实用社区公文写作

社区实用公文写作一、公文和社区公文公文是公务文书的简称，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的具有一定规范体式的文字材料，比如通知、决定、计划、总结等。社区公文是指在社区工作中经常使用的公务文书。从本质上说，社区公文也是公文，同普通公文没有太大不同。只是由于使用的环境和阅读对象同一般公文相比存在着一定的差异，社区公文形成以下一些特点。首先，社区公文具有制作上的规范性和现实中的灵活性相结合的特点。公文具有较为严格的规范性，不论是上报还是下达，都需要遵守一定的规则。社区公文虽然也有一定的规则，但由于大量的社区文书是面对社区内的居民，这就要求社区在制作这类文件时要适应当时特定的工作内容、工作形式和工作场合，即具有一定的灵活性。其次，社区公文具有文种上的规定性和使用上的多样性相结合的特点。从社区工作常用公文的种类上看，其类别并不比一般公务文书为多，但由于在使用上要满足不同的要求，社区公文往往同一种公文变化更多，在名称、内容、格式等方面存在较大差异，表现出文种使用上的多样性和复杂性。第三，社区公文具有表达上的严肃性和阅读对象上的适应性相结合的特点。一般公文在写作上往往需要保持一定的严肃性，要求文体和语言风格得体，不特别强调平易、亲切，更不必客套、寒暄。但当社区公文面对社区居民时，其风格就要作相应的改变，适应社区居民阅读习惯和心理需求，适应当地的文化传统和风俗特点，只有这样才能使社区居民乐于阅读和接受，使社区公文取得良好的传播效果。•二、公文的种类•我们一般把公文分为两大类，即法定公文和普通事务文书。这两类文书的差别在于，法定公文是由有关政策法规规定的，而普通事务文书没有专门的法规加以规定，其使用方法主要依据工作习惯。•（一）法定公文•法定公文是指在有关条例中正式规定的，有着明确的适用范围、规范的体式严格的处理程序的公文。我们经常看到和用到的法定公文有两类，分别是行政公文和党务公文。•行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。具体来说，是指国务院制定的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的公文，共13种。•党务公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。按照《中国共产党机关公文处理条例》的规定，党务公文一共有14种。•（二）行政公文的文种•1.文种•文种是公文种类的简称，我们一般所说的文种指的是行政公文的种类。根据国务院2001年施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文共有13种，它们是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。•由于行政公文是在《国家行政机关公文处理办法》被明确规定的，同其他的普通公文相比，行政公文具有以下一些特点。•首先，具有法定的行政效力。比较而言，计划、总结的行政效力来源于习惯，而不是来源于法定的文件规定。•其次，具有严格的规范体式。《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》等相关文件对行政公文的制作格式和使用方法作出了严格的规定，制发单位必须依照相关规定使用行政公文。•此外，行政公文的适用范围也有明确的规定，我们在使用时必须选用恰当的文种，避免文种的错用。2.行政公文的分类公文有多种分类方法，按照行文方向给行政公文分类，是较为常见的一种分类。这种分类便于我们更好地选择和使用行政公文的文种。•各个行文单位之间的相互工作关系和各自的职权范围决定了它们之间的行文关系。一定的行文关系，又决定了公文必须按照一定的方向运行，即决定了行文方向。行文方向在实质上是由行文关系决定的，是各个单位行文关系的反映。•我们把行政公文按照行文方向的不同进行分类，可分为上行文、下行文、平行文。•上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。•平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。某些文种，如通知，在告知事项时，有时也可临时用作平行文。•下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通知、通知、通报等。•对行政公文从行文方向上分类，其意义在于明确行政公文不同文种的用途和使用方法，在分清发文机关和受文机关工作关系和职责权限的基础上，正确选用适当的文种。•（三）普通事务文书•普通事务文书是指在公务活动中经常使用，但没有相应的法规加以规定的文种，其体式和作用是依据习惯确定的。在社区服务和管理中，普通事务文书也是经常要使用到的。•普通事务文书有如下特点：•1.具有一般性的行政效力•普通事务文书中的文种，如计划、规章等都具有行政效力，但这种行政效力或称权威来源于工作中对相应文种长期的使用，而不是法律法规的规定。•2.具有一定的体式习惯•长期以来，普通事务文书的格式主要依据各地区、各部门的工作传承和习惯来确定，没有统一和明确的规定，制作单位在制作普通事务文书时有更大的自由度。•3．普通事务文书的种类并不确定从总的趋势看，普通事务文书的数量在逐步增加。长期以来一直在使用的有计划、总结、简报等，近些年新增加的有述职报告、汇报提纲、公示等。第二节主旨与材料•一、社区公文的主旨•社区公文的主旨也叫主题，就是通过文章的材料和运用各种表达技巧所表达出的中心思想、基本倾向或写作意图，即作者通过文章所表达出的意见和态度。•主旨在文章中至关重要。首先，主旨在文章中起主导作用。主题的正确决定了社区文书的思想价值和社会价值，是一篇文书成功的重要标志。•其次，主旨是文章的统帅，选择材料、安排结构、确定表达方式都要以主题为依据。在写作思路上，有了主题，就走好了写作的头一步。•二、对主旨的要求•（一）正确•社区公文的主旨要符合党和国家的方针、政策，符合国家的法律、法规，符合上级的意图和统筹安排，还要符合社区的实际情况和居民的意愿，使社区公文在社区活动中发挥有效的、积极的作用。•（二）鲜明•公文制作者必须旗帜鲜明地表达出自己的主张，态度明朗、叙述准确，让读者一目了然。为此，文章的主题必须集中、单一和有针对性。•集中，就是社区公文必须内容精炼、概括、对位准确，绝不能庞杂无序。单一，是说社区公文的主题一般应当保证一篇文章只有一个主旨，多主旨或偏离主旨都会影响读者对文章的阅读和理解以及贯彻和执行。针对性强，就是要求社区么公文有的放矢，不说空话、套话、废话，针对问题提出看法和主张，切实提高公文的实用性。•（三）便于读者理解和把握•使社区文书在更大范围内适应社区居民阅读水平，提高文书的宣传效果，社区文书还应注意读者的阅读习惯，充分利用各种写作技巧，达到突出主题的作用。比如利用标题和小标题点题，利用段落首句片言居要，及时点出段落大意等。•三、材料及其运用•社区文书的材料是指在写作社区文书时，为确立和表现出题而收集和积累的事实和理论。它实际上包括两种，一种是作者为了写作的需要，通过观察、调查、实践或查阅资料等方法、途径获取的材料；另一种是在文章写作过程中，根据表达主题的需要，经过选择写入文章的材料。•材料是形成主题的物质基础。文章作者必须占有大量材料，才能从中选择出恰当、生动的典型事例来表现主题。没有或者材料不足，写起文章就会让人感到捉襟见肘、空洞无味。因此，我们在平时工作中就应该注意观察，充分利用各种样的机会深入实际，扩大阅读面。对收集到的有价值的材料要及时筛选、分类和保存。材料积累多了，在写作时才能得心应手、游刃有余。•四、材料选择的标准•在收集材料时多多益善，在使用材料时则应该有所取舍。选择材料的标准有如下一些．•（一）真实•真实是文章的基石，材料不真实或存在瑕疵就会使文章在读者心中的价值大打折扣，其消极作用是十分明显的。•（二）扣题•写文章的材料必须和文章主题高度统一，观点统帅材料，材料表达观点，两者必须有机地结合。•（三）典型•应当在收集到的众多材料中选择最能表现主题和最有代表性的材料。•在一篇文章中选用什么样的材料，舍弃什么样的材料，某个材料在文章中多用还是少用，都需要我们根据主题和材料本身的特点加以斟酌，作出取舍。第三节社区文书的思路和结构一、社区文书写作的基本思路写作思路实际上指的是文章作者在构思文章和写作过程中体现出的思维的逻辑过程。有的人写文章时思维非常严密，文章的结构安排就会非常合理、有序，表达就会更加顺畅、准确；相反，写文章时思路不清晰、缺乏条理性，文章结构就可能杂乱无章，表达就可能含混不清。所以，文章作者在构思和写作时理顺思路，保持思维的条理性、连贯性是十分重要的。•社区文书写作时有这样一些常见的思路：•（一）叙述性思路•叙述性思路主要运用在布置和安排工作、反映和沟通情况等文种中，其特点叙述性、概括性强，在写作中比较注重分类和归纳。（二）分析性思路•分析性思路主要运用于说明理由、阐述道理和介绍经验等文种中，其特点是叙述性和分析性并重，在写作中比较注重评价、对比以及前后因果关系的阐释。（三）说明性思路•说明性思路主要运用于告知事项、介绍情况等文种中，其特点是表述细致、周全，在写作中比较注重次序和条理性。•当然，在实际写作中，各种文书的工作背景和阅读对象都存在着或多或少的差异，以什么样的思路构思一篇社区公务文书还要看写作时的具体情况和要求。但不管写什么样的文章，清晰的思路和对所写文章性质准确的把握，都是写好社区公文的前提。•二、社区公文的结构•文章的结构是指文章根据主题表达的需要和体裁的要求，按照事先的构思，对选用的材料所作的组织和安排。•结构既反映了文章内容自身的客观规律，同时也反映了作者对文章内容的把握。好的结构既有利于表现作者的思想、态度，也有利于读者阅读和理解文章。•（一）层次和段落•1．段落是文章在写作意义上的基本单位•我们在说话和写文章时，一般都是以一组语句作为表达一个基本意义的单位，这样的一组语句就形成了文章形式上的段落。•划分段落应当注意下面的问题。•(1)要注意段落的独立性。一个段落应当表达一个中心意思，不能把多个中心放在一个段落中。•(2)要注意段落的连贯性。虽然每个段落都应当具有自己独立存在的地位，但段落之间又是相互联系的，独立性只是相对的，不能使段落和段落之间的意思跳跃过大，以至于读者抓不住文章的思想脉络。2．层次是文章中思想相对完整的一个或一组段落。段落和层次是从不同的尺度去划分的。一般来说，层次小于篇章，大于段落。有时一个层次包含几个段落，有时就只包含一个段落。也有些文章是篇段和一的，即一篇文章只有一个段落。•层次清楚意味着文章条理上的清晰和有序。在社区公文中，层次的划分应当遵循客观的线索或依据，可以按照时间划分，可以按照空间划分，也可以按照文章内在的逻辑顺序划分。•一般地说，社区公文结构应当尽量简单、清楚。（二）过渡和照应过渡是指层次和段落之间的衔接和转换。社区公文中常见的过渡有三种：—种是通过词语过渡，比如使用“因为”、“所以”、“可是”等关联词，一种是使用过渡句，还有一种是使用过渡段。•应是指文章前后的承上启下、关照呼应。有了前后照应，才能增加文章的整体感，突出文章各部分之间的内在联系。照应包括文章主体和标题的照应、开头和结尾的照应、文章前后之间的照应。•（三）开头和结尾•公文的开头一般应当直截了当、开门见山，社区公文的写作当然也不例外，即使有些文种开头需要问候对方，比如对社区居民使用的公开信、提示等，也应当在稍作寒暄后直入正题，力争简洁。•公文中常见的开头形式包括导语式、直陈式、援引依据式、引叙来文式等。•公文的结尾也是多种多样，在习惯上有一些文种是使用专门的结束语收束全文的。•第四节社区公文的语言和表达方式•一、社区公文的语言•语言往往是提升写作能力的难点，我们在提高社区公文写作能力的过程中要特别注意提高运用语言的能力。•对公务文书写作能力的要求可以概括为以下几点：•（一）准确清楚•在叙述中用词用句要力争准确，使语言在形式上的表述和我们实际想要表达的意思相一致，同时尽量减少语病和歧义。•（二）简练•社区公文的语言要尽量简明扼要，不写过长的句子，避免语言罗嗦、意思重复。•（三）得体•写作时心里要有阅读对象，面对不同的受文对象要注意使用不同的语体本风格，选用不同的词语和句式，作到既使文章符合规范，又能收到最佳的阅读效果。•（四）平实•