公文写作规范（PPT51页)

公文写作规范一、公文概念二、公文格式三、行文规则一、公文概念1、公文：党的机关、行政机关、人民团体、企事业单位在实施管理、处理公务时所形成的具有特定效力和规范格式的公务文书。2、文书：是所有文件材料的总称，包括公务文书和私人文书。是人们为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录，3、文件：一般指法定公文。（一）有关概念：公文文书文件“文书”一词，最早见于西汉。“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。“文件”一词，大约在清末才出现。（二）公文种类法定公文：党的机关（14种）、行政机关（13种）事务公文：讲话稿、计划、总结、述职报告等条例公文：条例、规定、制度等专用公文：司法、军事、科技等（三）党的机关公文与国家行政机关公文比较党的机关公文国家行政机关公文处理依据中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法用纸规格16开型或A4型A4型种类14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要二、公文格式1、眉首：由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度组成；2、主体：由标题、主送机关、正文、附件、发文机关组成；3、版记：由主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数组成。版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”或加括号标明文种组成。份号公文印制份数的顺序号，标注于首页左上角。党的机关公文属秘密以上应当标明份号。国家行政机关公文属机密、绝密的应当标明份号。密级公文的秘密等级：绝密、机密、秘密党的机关公文密级标在首页左上角；国家行政机关公文密级标在首页右上角。保密期限绝密：30年机密：20年秘密：10年如果不需要保存到最高年限，则可标明提前解密的具体时间，如：“机密★一年”。眉首（一）紧急程度对公文送达和办理的时间要求。标于密级下方，如没有“秘密等级”标示，则上移至第1行。党的机关公文分为：特急、加急；国家行政公文分为：特急、急件。发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方。序号不能使用虚数；联合行文时使用主办机关发文字号。签发人上报的公文应当在发文字号右侧标注签发人。（二）公文主体1、标题：就是公文名称，一般由发文机关名称、事由、文种三要素组成。◇公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点。错例：《国务院批转财政部关于加强国有企业财务监督的意见的通知》上例中，被批转对象是公文，不是法规性文件，应删去书名号。错例：《XX县工商局、税务局关于发布“XX县农村集贸市场管理暂行办法”的通知》上例中，发布对象“XX县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。◇党委公文，如用红色版头，“三要素”中可以省去发文机关（因文尾有落款）；行政公文因不落款，标题中一般不应省略发文机关名称。◇公文标题分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当。二行排列方式：三行排列方式：2、主送机关：是指公文的受理机关，顶格写在标题之下，字体与正文同。◇请示性公文，只能标一个主送机关。其他机关使用抄送；特殊情况时，应分清主报和并报。如主报省委教工委的文件，又需要省教育厅知道的，文头可写“省委教工委并报省教育厅”，不要写“省委教工委、省教育厅”。3、正文：一般由开头、主体、结尾组成。应当文字简洁，表述准确，条理清楚，直述不曲。◇人名、地名、时间、数字、引文准确。◇引用公文应当先引标题，后引发文字号。◇数字、年份不能回行（阿拉伯数字、年份不能分成两行）。◇结构层次序数，第一层为“一、”，第二层“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。◇转发文件,或印发（上报）规章制度、工作总结、计划等，一般将转发或印发（上报）内容作为正文部分,不作为附件出现。◇一般情况下，公文应使用规范化简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。4、附件：随正文发送的其他材料。标在正文之后、成文时间之前，并注明顺序和名称。◇文件正文中有表格时，为不影响公文阅读，一般将表格抽出来作为附件。◇附件名称不使用书名号，结束也不用任何标点符号。◇附件和正文应视为一个整体，统一编排页码。◇复印件不能直接作为附件。5、发文机关：是公文的法定作者。党委公文要署机关名称，行政公文不署机关名称。6、成文日期：一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。注意：党的机关公文，要在右下方加发文单位署名，使用全称或规范简称。成文日期用阿拉伯数字书写。行政公文不标注发文机关署名，成文日期用汉字书写。7、印章：即在公文成文时间和发文机关上加盖机关印章，是公文制发机关合法性及公文法定效力的凭证。◇一般不标注“此页无正文”当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决◇党的机关公文印章要盖在成文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压成文日期；行政机关公文，要居中下压成文日期。联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，两印章之间不相交或相切。当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。成文时间：最后一排印章之下右空2字。1、主题词：是由反映主旨内容的规范化名词或名词性短语组成。主题此标注在附注下方，每两个主题词间空隔一个字距离，不用标点；行政文件的主题词一般不超5个，党的机关文件最多不超过10个。（三）版记◇主题词标引顺序：先标类别词，后标类属词；标引类属词时，先标反映公文内容的词，后标反映公文形式（文种）的词。以高校常用的主题词表为例，一般划分为三个层次，第一层是对主题词划分区域，如“党政管理”等。第二层是类别词，即对主题词具体分类，如“党政事务”等。第三层是类属词，如“接待、放假、校庆”等。第一层只作区域划分用，不用于公文标引，第二层和第三层为主题词，用于主题词标引。例：《延安大学关于举办建校70周年庆祝活动的通知》主题词：党政事务校庆通知◇一份文件如有两个以上主题内容，先标第1个主题，再标第2个主题。2、抄送机关：是指除主送机关外需了解公文内容的有关机关。按新文件格式，今后只用“抄送”，对上不再用“抄报”，对下不再用“抄发”。3、印发机关和时间：即版记，用于标注公文印发机关名称、印发日期与印发数量等。◇印发日期在下行文中用“印发”；上行文与平行文使用“印”。◇当文件以学校党委、党办名义制发时，印发机关标注“延安大学党委办公室”字样；以学校行政、校办名义制发时，标注“延安大学校长办公室”字样；以党委、行政及两办联名印发时，标注“延安大学党委办公室、校长办公室”。版记排版公文主体版记眉首公文主体三、行文规则（一）行文关系公文按照机关的隶属关系、职权范围来确定，从而构成了不同的行文关系。对本机关下属单位的行文，即自上而下的发文。具有隶属关系的下级机关对上级领导机关的行文。平行机关或不相隶属的机关之间的行文，不分系统、级别、地区。上行文下行文平行文（一）行文关系公文按照机关的隶属关系、职权范围来确定，从而构成了不同的行文关系。党的机关公文国家机关行政公文上行文请示、报告、意见请示、报告、意见平行文函、意见函、意见下行文决议、决定、指示、通知、公报、批复、条例、规定、通报、会议纪要、意见命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、批复、会议纪要、意见（二）学校党委、行政常用文种（一）决定一般用于学校对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，设置机构（组织），变更或撤销不适当的决定事项。例：《中共延安大学委员会关于表彰优秀党务工作者的决定》（二）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。例：《延安大学关于加强机关作风建设的意见》“决定”和“意见”的适用与区别：“决定”、“意见”都属于决策性文件的一种，都用于安排部署重要工作。其区别是：“决定”一般用于重要决策的出台和重大活动的部署，带有较强的政策性和严肃性。另外，“决定”一般是就较长时期的工作进行部署，短时期的工作一般不宜用“决定”。“意见”同样用于安排部署重要工作，但相对而言，所决策的事项没有“决定”那么重大，语气没有“决定”那么严肃，时效可长可短。（三）请示适用于学校向上级机关或各单位向学校请求指示、批准。例：《延安大学关于举办建校70周年庆祝活动的请示》（四）报告适用于学校向上级机关或各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问等。例：《中共延安大学委员会关于开展学习实践科学发展观活动情况的报告》（四）报告适用于学校向上级机关或各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问等。例：《中共延安大学委员会关于开展学习实践科学发展观活动情况的报告》“请示”和“报告”的适用与区别：“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准。“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决:一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。（五）通知适用于学校（或学校授权的职能部门）转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求相关单位办理、周知或执行的事项；学校批转职能部门的公文，发布规章，任免人员等。例：《中共延安大学委员会办公室校长办公室关于举办全校文秘保密档案工作培训班的通知》（六）通报适用于学校表彰先进、批评错误，传达重要精神、沟通重要情况。例：《延安大学关于2009年招生情况的通报》（七）批复适用于学校答复各单位的请示事项。例：《延安大学关于对各单位2008年财务决算的批复》（八）函适用于与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准有关事项。例：《延安大学关于请求延安市卫生局协助做好我校防疫工作的函》（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。