公文知识与写作培训教程

公文知识与写作培训教程总经理（党委）办公室2009年5月第一章公文概述第二章公文的行文关系及规则第三章公文要素第四章命令（令）第五章决定第六章公告第八章通知第七章通告第九章通报第十章议案第十一章报告第十二章请示第十三章批复第十四章意见第十五章函第十六章会议纪要第十七章讲话稿第十八章计划第十九章总结第二十章会议记录第二十一章调查报告第二十二章简报第二十三章述职报告第二十四章启事第二十五章信件类公文第二十六章公文处理目录第一章公文概述第一节公文的涵义与特点一、公文的涵义公文是“公务文书”的简称。从广义上讲，公文是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的具有特定或法定效力和规范体式的文字材料。广义的公文涵盖了全部通用公文和专用公文。二、公文的特点（一）公务性公文的首要特点就是公务性。（二）规范性公文的规范性是指公文具有规范的体例格式，即规范的体裁和格式。公文规范的体裁和格式是其区别于其他文章的显著标志。从狭义上讲，公文是指党政机关处理公务时所使用的公文。第一章公文概述第一节公文的涵义与特点（三）法定性公文的法定性是指公文作者的法定性。公文使用的主体是单位，也就是说，只有依法成立并能以自己的名义行使权力和承担责任的组织或其法定代表人，才能充当公文的作者。（四）程序性公文的程序性是指公文必须履行规范的程序方为合法有效。从公文的撰拟、形成到发布，必须依次经过相应的程序，否则它就不能生效。（五）政治性和政策性公文的政治性是由国家政权的性质、政党以及国家机关的阶级性质及路线方针决定的。公文必须符合党和国家的方针政策，保证其贯彻执行。（六）权威性公文的权威性来自公文制发机关的权威性和合法地位，是制发者依职权制发的。（七）时效性公文的时效性是指公文在特定的时间区限内具有效力和过了特定的时间区限后及被新的公文取代后即失去效力。第一章公文概述第二节公文的作用归纳起来，公文的作用有：1、规范和约束作用；2、领导和指导作用；3、传递和沟通作用；4、宣传和教育作用；5、依据和凭证作用；6、档案和史料作用。第一章公文概述第三节公文的种类《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关公文种类有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。《国家行政机关公文处理办法》规定行政机关公文的种类有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。第二章公文的行文关系及规则第一节公文行文关系一、行文关系：是单位之间在公文往来过程中存在的授受关系，是各单位组织关系或业务关系在公文运行中的体现。（一）上下级关系（含隶属关系）：（二）平级关系（三）非隶属关系二、行文方向行文方向是行文关系的反映，是指公文运转与传送的方向。一般分为上行、下行和平行三种。三、行文方式一定的行文关系，规定和约束了公文的行文方向，同时也规定和约束了不同的行文方式。一般常用的有逐级行文和平级行文。第二章公文的行文关系及规则第二节公文行文规则一、确有必要，注重效用二、按隶属关系行文三、按职权范围行文四、联合行文的机关应是同级机关五、党政分开行文。不提倡联合行文。六、“请示”的相关规定：一文一事，不得夹带其他事项。上级需批复。七、主送与抄送的规定第三章公文要素第一节公文主题一、公文主题的概念公文主题是公文中贯穿的基本观点、主张或意图，是公文内容的核心部分，是公文的“灵魂”和“统帅”，是写好公文的关键。二、公文主题的特点（一）公文主题反映的对象是公务活动（二）公文主题的表达方式比较直接（三）公文主题有直接的社会价值（四）一份公文只有一个主题三、公文主题的作用(一)决定着公文材料的选择(二)左右着公文结构的安排(三)限定着公文语言的色彩(四)控制着公文的表达方式第三章公文要素第一节公文主题四、公文主题的确立(一)党的路线方针政策和国家的法律法规(二)有关文件精神(三)工作实践(四)领导意图五、公文主题的要求(一)主题正确(二)主题集中(三)主题鲜明(四)主题新颖第三章公文要素第一节公文主题六、公文主题的表现方法公文主题的表现方法主要有三种：一是摆事实，二是讲道理，三是直截了当地发指令、提要求、做规定等。七、公文主题与标题的关系(示例)（一）文件标题直接揭示了公文的主题（二）文件的标题揭示了公文主题的一部分内容（三）文件的标题仅提出了主题所要回答的问题（四）文件的标题不涉及文件的主题公文主题在形式上有时用一个主旨句把一份公文的主题准确地概括出来。主旨句的表现方法，大体说来有以下几种：一是题目明旨。二是开宗明旨。三是片言居要。四是一线贯穿。第三章公文要素第二节公文材料一、公文材料的概念公文材料，是指作者用来表现主题的事实和依据，包括事实现象、政策法规、上级文件、上级精神、统计数字等。二、公文材料的种类（一）直接材料和间接材料（二）事实材料和理论材料（三）主要材料、次要材料、典型材料（四）现实材料与历史材料（五）正面材料与反面材料三、公文材料的作用（一）材料是主题形成的依据（二）材料是表现主题的支柱（三）材料是结构文章的砖石（四）材料是写作技巧发挥作用的前提第三章公文要素第二节公文材料四、公文材料的积累（一）直接摄取材料（二）间接摄取材料五、公文材料的选择（一）选择材料紧扣主题（二）选择材料要真实（三）选择材料要典型（四）选择材料要新颖（五）根据文体和篇幅选择材料六、公文材料的使用（一）认真核实材料（二）合理加工材料（三）恰当运用材料第三节公文结构一、公文结构的概念和作用（一）公文结构的概念（二）公文结构的作用二、公文结构的基本内容（一）公文的开头与结尾（二）公文的层次与段落（三）公文的过渡与照应三、公文结构的基本要求公文结构的安排，应当服从于和服务于公文主题表达的需要，要以正确地反映事物的内在规律和外部联系为原则，并充分注意公文法规对不同种类公文的结构安排的具体规定。第三章公文要素第四节公文语言一、公文语言的特点（一）准确性（二）简洁性（三）庄重性（四）规范性二、公文语言的词汇(一)称谓语(二)起首语(三)承启语(四)结尾语第三章公文要素所谓公文用词的特殊性，是指公文有一套较常用的专用词语，这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性。第四节公文语言三、公文用词的特殊性四、公文写作常用词语在长期的公文写作实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用词语。五、公文语言的表达方式（一）叙述（三）说明说明的方法非常多，常用的包括定义说明、举例说明、比较说明、分类说明、数字说明、引证说明、解释说明。议论有三个要素：论点、论据和论证。一般而言，这三个要素都是不可缺少的。叙述是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。（二）议论第三章公文要素第一节命令（令）概述一、命令（令）的含义命令又称令，是国家行政机关及其领导人发布的带有强制性、领导性、指挥性要求的公文。二、命令（令）的特点（一）强制性（二）庄严性（三）权威性（四）载体性（五）专用性对命令的使用，主要是国家的权力机关、行政机关和军事机关。在多数情况下，命令充当着法规性文件公布的载体，实行复体行文。所谓权威性，是说命令(令)是权力威望的体现。所谓庄严性，是说命令(令)使用时，十分审慎，不能随意制发，也不能朝令夕改。所谓强制性，是说命令(令)具有最强的制下性，它一经发布，有关下级机关和人员必须五条件地服从和执行，不能讨价还价。第四章命令（令）第二节命令（令）的格式一、标题（一）由“发文机关+事由+文种”组成，多为行政令、奖惩令所用，如《中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令》。（二）由“发文机关+文种”组成，如《中华人民共和国国务院令》，多为发布令所使用。（三）由“事由+文种”组成，如《中国人民解放军驻澳门特别行政区的命令》。二、发文字号或令号行政令、奖惩令一般列发文字号。发布令只列令号。三、正文命令(令)的正文一般由行令缘由、命令事项、执行要求三部分组成。四、落款落款包括发文机关和发文时间。第四章命令（令）第三节命令（令）的分类一、发布令发布令是依照有关法律规定，发布行政法规和规章时所使用的命令(令)。二、行政令行政令是国家行政机关发布施行重大强制性行政措施时所使用的命令(令)。三、奖惩令奖惩令即嘉奖令和惩戒令，是用于嘉奖或惩戒有关人员(或集体)时所使用的一种命令(令)。四、任免令任免令是行政机关或领导人对下级人员任命或免职使用的一种公文。第四章命令（令）第四节命令（令）写作的基本要求一、结构要完整二、表达须准确三、篇幅宜精短四、适用要规范五、密令要保密第四章命令（令）第五章决定第一节决定概述一、决定的含义决定是党政机关对于某些重要事项或重大行动做出决策和安排，是各级党政机关、社会团体、企事业单位经常使用的、具有规定性和领导性的规范性公文。它用于对重要事件做出决策和安排，或适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。二、决定的特点（一）具有权威性和规定性。（二）具有指导性和全局性。（三）具有稳定性和长远性。第五章决定第二节决定的格式一、标题决定标题一般为公文的常规模式，即“发文机关名称+事由+文种”，有的也可以省略发文机关名称。标题之下，一般标有成文时间。如果是正式会议讨论的决定，在标题的下面要写明在什么会议上通过或批准。二、正文正文一般包括开头、主体和结尾三部分。决定的篇幅随内容而定。三、落款标明发文行政机关名称，成文时间置于落款之后，也有的成文时间列于标题之下。第五章决定第三节决定的分类一、法规政策性决定对某领域或某方面工作做出政策性或规范性决定，使各级行政机关、单位有所遵循。二、重要事项或重大行动的决定对重大事项或重要工作做出部署或变更、撤销下级机关不适当的决定事项。标题一般采用完全性标题，有的须在标题下加括号注明成文日期。三、奖惩性决定对有突出贡献的集体、个人或造成重大事故及有严重违纪行为的人员做出奖励或惩戒的决定。四、任免性决定对机构的增设或撤销，比较重要的人事安排做出的决定。第五章决定第四节决定写作的基本要求一、采用合适的结构形式二、掌握恰当的表达方式三、运用准确的语言词汇四、选用客观真实的材料五、规范文体的适用第六章公告第一节公告概述一、公告的含义公告是向国内外宣布重要事项或法定事项的行政公文。它有广泛的公开性，是普发性公文。二、公告的特点（一）公开性公告是通过新闻媒体(报纸、电台、电视台)公开向国内外宣布的，其目的就是让国内外周知，无需保密。（二）广泛性公告的广泛性是指范围广泛，有必要让全世界所有公众了解的事项，其影响遍及世界范围。第六章公告第一节公告概述（三）庄重性公告宣布的事项分量重大，性质突出，庄严凝重，为全世界所关注，需要郑重知照，其内容和形式都是庄重而严肃的。（四）单一性公告的用法是“一文一事”，不能将几件事放在同一公告中宣布。（五）限定性公告只能由全国人大及其常委会、国务院、中央军委、最高人民检察院、最高人民法院、财政部、外交部等单位制发，基层单位及其领导人不能使用。第六章公告第二节公告的格式一、标题(一)由“发文机关+事由+文种”组成。(二)由“发文机关+文种”组成。(三)由“事由+文种”组成。(四)单独由文种组成。二、正文公告和其他文种的最大不同是没有主送机关。三、落款标明发布公告机关的全称。标题中出现发文机关名称的也可不写落款。第六章公告第三节公告的分类一、要事性公告这是国家行政机关向国内外宣布重大事件、重要事项的公告，内容可以是政治、军事、经济等方面的。二、法定性公告这是用以向国内外宣布法定事项或颁布宪法、法律、法规而使用的公告。三、政策性公告凡国家行政机关向国内外发布方针、政策，均用此类公告。四、任免性公告向国内外宣布人员职务任免事宜，采用此类公告。这类人员多系国家领导人和政府重要官员。第六章公告第四节公告写作的基本要求一、公告使用要规范二、公告用语要简练准确三、公告主题要集中正确四、公告事项要准确具体第七章通告第一节通告概述一、通告的含义通告是行政机关或企事业单位在一定范围内向人民群众或机关团体公布应当遵守或周知的事项时使用的规范性公文。