公文写作知识

公文写作知识一、概述（一）公文的概念及特点1、公文的概念：•公文是行政机关的行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的种类主要包括：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，共12类13种。•2、公文的特点法定性政策性时效性规范性实用性（二）公文的基本功用•1、颁布法规，传达指示；•2、反映情况，请示工作；•3、联系工作，商洽公务；•4、宣传教育；•5、依据凭证。（三）公文的分类•1、按行文关系和行文方向分：（1）上行文：是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。主要有请示、报告（2）平行文：指同级机关或不相隶属的机关送交的公文。主要有函（3）下行文：是指上级机关向下级机关发送的公文。主要有命令（令）、决定、意见、通告、通知、通报、批复等。•二、公文的拟写通常按以下步骤进行•（一）明确发文主旨•（二）收集有关资料，进行调查研究•（三）拟出提纲，安排结构•（四）落笔起草、拟写正文•(五）反复检查认真修改公文写作技巧•公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。•一要根据所反映的客观实际需要;•二要符合明晰、确切、简练的标准;•三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。•需要特别提出公文结构用语。•一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。•二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。•三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。•四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。•公文写作的难点(一)标题1、规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种如：《国务院关于做好当前物价工作和稳定市场的紧急通知》用于重要、庄重的公务2．灵活式A二部分：一是发文机关＋文种•如：《民政部关于开展农村五保户普查工作的通知》（以上标题下可加时间）•二是事由＋文种如：《关于召开经济工作会议的通知》•三是“转发+始发机关及原通知标题”•Ｂ一部分：只有文种――常是不大重要的公务，带周知性•★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。二、公文写作与实例•请示•报告•通知•通告•通报•决定•计划•总结•会议纪要•函二、公文写作与实例•（一）请示的写作••1、请示的定义请示是下级机关就某一具体问题或某项工作向直属上级机关或业务主管部门请求指示和批准的呈请性公文。•2、请示的作用一是涉及方针、政策界限等方面的重要问题，请求上级给予明确指示或解释；二是遇到无章可循的新情况、新问题，把握不准的疑难问题，请求上级予以指示；三是涉及其它地区、部门、系统的工作或问题，本机关（单位)无权独自决断时，请求上级予以批示、协调；四是本机关（单位）情况特殊，难以执行上级要求时，请求上级批准予以变通；五是其他按规定必须经上级批准方可开展工作及遇到困难请上级帮助解决。3、请示的特点请示具有四个突出特点。⑴请求性⑵求复性⑶单一性⑷预先性4、请示写作的注意事项⑴情况要确凿⑵意见要明确⑶要一文一事⑷不要多头请示⑸不要越级请示5、请示的结构、内容⑴首部。请示的首部包括标题、发文字号、签发人姓名、主送机关等。⑵正文。请示的正文包括引言、主体、结尾的三部分。⑶尾部。请示尾部也包括附件、落款、附注、主题词、抄报抄送单位及个人、印发机关、印发时间及印数。[实例]关于举办团干部培训班的请示报告县委：目前我县团干部队伍的现状与形势和任务的要求极不适应。近年来，团干部更新较快，每年平均30％左右。在新老交替过程中青黄不接的现象也较为突出。为了改变这种状况，我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎。现在根据我们的师资能力，拟于今年10月至明年4月再办一至二期团干部培训班。具体意见如下：(一)培养目标：培养具有一定马列主义、毛泽东思想基础理论水平和党的政策思想水平……(二)培训时间：3个月左右。(三)内容和安排：①马列主义②团的工作理论，③其他方面知识(四)学员条件：有初中或相当于初中的文化；年龄不超过25岁；身体强健。(五)招收人数和报名办法：。为了适应飞速发展的新形势之需要，加强团干部队伍的政治素质，办这个培训班就是为了这个目的。以上意见，如无不妥，请转发有关单位。××县团委二OO×年×月×日简析1.文种不规范2.违反有关法规3.内容含混，分寸失当4.结构紊乱5.语言不够准确6.层次标序有误•关于申请国庆节加班费的请示XX请〔2008〕125号尊敬的公司领导：为使国庆节期间两小区的安全和卫生得到保障，安全管理部及清洁部部分员工需安排在国庆节期间加班，而近期安全管理部缺编人员及清洁部有偿清洁较多，并且考虑到11-12月份将进行收楼工作，故安全管理部及清洁部部分员工10月份内不能进行全面排休。为体现公司人性化的管理，现根据《广东省工资支付条例》第二十条规定：用人单位在法定休假日安排劳动者工作的，应支付不低于劳动者本人日或者小时正常工作时间工资的百分之三百的工资报酬。因此，申请对国庆节期间加班的安管员、收费员及清洁工给予三倍工资报酬，即上一天班支付三天工资，但必须符合以下条件：1、安管员、收费员：必须10月1-3日有上班，并且月度总休假少于月度应休假。具体按国庆期间实际上班时间计算。2、清洁工：必须10月1-3日有上班，并且月度总休假少于月度应休假。除符合以上条件外，每人最多只能安排一天的国庆假期加班。10月份假期未能休息完的，可在11月份进行补休。妥否，请领导审批。行政管理部：________二〇〇八年十月二十四日主题词：国庆节加班费请示抄送：无主办单位：行政管理部2008年10月24日报告•概念：报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。•“报告”是陈述性文体。•写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式.报告是行政公文中的上行文种，撰写报告的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。报告•下情上达是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。（二）报告的特点（1）报告是陈述性公文，主要叙述事实，是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，要掌握充分的材料，写时详略得当，重点突出；（2）上级不作答复，不能夹带请示事项，但可以将建议性报告批转有关下级机关；（3）一般在事情过程中间或之后撰写。报告的要求：（1）主旨要新。（2）要有真实的材料。（3）重点突出，详略得当。（4）标题只能省略发文机关部分。（5）不能夹带请示事项。常用结语：“特此报告”，“专此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等。（三）报告的类型：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告一、汇报性报告汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：1、综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。2、专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。二、答复性报告这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。三、呈报性报告呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。四、例行工作报告例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用支出报告等。•报告的格式及写法•报告包括报告的标题，主送机关，正文，结尾四部分。•1.标题：包括机关的名称，报告事由，文种。•2.主送机关：顶格写，收文机关或者主管领导人。•3.正文：正文包括基本情况：无论是汇报工作，反映情况，还是答复上级的询问都应实事求是的交代具体的情况，以便上级了解情况，并以此为依据妥善的予以处理和指导；存在的问题及原因，具体的要求及措施三部分。•4.结尾：报告的结语根据报告的性质和内容而定，不能千篇一律，一般有“特此报告”“以上报告，如无不妥，请批转有关部门贯彻执行”等字样。正文结构（1）基本情况（2）成绩和经验（3）问题和教训（4）今后的计划和打算[实例]××县教育局关于乡镇中小学校舍普查情况的报告×县教字[２００３]１８号县政府：根据县政府２００２年１２月１５日通知精神，我局会同各乡镇政府对全县××个乡镇所属中小学校舍情况进行了全面的调查。整个调查工作于２００３年３月３１日结束。现将有关情况报告如下：一、全县乡镇现有中小学×××所，校舍总面积××万平方米。其中达标校舍面积为××万平方米，占总数的××％。二、在未达标校舍中，属于严重危房已不能完全使用的占××％，经简单维修尚可在秋季开学继续正常使用的占×％。目前全县共有××所乡镇中小学校舍全部属于严重危房，需重新规划建设。三、为解决危房校舍影响正常教学的问题，我局近两年来协调相关乡镇政府，尽可能就地就近临时安排，保证不中断教学。但由于校舍长期难以固定，导致相当部分学生流失，辍学现象一度达该类学校学生总数的××％。四、为最大限度地缓解这一现象，在此次校舍情况普查前的一年中，我局已动用当年全县校舍维修经费的９０％计××万元，尽可能保证一般可维修校舍的正常使用。故截至目前，此类校舍未致影响各相关学校的教学。五、由于××所中小学校舍已不能继续使用，故普查过程中我局与相关乡镇政府共同考察，详细测算，拟定出重建校舍所需各项费用，列表如附件。为保证秋季新学年开学时新生能正常入学，并能进一步降低辍学率，请县政府考虑２００３年５月底前一次性拨专款×××万元，由我局统一调配，各相关乡镇政府亦已做好准备，一俟经费到位，即可立即开工，力争２００３年８月底前建好新校舍并交付使用。以上报告，请予审阅。附件：（略）二○○三年四月十日[简析]这是一篇政府职能部门向其上级呈递的公文。该报告行文思路清晰，内容有序；语言严谨简明，语体应用得当，显示了公文拟制者较强的语言能力。但是，按公文使用的规范化要求衡量，这份报告尚存在以下几点较为突出的不足：第一，发文字号标列不规范。第二，引用公文不合国务院２０００年８月２４日发布２００１年１月１日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称“办法”）的要求。第三，报告内容中明显包含着请示事项，即文中第五点请求拨付专款的要求。•实例2：××市商业局企业年度财务分析报告省商业厅：19××年度，我局所属企业在改革开放力度加大，全市经济持续稳步发展的形势下，销售收入实现×××万元，比去年增加30％以上，并在取得较好经济效益的同时，取得了较好的社会效益。（一）主要经济指标完成情况本年度商品销售收入为×××万元，比上年增加×××万元。其中，商品流通企业销售实现×××万元，比上年增加5．5％，商办工业产品销售×××万元，比上年减少10％，其它企业营业收入实现×××万元，比上年增加43％。全年毛利率达到14．82％，比上年提高0．52％。费用水平本年实际为7．7％，比上年升高0．63％。全年实现利润×××万元，比上年增长4．68％。其中，商业企业利润×××万元，比上年增长12．5％，商办工业利润×××万元，比上年下降28．87％。销售利润率本年为4．83％，比上年下降0．05％。其中，商业企业为4．81％，上升0．3％