公文写作知识要点

第七讲文书基础公文的含义与制发公文的格式文种辨析公文拟写第一节公文的含义与制发公务文书的概念公文的制发程序一、公务文书的概念定义——行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人公文必须是在管理过程中形成并使用的公文必须是按照统一的体式（格式），经过一定的处理程序制成的信息载体公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具范围二、公文的制发程序又叫发文办理——以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序草拟（领导人或单位的发文意图条理化）、审核（审查、核对、修改）、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发第二节公文的格式公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分——新标准公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成——新办法公文用纸及印装格式公文眉首格式公文主体格式版记（文尾）格式公文的特定格式一、公文用纸及印装格式公文用纸采用A4型公文用纸采用A4型，成品幅面210mm×297mm公文用纸天头（上白边）37mm±1mm公文用纸订口（左白边）28mm±1mm版心156mm×225mm（不含页码）公文印装要规范公文排版正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字从左自右横写横排（民族自治地按其习惯）左侧装订，不掉页张贴用纸大小根据实际需要二、公文眉首格式公文眉首，又叫文头，按规定由以下要素组成发文机关标识公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文字号签发人红色反线发文机关标识发文机关标识，又叫公文版头，位于公文眉首的上部，居中排列公文份数序号发文字号签发人秘密等级和保密期限紧急程度红色反线三、公文主体格式公文主体格式包括：公文标题、主送机关、公文的主体（正文）格式、附件及附件说明、印章、签署、成文日期、附注四、版记（文尾）格式主题词抄送机关印发机关和印发日期版记中的反线和标记的位置五、公文的特定格式信函式会议纪要式命令式第三节文种辨析文种，是公文种类的简称，是公文标题三要素中不可缺少的要素之一；行政机关公文的主要种类有13类（种）：命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要；一、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和个人国家行政机关公文的最高级形式二、决定与决议比较相同决策性文种；上级机关意见；下行文不同•使用范围不同•形成方式不同•内容不同•格式不同决定的拟写适用范围——对重要事项或重大行动做出安排种类：约束力、篇幅长短指令性——重大行动（强）宣告性——重要事项拟写指令性——决定依据或原因；决定事项；注意事项或实施要求。（决定事项：分类式、条款式、摘要式、结合式）宣告性——情况介绍；决定内容；期望或号召三、公报与公告相同对外公开宣布、告知；庄重严肃不同适用范围不同——党政；政内容详略不同——详细具体；简要四、公告与通告相同——告知性（媒体、张贴）不同——适用范围不同（行政）、制发者的级别不同（公告：行政系统的领导机关）、内容的重要性不同、告知的范围不同通告的写作适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；分为周知性（事项完整、要求具体、、可行、留有余地）、法规性（内容合法、层次分明）两种。正文的拟写：结构——标题（醒目）、正文（清楚、有条理；文字严谨易懂）、印章或发文机关名称（骑年压月、清晰可辨）、发布日期（汉字写全年月日）五、通告与通知相同——传达上级意图、要求不同——告知范围不同（普遍、特定）、格式不同（有无主送、抄送机关）、行文渠道不同（内、外）通知的写作•指示型通知——通知原因、应知事项•“发布”型通知——发布通知本身、发布对象•“批转”型通知——批转对象、通知本身•“转发”型通知•任免通知六、通知与通报相同——告知性、下行文不同——发文目的不同、内容不同、发送对象不同通报的写作•适用范围——表彰先进；批评错误；传达重要精神或情况•表述方法——直述、转述•正文——倾向性导语、通报的事实（事件）、对事实（事件）的认定与分析、处理意见七、议案专用文种八、请示与报告相同——上行文；行文对象是直接上级机关不同行文目的不同写作结构不同结束语不同处理方式不同内容宽窄不同发文时机不同报送制度不同失误后责任划分不同报告的写作适用范围——汇报工作、反映情况、答复询问分类——工作报告、情况报告、调查报告、报送报告拟写——导语、内容、结束语请示的写作适用范围——下级向上级请求指示或批准分类——请求指示、请求批准、请求审批拟写——请示原因、请示事项、结束语注意事项——不滥用、一文一事、目的明确、理由充分、勿多头主送九、批复适用范围——答复下级请示分类——只送报送请示的一个下级机关、大量抄送各有关机关拟写标题正文——批复引语、批复内容、结尾用语注意事项一事一批及时态度明确有依据针对性强篇幅短小措词准确十、意见适用范围——对重要问题提出见解和处理办法。行文方向不定文种。分类——要求下级贯彻、要求上级批转或转发、供平级或不相隶属机关参考拟写上行——理由（目的、原因、背景）、见解（办法、措施）下行——提出意见或建议，要求批转或转发理由（依据、原因）、措施（办法）、结语三种处理方式：资料；同意并批准；批准同意并转发平行文的意见类似于函十一、函适用范围——平行文分类——商洽函、问复函、请准（审批）函拟写商洽函——商量接洽问复函——问的清楚，答的明白请准（审批）函——类似于批复注意事项用语谦敬，尊重对方格式特别，注意区分结语固定，据事选择十二、会议纪要与会议决议相同——记录会议成果、传达会议精神不同使用范围不同内容不同写法不同形成过程不同现实效用不同会议纪要的写作适用范围——记载、传达会议情况和议定事项特点——全面反映会议内容、表现形式可灵活多变、行文方向不固定格式——“文件”式、“会议纪要”（简报）式正文写作——会议概况、会议精神、会议决定事项或结语分类标项式新闻报道式记录摘要式指挥命令式第四节公文拟写文章要素公文的表达方式一、文章要素材料——事实、依据•材料占有——途径：亲历、调查、阅读•材料鉴别（去伪存真）——分析比较•材料选择（去粗取精）——围绕主题、典型、真实准确、生动新颖•材料使用——顺序恰当、详略得当主题（主旨、发文意图）•主题——主旨、发文意图•确立主题的依据——写作目的、材料本身的意义结构：严谨、自然、完整、统一标题——公文式、文章式开头——概述式、目的式、开门见山式、引述来文式、无开头式层次——思想内容的表现顺序（总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式等）段落——提行式、条款式、篇段合一式过渡——过渡词、句、段照应——首尾照应、文题照应、行文前后照应结尾——强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾式公务文书专用词语：准确、简洁、平实开头用语——介词：为、据、照、于、兹承启用语——连词：引述用语——悉批转用语——批转、转发、印发称谓用语——我、贵、你、本、该经办用语——经、拟、行、审表态用语结尾用语•用于请示：当否，请批准•用于函：请研究函复；盼复；盼函告；尽快见复•用于报告：请指正；请审阅•用于批复、复函：此复；特此专复；特此函复•用于知照性公文：特此公告（通告、通知、通报）二、公文的表达方式以实用为目的，很少使用抒情、描写，多用叙述——六要素；人称；方式（顺叙）议论——三要素；立论、驳论；论证方法说明——方法第八讲事务文书常见事务文书（一）传真、备忘录、事务性通知、邀请信、感谢信、贺信（电）、请柬、简报常见事务文书（二）会议记录、意向书、定货单、产品说明书市场调查报告计划总结述职报告招标书投标书合同可行性研究报告第一节常见事务文书（一）传真备忘录事务性通知邀请信感谢信贺信（电）请柬事务性通知事项通知——知照、了解（沟通）平行、下行实用性强、时效性短、政策性弱开宗明义，直叙其事非正式公文类通知启事型凭证型会议通知——开门见山、直述其事（简洁、清楚、周密）会议根据、原因；会议名称；会议主持单位；会议内容或目的；与会人员（个人、范围）；会议地点、报到时间地点；对与会人员的要求；联系单位（个人）、联系电话等感谢信特点——真实性、感召性结构——标题、称谓、正文、落款、成文日期写法注意事项叙述事情要真实、具体叙述事实要简练、精当情真意切第二节常见事务文书（二）简报会议记录意向书定货单产品说明书一、简报概念与特点结构与写法报头——简报名称、期号、编印单位、印发日期报核——按语、标题、导语、主体、结尾报尾注意事项文字简练，篇幅简短内容真实、准确、典型会议记录概念与特点结构与写法标题正文——首部（会议概况）、主体（议题、发言人及内容、决议）、结尾（另起行，“散会”及时间）尾部——“主持人”、“记录人”注意事项记录速度快，记录内容真实，及时整理。意向书概念与特点——协商性、灵活性、简略性结构与写法注意事项语言准确，表达清楚，忠实于洽谈内容。产品说明书概念与特点——指导性、科学性、通俗性结构与写法正文——产品性能、特点；规格、型号；使用方法；技术参数。注意事项语言简洁、通俗；有侧重点。第三节市场调查报告市场调查报告的概念和特点市场调查报告类型市场调查报告的结构和写法第四节计划计划的概念计划的特点针对性预见性计划的结构和写法结构——文章式、表格式标题正文——前言、主体（目的和任务、措施和步骤应注意的问题）、结尾（执行计划的要求、展望前景）尾部注意事项指导思想明确、从实际出发简洁明了，朴实自然；以说明为主，不必议论。第五节总结总结的概念总结的类型综合性——全面专题性——单项总结的结构和写法标题——公文式、非公文式正文——前言、主体（过程式、经验式）、结尾注意事项正确的指导思想实事求是总结出规律分清主次，突出重点语言简洁准确第六节述职报告述职报告的概念和特点陈述履行职责的报告个人性、真实性、通俗性述职报告的结构与写法标题称谓正文——开头、主体、结尾注意事项实事求是突出特点语言简洁第七节招标书投标书招标说明书投标书第八节合同合同的概念与特点契约——合法性、合意性、效益性合同的基本内容标的；数量和质量；价款或报酬；履行期限、地点和方式；违约责任。合同的类型合同的结构与写法标题当事人正文落款合同的要求内容合法；遵循平等互利、协商一致、等价有偿原则；格式规范；内容具体完备；语言精确严谨。第九节可行性研究报告可行性研究报告的概念经调查研究、科学预测、技术经济论证，评价建设项目的技术先进性、经济合理性、建设可能性可行性研究报告的类型性质——综合性内容——经济建设、事业建设可行性研究报告的结构独立成册——封面、摘要、目录、图表目录、术语表、正文、结论和建议、参考文献、附件报告正文——标题+署名+主体文+落款+成文日期标题形式：机关+事由+文种；事由+文种可行性研究报告的主体前言现有条件及基本情况需求预测与拟建规模资源、原材料、燃料、公用设施情况建设条件及选址方案设计方案环境条件及环境保护企业组织、劳动定员和人员培训设想实施进度的建议投资估算和资金筹措社会及经济效益评价注意事项论证科学合理评价客观真实语言简洁准确