公文写作与规范化训练

22000年国务院公布了《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），2007年，江西省教育厅印发了《江西省高等院校公文处理办法（试行）》（赣教办字〔2007〕57号），这是高校现行公文规范的重要依据。今天，我从高校公文种类、格式、几种常见错误三个方面进行探讨：3一、高校公文主要种类二、公文格式三、常见错误提纲一、高校公文主要种类公文主要有以下12种•一、决定二、决议•三、意见四、通告•五、通知六、通报•七、报告八、请示•九、批复十、函•十一、规定十二、会议纪要•申请（？）高校公文种类（12种）6主要介绍如下三种：（一）请示（二）通知（三）函三、几种常用公文格式特点7（一）请示请示文种向上级机关请求指示、批准、属于上行文的一种。请示件的格式具有以下几个特点：1.发文机关标识下移。2.签发人不可少。3.主送机关唯一性。4.印章单一性。5.联系人及联系电话不可漏。81、发文机关标识下移。前面已谈到，上报件的发文机关标识距上页边距离为117mm，比平行文的要多出55mm的空白头，这就是请示件的一个特点。如右图:93.主送机关唯一性。请示件一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当抄送形式，抄送单位不得有下级机关。另外，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得主送上级机关负责人。2.签发人不可少。请示件应当标注签发人姓名。如果是联合行文，要标注所有会签人姓名。104.印章单一性。为简化手续，提高效率，凡是请示性的公文，不管是单独行文还是联合行文，都只需加盖主办机关的一个印章。5.联系人及联系电话不可漏。请示件报到上级机关之后，上级机关往往需要和来文单位电话联系，了解更具体情况后，如果没有联系人和联系电话，会给公文的办理带来很大的不便。区分请示和报告•报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。•请示：用于向上级机关请求指示、批准。•区别：报告一般不需要批复，请示则需要批复（结尾用“如无不妥，请予批复”或“以上请示妥否，请予批复”）。重点：区分请示和报告12（二）通知通知可以用三种不同的形式行文，各种形式的格式各不相同。三种形式分别是“红头文件式”、“信函式”、“电报”。如果公文的内容比较重要，比如公布某些重大政策、法规性文件或者是政府对某重要工作的部置等，其影响的范围较广、时间较长，应用“红头文件”形式;用“函件”形式发通知，通常是通知的内容一般告知性的事项或者是小范围内的发文，并且紧急程度不高。“电报”不属于文种，只是一种发文载体，它适用于任何文种，利用电报发文，方便、快捷，但由于其缺少发文机关的印章，一般只适用国家机关内部使用，不适用于向社会公开发文。13（三）函函或复函都应该使用“信函式”格式，函是主动行文，复函是针对不相隶属机关来文的答复性行文或者是以办公室（厅）名义代替上级机关“批复”下级机关的“请示”。通常用“复函”形式。其格式具有如下几个特点：1.发文机关标识用全称。信函式公文的发文机关标识必须用全称，后面也不加“文件”二字。142.首页不显示页码。由于信函式公文的各页距下页边20mm处有一条红色文武线，位置刚好在页码上，为了避免文武线与页码重叠情况出现，所以规定信函格式公文的首页不显示页码。如右图:二、高校公文格式概要公文用纸•党内公文用纸可采用16开型幅面(长260毫米，宽184毫米)纸张，也可采用国际标准A4型幅面(长297毫米，宽210毫米)纸张，左侧装订；•行政公文一般采用国际标准A4型纸，每页排22行，每行排28个字，左侧装订。公文用纸17组成公文的三大部分(一)文头部分置于公文首页红色反线以上的各要素统称文头（眉首）;(二)行文部分置于红色反线至主题词之间的各要素统称行文部分（主体）;(三文尾部分置于主题词以下的各要素统称文尾（版记）。具体如下：18（一）文头部分（眉首）1.公文份数序号。2.秘密等级和保密期限。3.紧急程度。4.公文机关标识。5.发文字号。6.签发人。191.公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码标识在版心左上角第1行。除电报之外，凡是机密等级以上的公文都要求编上公文份数序号。202.秘密等级和保密期限公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。212.秘密等级和保密期限公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。223.紧急程度公文如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行;如需同时标识秘密等级、保密期限与紧急程度时，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。以上所介绍的公文份数序号、秘密等级、紧急程度的标识方法不适用信函式的公文。234.公文机关标识公文机关标识就是人们通常所说的“红头”。一般由发文机关全称或规范化简称后加上“文件”，如“惠州市发展和改革局文件”。对于“文件”形式的发文机关标识，有三种情况要注意：第一，上行文与下行文、平行文的标识位置不同。凡是上报的公文，为了方便上级机关领导批示，规定发文机关标识距上页边距离为117mm;而用于平行文或下行文的公文，其发文机关标识距上页边距离为62mm。如右图:117cm244.公文机关标识第二，联合行文时，主办机关排列在前，“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。第三，不管联合行文的机关多少，第一页必须留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。255.发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。机关代字一般由两个层次组成：第一个层次是发文机关代字;第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字，如“惠府办”是由“惠州市政府”和“办公厅”两部分的代字联合组成。发文字号尽量以简化为好。年份要用全称，不能简化，如“〔2010〕”不能写成“〔10〕”。年份应用六角符号“〔〕”，不能用中括号“［］”、小括号“（）”等。序号是发文的流水号，一般都是按文件的形式统一编号。如果是联合行文，只标主办机关的发文字号。266.签发人上报的公文需标识签发人，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。27（二）行文部分（主体）1.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注图示如下:281.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注291.标题公文的标题应概括地说明公文的内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号;公文标题要做到排列对称美观，并且在回行时不能把完整的词拆开等。302.主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如“江西省教育厅”简称为“省教育厅”，不能简称为“省厅”;“江西现代职业技术学院”简称为“江西现代学院”，不能简称为“现代学院”;“江西省建材集团公司”应简称为“省建材集团公司”，不能简称为“省建材公司”等。31主送机关一般标在标题下空1行的左侧顶格处，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。323.正文正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28个字。正文提出要符合国家法律、法规及其他有关规定;文字表述准确;人名、地名、数字、引文准确;结构层次序数规范;使用法定计量单位;简称规范;正确使用阿拉伯数字等。334.附件说明公文的附件是正文内容的组成部分，与公文下方一样具有同等效力。公文如有附件，应当注明附件顺序（阿拉伯数字）和名称。具体方法是在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字样，有序号时标识序号，如“附件1”、“附件2”、“附件3”等，附件的序号和名称前后标识应一致。345.成文日期成文日期是公文生效的时间，要用汉字书写，即俗称为“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。公文成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准;电报以发出日期为准。356.印章公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外，都应加盖印章;联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一发文时，只需要在标识成文日期（右空4字）上加盖印章，不署发文机关名称;联合下行文、平行文时，若需加盖两个机关印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，但两印章间互不相交或相切，相距36不超过3mm;若需加盖3个以上印章时，要将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均都居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字标识成文时间。377.附注公文如有附注，在成文日期下居左空2字加圆括号标识。附注一般是对公文的发文范围、联系方式、使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县、镇级”、“此件可上报”等等。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。38（三）文尾（版记）1.主题词2.抄送机关3.印发机关和印发日期391.主题词主题词是用于提示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词最多不超过5个，但不得少于两个。402.抄送机关抄送机关是指主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，抄送机关和主送机关一样，应当使用全称或者规范化简称、统称。同一性质、层级的抄送机关用顿号隔开;不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。除非有特殊要求，抄送机关应按规定进行排序：各种性质的机构同时存在的，要按党、政、军、群的顺序排列。413.印发机关和印发日期。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置。印发机关左空1字，印发时间右空l字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。42三、常见错误（重点介绍）(一)眉首常见错误。(二)标题常见错误。(三)行文错误。(四)附件错误。(五)主题词错误。43（一）眉首常见错误。1.缺漏秘密等级。2.紧急程度标识不规范。按照规定，公文的紧急程度，除了函件标识在平行发文字号的左侧外，其余文件都是标识在版心右上角第1行。标识在公文顶格的左上角不规范。44（二）标题常见错误。主要有：文种重复、缺少文种、错用文种、介词连用、错用标点符号、用词不当、回行不当等7种常见的错误。451.文种重复。高校公文种类主要有12种：决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、规定、会议纪要。在文种使用中，除转发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外，如果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复。46重复使用文种的情况比较多的两种情况：把“请示”和“报告”同使用。如：《关于建设新图书馆工程的请示报告》。把意见和函同使用：如：《关于对教职工科研奖励办法（讨论稿）修改意见的函》。472.缺少文种。如《转发江西省人民政府关于同意江西现代职业技术学院牵头组建江西现代职业教育集团有关问题的批复》，标题中的“批复”是江西省人民政府批复件的文种，省建材集团公司转发省政府的批复应当用“通知”，正确的写法应该是《（关于）转发江西省人民政府同意江西现代职业技术学院牵头组建江西现代职业教育集团有关问题批复的通知》。483.错用文种。如《关于同意