于批复”，“以上请示请批准”、“以上请示如无不妥，请批转××执行。”等惯用语。（4）落款正文结束，在右下方署名署时并盖公章。14请示5、起草请示的注意事项（1）请示理由要充分，要求和建议要具体；（2）严格执行一文一事制度；（3）按照隶属关系逐级行文；（4）不能多头请示，只能主送一个上级主管机关；（5）请示与报告不能混用。15报告报告的起草与注意事项1、报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。注意：报告与请示的联系与区别。《关于设立XXX银行南京山西路支行的可行性报告》2、报告的分类按照内容划分：综合报告；专题报告。按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。16报告报告的写法1、标题报告标题通常由事由和文种组成。2、主送机关报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。3、工作报告正文的写作方法开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。17报告4、注意事项采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。实事求是，如实报告成绩和不足。节俭篇幅。报告中不能写请示事项。范文18通知通知的起草1、用途用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2、把握特点1.内容单纯，行文灵活简便。2.表述具体，可操作性强。3.时效性强，需要及时周知或执行。19通知3、分类（1）指示性通知（2）规定性通知（3）知照性通知（4）事务性通知（5）批转、转发、公布性通知（6）任免性通知20通知4、事务性通知会议通知篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议要素：时间、地点、参加人、会议名称等。分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重要会议。导语部分：会议目的、根据、名称等。主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语“特此通知”。《关于召开南京分行2010年度经营分析会的通知》21通知5、指示性通知应用范围：1、多用于传达决定、规定、指示或某方面的政策，布置需要执行与办理的工作。例如：《关于订阅2010年报刊、杂志的通知》2、发布（印发，下达）式通知。发布、印发的多是条例、办法、规定等行政法规。例如：《关于印发《2009年10月分行科技条线汇总月报》的通知》22通知6、通知的写法标题通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。主送机关视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。正文一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。4、落款正文结束后在右下方署名署时并盖公章。23会议纪要会议纪要1、会议纪要的用途与类型用途：会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。类型：按照会议性质分：1、决议性纪要；2、部署性纪要；3、学术性纪要；4、消息性纪要。24会议纪要按照会议内容划分1、综合性会议纪要2、专题性会议纪要(如风险预警会会议纪要等）25会议纪要2、会议纪要的特点（1）纪要性（2）决议性（3）备查性（4）特殊性26会议纪要3、会议纪要的格式要素文头部分：纪要名称、编制单位名称、编制日期。主体部分：标题、正文。文尾部分：主题词、报送单位、印制部门27会议纪要4、衡量会议纪要质量的基本标准（1）会议基本概况交代得清楚；（2）会议主要精神传达得完整。抓住领导人和权威人士的发言。注意听取主持人的总结性意见。区分讨论性意见和表态性意见。以多数人意见为结论性意见。学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。（3）会议决定事项记载得准确。28会议纪要5、会议纪要正文写作要领开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、参加人、列席人、会议议题等。（概述或分项式）主体：介绍会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项等。结尾：1、号召落实会议精神；2、强调落实会议精神的关键问题；3、对会议作简要说明。（一般会议纪要可不写结束语。）29会议纪要6、正文主体部分表述方式概述式：把会议讨论的主要问题、与会成员的统一认识和看法、议定的事项进行综合归纳整理，用概述的方法加以整体阐述和说明。适合内容较简单的办公会议和小型的工作会议。条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后检查落实，明确责任。适合现场办公会和协调会。例如：行长办公会会议纪要归纳分类式：根据会议讨论内容进行归纳集中，分列标题。适合较大型的工作会议或专业会议。发言记录式：根据发言记录整理而成，较多保留发言原貌，以备查考。适合学术研讨会、理论讨论会。30会议纪要7、会议纪要的注意事项（1）写作之前做好必要的准备工作。（2）忠实于会议内容，准确反映会议决定事项和主要精神。（3）抓住要点，体现“要”字。（4）语言简明，讲究逻辑性和条理性。一些习惯用语：“会议听取了、会议讨论了以下几个问题、会议认为、会议指出、会议决定、会议要求”等。31函函1、含义函是不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的平行公文。2、分类（1）按形式分：公函和便函（2）按行文关系分：发函和复函（3）按内容分：告知函、商洽函、询问函、请求函、答复函关于召开杭、肥、宁三家分行交流与合作研讨会有关意见的函32函3、函正文的写作方法开头：写明原因或依据。如果是复函，要引叙来函，通常写“贵单位二00×年×月×日《关于……的函》收悉。”主体：写明事项，具体内容。如果是复函，一般用“经研究，答复如下”。结语：“特此函告，盼函复”、“特此函复”、“此复”。商洽函的标题：关于商请+事项+文种请求函的标题：关于请求（申请）+事项+文种33函4、函的写作要求（1）直截了当。简要明确地提出要商洽的事项和要询问的问题，并表明态度，不绕弯子，不含糊其词。（2）写作语言。叙述清楚，语言简洁，注意分寸和礼貌，因为函用于不相隶属机关之间，因此，语言要平和、礼貌、得体，忌用命令、生硬或过于媚上、乞求的语气，本着平等协商、以诚相见的态度，谦和有理，不卑不亢。（3）格式规范。34函5、函的注意事项要一函一事，切忌一函数事。要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。35公告与通告公告与通告1、公告的概念国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，对公告的使用表述为：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。其中包含两方面的内容：一是向国内外宣布重要事项，公布依据政策、法令采取的重大行动等；二是向国内外宣布法定事项，公布依据法律规定告知国内外的有关重要规定和重大行动等。2、通告的概念通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项36公告与通告2、公告与通告的区别与联系公告，是国家权力机关、行政机关向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。《国家行政机关公文处理办法》：“向国内外宣布重要事项，用‘公告’。”公告使用频率也颇高，例如国家领导人