基层党政机关常见公文写作及档案管理

基层党政机关常见公文写作及档案管理（一）吴忠权黔南民族师范学院管理科学系副主任、副教授党政机关公文处理的法规及国标《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号).doc2012党政机关公文格式(含式样).doc机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局8号令).doc归档文件整理规则.pdf一、《党政机关公文处理工作条例》——七个变化，九个细节2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称办法）。新《条例》自2012年7月1日起施行。变化1：公文处理的概念更加科学原《办法》规定“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”。新《条例》中按照公文办理的工作流程将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个相互关联、衔接有序的工作环节，简洁明了，“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节（《办法》中隶属于发文办理），同时将“整理（立卷）、归档”划归至公文“办理”范畴。变化2：公文的种类更加丰富原《办法》中规定公文种类为13种，新《条例》中规定公文种类为15种，增加了“决议”（适用于会议讨论通过的重大决策事项）和“公报”（适用于公布重要决定或者重大事项），同时将“会议纪要”改为“纪要”。原有13个文种的适用范围与原《办法》的规定基本相同。老《条例》中规定的公文种类为14种，新《条例》中规定公文种类为15种，增加了“命令（令）、公告、通告、议案”，取消了“指示、条例、规定”，将“会议纪要”改为“纪要”。党政机关公文逐步统一。原办法、老条例与新条例三者的比较：2012党政机关公文处理条例文种和格式与原规定的比较.xls三个文件公文种类的对照.doc变化3：公文要素做出了调整新《条例》第三章第九条规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。从格式要素看，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。同时，对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定：涉密文件要标注份号，紧急公文标注“特急”“加急”，联合发文可以单独用主办机关名称，公文标题应标明发文机关，有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。接上：新《条例》与原《办法》在格式要素的变化比较：一是规定涉密公文应当标注份号（原《办法》只要求对绝密、机密公文标注份号）；二是规定紧急公文应当分别标注“持急”“加急”（原《办法》要求标注“特急”“急件”）；三是规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称；四是明确规定公文标题应标发文机关（原《办法》未作强制性要求）；五是规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。公文在版式格式的变化。具体见：《党政机关公文格式》（后面讲）。2012党政机关公文格式(含式样).doc变化4：行文规则上增加了一些具体规定新《条例》减少了“行文规则”一章的条目，但增加了一些具体规定，主要有：（一）上行文“原则上主送一个上级机关”（《办法》只对请示作此规定）；（二）“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权’；（二）“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；（四）“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；（五）“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。变化5：公文拟制更加强调程序规范（一）在“起草”环节强调，“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”；“深入调研究，充分进行论证，广泛听取意见”。（二）“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。（三）在“审核”环节强调，“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初审。”在“签发”环节强调，“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（原《办法》只对上行文作此规定）；“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。”变化6：公文办理环节更加简明（一）在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。（二）“发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。新《条例》将发文办理的“分发”改为“核发”，规定：“公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”变化7：公文管理更加严格安全新《条例》在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。细节1：明确密级及保密期限经过定密程序定为秘密文件的，应当在文件上标注密级及保密期限，规范用语为“绝密”“机密”“秘密”。细节2：明确紧急程度有时审计工作时间紧、任务重，在安排布署工作发文时，要在文件上标明紧急程度，文件上的规范用语应标注“特急”“加急”，电报上的规范用语应标注“特提”“特急”“加急”“平急”。细节3：规范发文标志新《条例》规定：发文标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称”，对于一个部门一个单位应有一个统一规定，是用发文机关全称，还是用规范化简称加“文件”两字，必须统一。有时用发文机关全称，有时用简称加“文件”两字，让人犯疑。细节4：落实签发人新《条例》在文件格式部分对“签发人”有明确的要求：重要公文和上行文应当标注签发人姓名。细节5：规范文件标题文件标题由发文机关名称、事由和文种组成，在工作实务中，有时由于文件标题太长，文件上又有发文标志，往往在标题中忽略了发文机关名称，亟需规范。细节6：规范文件落款在《条例》第三章文件格式部分中，增加了“发文机关署名”的内容（“署发文机关全称或者规范化简称”），在现实中因为要加盖单位公章，或文件头上已有发文标志，往往只署发文日期，没署发文机关，亟需改正。细节7：规范成文日期按照新《条例》中的：“署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。”细节8：删除主题词一栏在公文的要素上，新《条例》中减少了“主题词”的内容，在以后制文时就需删除这一栏内容，同时还规范抄送机关和印发机关及印发日期：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。细节9：严格上行文的报送程序党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。二、党政机关公文格式及排版要求1、党政机关公文的含义及作用党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。（一）公文的构成要素公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（二）公文的排版形式排版形式：指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。1．公文用纸幅面尺寸：采用国际标准A4型纸，210mm×297mm。公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。A4型公文用纸页边及版心尺寸.doc宽：210毫米高：297毫米尺寸：210毫米×297毫米A4型纸张天头：37毫米±1毫米订口：28毫米±1毫米版心尺寸：156毫米×225毫米（不含页码）右白边：26毫米±1毫米下白边：35毫米±1毫米（二）公文的排版形式2．公文书写形式从左至右横排、横写。其标识第一层为“一、”，第二层为（一），第三层为“1.”，第四层为（1）。3．字体字号一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。（二）公文的排版形式4．页码：公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（三）公文各要素及排版形式将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。奇数页排右，偶数页排左。2012党政机关公文格式图示.doc2012年7月1日实施的党政机关公文模板(要素完整).doc1．版头公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。公文版头.doc（1）份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（2）秘级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（3）紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（4）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（5）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（6）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。2.主体公文首页红色分隔线（不含）以下、