8有效筹划和召开会议

1有效筹划和召开会议2一个组织要不要开会？会议是一个有组织、有目的、有计划、有针对性主题的沟通过程。公司目前现状？会议效果、质量如何？您的建议？3会议的作用是促使各项必要工作得以有效实施的途径；是集思广益，实现决策民主化、科学化的重要工具；增强凝聚力，培养团队精神；增进了解，发现人才；突出领导功能，展示领导才华。4会议的成本参加会议的人数X每人每小时的平均成本=每小时总成本X会议所需要时间+筹备会议所需要时间、成本+资料费用+餐饮+电费+场地设施租金+。。。=？？？？5会议的收益您参加此次会议获得了什么？其它与会者又获得了什么？组织获得了什么或创造出了什么？会议的预期成果是否令您满意？收益〉成本OR收益〈成本6会议的必要性会议不是万能的，会议肯定不是越多越好，会议的成本。。。其它途径：通告、传阅、电子邮件、布告栏7会议的实质和原则实质：沟通（视会议类型而不同）原则：会而有议议而有决决而有行行而有果8会议的分类出席型会议（单向沟通）参与型会议（双向沟通）信息型动员型问题解决型头脑风暴型9会议的准备目的计划与会者明天上午10：00在会议室开会请安排好你的日程表，并准时参加以下会议：日期：星期四8月8日时间：AM10：00—11：30地点：第一会议室目的：关于质量监控措施的决定附件：会议议程以及关于主题A的报告请在会议之前浏览该报告，并做好在会上讨论的准备10会议的目的明确的目的有助于会议的筹划使会议更加透明，且有助于将会议引导到进行讨论调控的轨道上来；易于评价会议的效果11会议的计划（议程）涉及哪些议题每个议题或每次讨论的分配时间各个议题由谁来提出提前发放会议议程12议程样本时间议题方式提出者成果1：15—2：00市场营销计划讨论2：00—2：15六月份经营成果发言DDWong2：15—2：25休息2：25—3：00广告活动头脑风暴讨论制定新计划3：00—3：10配送措施讨论决定谁做什么事3：10—3：20会议结束签名13会议与会者领导人会议主持人发言人记时员记录员14把握会议进程按时开始遵循议程休息后马上回来保证会议有条不紊的一般程序（问题解决型会议）界定需要解决的问题对该问题进行会诊（鱼刺图）探讨可行性方案确定最终解决方案把握结束时机15鱼刺图（要因分析法）16头脑风暴型会议的程序用10分钟时间收集各种观点及时记录各种观点其他人不许进行批评与判断与会者可以轮流发表自己的观点，也可以自由发言可以在别人的观点的加以补充和发挥此阶段不允许讨论各种观点收集完毕，开始小组讨论并达成一致解决方案。17掌控会场纪律会场中经常出现的不良现象：会前未充分准备，轮到发言前忙于准备而未认真听别人发言；会中接听电话，收发短信，甚至玩游戏；打磕睡；会中有会，三二人私下开小会；未向主持人请示中途离场；走神、开小差；18领导与协调技能观察人们的一举一动保持中立，至少保持客观性塑造公平的参与气氛（驾驭垄断者）重新表述散漫提出的问题和言语抓住要点（节奏、探究、民意测验，记录）协调不同观点19引导会议走向尾声我们涉及了哪些要点？（与会者谈心得体会）我们确定了哪些任务？（明确内容、责任人、截止日期）总的来说我们实现了什么？（回应会议的目的）20会议的评价与改善序列评估内容通常有时很少1会议按时召开1232会议遵循议程1233每个人都遵从会议制度1234每个人都做了会前准备1235每个人都参与了会议1236沟通是得体和有建设性的1237会议遵循既定的问题解决程序1238会议完成了既定的目标1239后续措施按时履行及汇报12310会议的领导和协调是有效的12311会议按时结束123