吴忠权基层党政机关常见公文写作及档案管理3

基层党政机关常见公文写作与档案管理（三）吴忠权黔南民族师范学院管理科学系副主任、副教授机关档案管理的两个依据：机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定-国家档案局8号令.doc归档文件整理规则.pdf档案的概念与特点档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录2.档案是由文件有条件地转化来的（P3）3．档案来源广泛，内容丰富，形式多样档案业务工作的内容(一)档案收集工作(二)档案整理工作(三)档案鉴定工作(四)档案保管工作(五)档案统计工作(六)档案利用工作（七）检索和编研工作档案工作的性质(一)档案工作是一项管理性的工作(二)档案工作是一项服务性的工作(三)档案工作是一项政治性的工作(四)档案工作是一项科学性的工作(五)档案工作是一项文化性的工作档案工作的基本原则（P21）档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则；维护档案的完整和安全，是档案管理的基本要求；便于社会各方面利用，是档案工作的根本目的。(一)国家档案全宗国家档案全宗又称国家全部档案。指归国家所有的、由国家统一管理的、对国家和社会有保存价值的一切档案财富的总和。它包括我国各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种形式的档案。档案工作几个专门术语革命历史档案旧政权档案(二)全宗全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。在我国档案科学和实际工作中，全宗是一个术语，也是一条理论和原则，即：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个机关或人物的历史面貌及发展变化过程，是一个不可分割的有机整体。全宗是档案馆、室对档案进行日常管理的基本单位。(三)立档单位立档单位的定义是与全宗相对应的，用一句话去概括：其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案构不构成全宗，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件有三：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文；第二，是会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。归档文件的收集归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录的收集。收集方法上要注意两点：一是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；二是是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来。归档文件的价值鉴定归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节。这一环节包括两个方面：1、凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。2、对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。归档文件的价值鉴定机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。归档文件的价值鉴定机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。归档文件的价值鉴定永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。归档文件的价值鉴定定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。归档文件的整理与装订一、整理单位：《规则》已明确规定：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。1、每份文件（即自然件），一份文件为一件。2、各种报表、名册、图册等：每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式。一册（本）为一件3、文件正本与定稿为一件时，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，可将正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。4、正文与附件:一般来说，正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。5、正文与与文件处理单（包括处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。6、原件与复制件（包括复印件以及手抄件等）应作为一件。凡是对不利于档案保管的文件（热敏纸传真件、铅笔书写或手工誊写的重要文件），以及使用中破损的文件，要加以复制，与钢笔重抄件一起归档。归档文件的整理与装订7、转发文与被转发文：应作为一件。因为它们是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。8、来文与复文可为一件。从文种上包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。9、会议记录、纪要：每次会议作为一件，如党组会议记录、行政会议记录、纪要等等。10、干部任免通知、行政关系介绍信、干部职工关系介绍信、工资关系转移单、退伍兵安置介绍信、大中专毕业生报到证、党团关系介绍信等，规定每份视为一件。11、干部任免存根、干部调令存根等等具有独立的检索价值的存根，可一册（本）作为一件。12、党员统计年报、干部统计年报、档案统计年报等综合性年报，一册（本）作为一件。13、党员干部花名册、职工花名册等一册（本）作为一件。归档文件的整理与装订二、归档文件装订顺序：《规则》规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件，装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：1、正本在前，定稿在后2、正文在前，附件在后3、原件在前，复制件在后4、转发文在前，被转发文在后5、复文在前，来文在后6、汉文本在前，少数民族文字在后7、中文本在前，外文本在后。8、发文稿纸在前，正文在后；9、文件处理单在前，正文在后；归案文件的分类《规则》中的分类：是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。年度分类法：１）一般以文件形成日期为准；2）对计划、总结、预决算、统计报表统一以文件的签发日期判定所属年度。2009年形成的2008年总结归2009年。3）跨年度形成的会议文件归闭幕年。4）跨年度的案件放在结案年立卷。5）几份文件做为一件时，以排在前面的日期为准。6）有专门年度按一般年度分类，如教学年度。（7）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。（8）跨年度形成文件的处理：请示与批复，放在复文年；规划放在针对的第一年；总结、决算、报表，放在针对的最后一年；会议文件，放在开幕年；两个内容文件，归入主要内容针对的年度。归案文件的分类机构分类法：机关名称就是类名，排序为领导和综合机构排在最前面，业务部门起草的以机关名义发出的应归在业务部门中。（1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后。（2）跨部门形成文件的处理：业务部门起草单位名义发文，归综合部门；联合办理文件，归主办部门；单位名义召开综合性会议文件，归综合部门；参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门；领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业。问题分类法：按职能和中心任务单独设类，“党群类”、“行政类”、“业务类”归案文件的分类保管期限分类法：永久、30年、10年（1）年度—机构（问题）—保管期限分类法（2）保管期限－年度－机构（问题）分类法（3）年度—保管期限分类法（4）保管期限—年度分类法对于内设机构职能较多，形成文件数量大，分工明确的单位，按保管期限—年度—机构（问题）分类法。（见下页）对于内部机构设置简单的基层单位或小机关，形成文件数量不是很多的单位，按保管期限—年度分类法。如下：永久：2005、2006、2007………30年：2005、2006、2007………10年：2005、2006、2007………归案文件的分类一般采取“保管期限—年度—组织机构（问题）”的复式分类法：即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构（问题）分类。采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。永久：2005年办公室、业务一处、业务二处……..2006年办公室、业务一处、业务二处……..2007年办公室、业务一处、业务二处……..30年：2005年办公室、业务一处、业务二处……..2006年办公室、业务一处、业务二处……..2007年办公室、业务一处、业务二处……..10年：2005年办公室、业务一处、业务二处……..2006年办公室、业务一处、业务二处……..2007年办公室、业务一处、业务二处……..归档文件的排列归档文件的排列应在同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）内，按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。（一）同一事由内的归档文件排列：按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期