9会议管理

会议管理一、会议概述二、会议的组织三、会议控制（数量、质量、进程、成本）四、成功会议的五大策略五、会议中的沟通与反馈技巧一、会议概述定义：会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程群体活动、以一定的方式聚合在一起、要议事、组织有目标有规则有秩序有领导指导功能：实现信息的多向即时传递、有效聚集集体的智慧和力量作用：发扬民主、科学决策沟通信息、交流经验协调步骤、促进工作宣传动员、联络感情会议的种类按时间：定期、不定期按出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、动员性、纪念性按议题性质：专业性、专题性、综合性按采用方式：常规会、广播会、电视会、电话会公安部门：公安会议、各级公安会议、部分地区会议（片会）、专业会议、表彰会议、电视电话会议、现场会议、机关内部会议会议要素会议基本要素目的、时间、会址、组织者、与会者、议题、信息、会议规则、会议的物质保障其他要素名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料二、会议的组织会议规则的制定会议组织的职责会前的组织工作会间的组织工作会后的组织工作会议组织工作的方法技巧会议规则的制定会议召开的条件关于会期与会人员（产生办法、资格条件、责任义务全力、资格审查办法）有关机构（秘书机构、办事机构、服务机构、职责范围、组成人员）会议议程、讨论发言关于表决、有效决议的条件限制会议记录会议经费会议组织的职责主持人会议管理者会议秘书机构其他服务与办事机构（安全保卫、医疗卫生、接待服务、后勤保障）会前的组织工作：充分、周密、安全确定会名、宗旨、会期、会址、出席范围、出席人数、名额分配方法编制并报请主管部门审批会议计划，填报预算表印发票证成立筹备机构并明确职责分工确定议程向与会者发出通知布置会场、编排座次准备各种文件材料、设备保障、保密保卫措施食宿、医疗、交通、文娱安排会前签到、文件分发会间的组织工作：主动、周到、有序、有效签到、应急处理、维持会场秩序会间服务、接待工作组织分组讨论分发会议文件、会议记录、编写会议简报、会间报道落实保卫安全措施会后的组织工作：迅速、妥善形成会议纪要按计划组织退场清退房间、收拾会场、归还借用设备做好财务结算总结经验教训、表彰、批评，会议小结会议文件归档、会议新闻报道向上级汇报会议组织工作的方法技巧会议通知的发送会址选择会场布置会议主席台座次的编排会议报到、签到会议接待（会前、会间、会后）三、会议控制会议数量控制造成会议泛滥的原因领导水平不高，掌握的工作方式有限官僚主义作祟机关内部机构设置不合理会议自身质量低劣，派生问题会风不正控制的方法提高各级领导的领导水平合理设置机构，正确分割职能建立并严格实施会议审批标准和审批权高度集中的制度由综合部门统一协调安排各部门召开的会议全面控制会议质量，避免或减少连锁会议加强成本控制对例行会议作定期检查，合并例会会议质量控制衡量会议质量标准：必要、端正、适时、适度、简短、有备、有序、有术、有效会议质量管理措施严格执行会议审批制度建立健全并严格实施一整套会议制度与会者对会议的了解与准备保证议有决、决有行控制人数、保障充足日程紧凑、议题集中提高主持人控制会议进程的水平会议进程控制的特殊技巧政策研究会对策性会议协调性会议讨论会提案开发会发布会会议成本控制国际流行公式：会议成本=2A*B*TA:与会者的平均工资（以小时计）的3倍B:与会人数C:会议时间（小时）乘以2是由于开会要经常性的工作中断，造成损失。成本控制方法制定会议成本计算公式送审会议计划时，上报成本，作为经费预算，上级拨付超过预算的要查究，从单位一年中的实拨经费中扣除超支时，一律由单位从其他正常开支总额酌扣或直接向上级机关缴纳“会议超支费”四、成功会议的五大策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进程如何达成会议决策如何圆满结束会议如何做开场白开始3-5分钟，系统简洁，明确宗旨沟通开会目的、时间安排、议事方式、会议规范开场白程序：概括会议进行程序、提供跟讨论有关的资讯背景、规范会议的议程、指定会议记录者、征求对会议议程设计的意见分配发言时间主持人发言20%，剩下的时间尽可能均等80%开会，15%沉默，5%抢着发言如何掌握议事进度主持人控场语言和非语言方式达成会议决策提出各种提案，讨论（优劣分析）主持人征求反对意见寻求参会者对各个提案的认同，可用举手表决确定议事结果跟踪，指定提案负责人、监督人、执行人1.决策的方式权威决策少数服从多数共识决策无异议决策（100%通过）2.达成决策的方法头脑风暴法德尔非方法（专家决策、少数服从多数）易地思考法（换一种思维）思路转换法（提出相反思路）圆满结束会议结束前留5-7分钟，总结每个人的工作分配妥当保证准时结束会议五、会议中的沟通与反馈技巧沟通技巧沟通漏斗：你心里想的100%你嘴里说的80%别人听到的60%别人听懂的40%别人执行的20%沟通：为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程。沟通的金山角：换为思考沟通的冰山模式：5-20%工作层面在冰山上，80-95%关系层面在冰山下有效沟通的的原则有明确的沟通目标有明确的时间约束充分做好准备工作要重视每一个细节要积极努力的倾听双方努力达成目标造成沟通困难的因素信息和专业只是掌握不够重点强调不足或条理不清不会积极聆听，有偏见，有定式，先入为主，判断错误没有换为思考沟通时间过长（小于3小时）考虑不充分就发言语言不同，专业术语不理解记忆力不好沟通的基础是双方信任得到对方信任的技巧：找出双方共同点、适当展示能力和水平、适当暴露缺点、建立信任会议中的反馈技巧：表扬、批评别人批评三部曲（表扬特定的成绩、指出不好的地方、以肯定和支持来结束）