大学里如何轻松解决场地申请、财务报账、公文写作问

社团系统常务讲座主讲人：校社联秘书长麦伟岚第一部分审批文件申请流程及注意事项（一）审批流程（1）社团上交申请表1、凡在校社联注册的学生社团，一切常规及非常规活动申报、横幅张挂、场地申请等必须经过校社联审核，经批复后校社联代为递交校团委审核，通过校社联、校团委审核后方可进行活动、向各主管部门借用物资或场地；院级学生社团可直接通过学院的直属领导机构进行申请，无须经过校社联的审批。2、所有申请必须填写由校社联发放的申请表，否则无效。电子版表格各学生社团可至2012社团系统星空群（群号：209027394）共享下载压缩包“2012年9月起用新表格汇总.rar”，填写后递交到桃李园二楼社联办公室外“待审文件信箱”，等待审批。3、石牌校区社联办公地点为：桃李园二楼社联办公室石牌校区社联的办公时间为：周一至周五：下午16:30—17:30晚间19:30—21:00●常规活动部门例会、内部培训、动员大会、英语角（小天使英语俱乐部）、计算机义务维修（计算机协会）等。以上小型活动申请表必须在工作日内提前三天以上上交。●非常规活动非常规活动主要包括晚会、交流会、比赛、讲座、招新、换届大会等。特殊情况除外。4、各学生社团所开展的活动分为：（1）非常规活动在上交其他申请表（物资借用、课室申请等）时，还需附上以下资料：活动申请表（一式两份）；详细的活动方案（一份）；与校外企业、事业单位达成一致的协议书（如果活动经费来源是商家赞助）。（2）经费来源：①赞助：需上交一份协议书（校社联指导老师审批后方可签名）；②申请：附上经费申请表一份。（3）跨校活动，应予以注明，若是主办单位，有超过三所学校参加活动的，应提前十五天提出申请，经省学联审批后活动方可进行。（4）承办除校社联外的活动，需上交由主办方出具的相关证明或方案。以上所有资料必须在工作日内提前十天以上上交。5、学校允许学生社团免费使用的场地以及相关的负责单位如下：①第一课室大楼南北座课室（教务处登记、一课管理处管理）②东九东十楼下校道、雍园前校道（校团委登记、校党委宣统部和校保卫队管理）③桃李园前空地（校团委登记、校党委宣统部和校保卫队管理）④一课前中心花园（英语角场地）（校团委登记、校保卫队管理）6、学校允许学生社团使用，但视要求加收费用的场地以及相关的负责单位如下：①除新体育馆外所有体育场地（公体楼办公室统一管理）②桃李园顺德厅、中山厅、南海厅、报告厅（勤管中心统一管理）③文化广场、音乐厅（校团委统一管理）7、社团如需向校社联、校团委、勤工助学管理中心以及其他学校机关部门借用物资、宣传栏，需填写物资借用申请表，上交社联审批。8、社团如需向校学生会、其他社团、院系团委、院系学生会以及其他非学校行政部门借用物资、宣传栏，不需经过社联批复，可直接联系该单位负责人申请借用。9、社团如需向学校申请场地用以张挂横幅，须填写横幅张挂申请表，上交社联审核。（2）石牌校区社联审批、校团委审批（书记在石牌：周二周四）1、各社团上交申请表后，校社联将在三个工作日内进行审批。通过审批后，校社联将统一把所有申请材料送交校团委进行审批。2、如因上交材料缺失、活动方案存在缺漏以及其他原因无法通过社联或者校团委审批的申请表格，社联工作人员将致电该社团负责人提出指导意见。3、所有涉及到商业赞助，与校外企业、事业单位有合作协议的社团活动申请，一律由社联审批后再经校团委书记的审核，经书记加意见后才能签订、履行协议。需注意社团不得擅自举办盈利性活动或项目，与赞助方的合作必须在学校允许范围之内。4、校内社团进行跨校性质的活动时，须征得参与校区校社联、校团委的同意方能进行；与外校社团的跨校合作，须征得参与学校校社联、相关领导机构的同意，且须上报省学联社团部审批，批准后方能进行。（3）经批复后社团自行向对应单位提交申请表1、石牌校区社联与校团委只负责对申请表的审核工作，不会代需要借用场地、借用物资的社团直接办理借用手续。2、社团提交申请表后，应三个工作日后到社联办公室领取经社联与校团委批复的表格，领取表格后方可开展活动、向对应学校行政单位或机关部门办理借用场地、物资手续。如该单位或部门不予通过、要求收取费用，对此社联不负任何责任。（二）申请流程图（三）各类申请说明（1）社团活动申请表、经费申请表及社团活动总结表1、社团活动申请表该表格一式两份，标明社团留底或社联存档（社团留底表格经社联审批后将返还社团）。2、社团活动经费申请表（大型活动或参与社联举办的活动）经费申请表应连同活动申请表、活动详细经费、活动方案一起上交。表格一式两份并标明社团留底或社联存档（社团留底表格将返还社团）。3、社团活动总结表（活动后3个工作日之内上交）上交该表，一式两份。一份社联存档，一份社团留底。（2）场地申请类1、课室借用申请经社联、校团委批复后到教务处（行政楼二楼）办理借用手续，确定具体借用的课室号，并领取两张课室借用单，其中一张于申请成功当天交到一课管理中心（南座入口处），领取课室钥匙，另一张自行保留作为依据。注：教务处只有每周的周一、三、五下午办理课室借用事项，所以课室的借用应尽量提前。2、公体楼体育场地申请登陆体育科学学院网站/群体竞技/场馆中心，下载相关表格后，由申请单位填写表格（一式两份）送交公体楼105室审批。注一：公体楼办公电话为85211408。注二：此表格中申请单位领导为校社联指导老师，并需加盖校团委的印章。申请单位为申请社团自身。3、校道及电源借用申请借用校道的程序为：经社联、校团委批复后到校党委宣统部（行政楼一楼）、校保卫队（地科院对面，师范技能培训中心侧门）办理手续，需附带学生证原件、复印件，活动内容复印件，及活动场地申请表。借用电源的程序为：经社联、校团委批复后到宿舍管理中心盖章（学生公寓西六楼下），需附带学生证原件、场地借用表申请表。4、桃李园顺德厅、南海厅、报告厅、中山厅借用借用程序：联系勤管的吴老师，确定租借空档，填写借用表格经校社联、校团委批复后到勤工助学管理中心办理手续，需附带学生证原件、活动内容复印件，及活动场地申请表。注一：勤工助学管理中心负责人吴老师：13725201788注二：顺德厅一律收取不定额费用注三：其他厅室用于学术活动时免费，其他用途一律加收不定额费用5、文化广场、音乐厅申请借用程序：联系校团委文艺部部长确定租借空档，填写借用申请表格经校社联批复后，到校团委办公室办理手续。注：具体租借费用及灯光设备等问题请联系校团委文娱部。（3）物资借用类1、公体楼体育器材申请登陆体育科学学院网站/群体竞技/场馆中心，下载相关表格后，由申请单位填写表格（一式两份）送交公体楼105室审批。2、校社联、校团委物资借用申请提交申请表经社联、校团委批复即可。3、校资产处桌椅借用申请经社联、校团委批复后到校资产处（行政楼5楼）办理借用手续后，联系管理桌椅的刘老师，确定借用数量和时间，至资产处进行登记、搬运桌椅，需附带学生证原件、申请表。注：桌椅管理员刘老师的联系方式为136508069984、物资借用申请填写对应单位规定的物资借用表格，按照对应单位的要求办理借用手续，无须经过社联批复。（4）宣传张贴类1、公体楼运动场地悬挂广告、宣传画申请表登陆体育科学学院网站/群体竞技/场馆中心，下载相关表格后，由申请单位填写表格（一式两份）送交公体楼105室审批。2、校社联宣传栏申请提交申请表经校社联主席团审批安排并签字，申请表一式三份，一份交由社联存档，一份贴在所要粘贴的海报上，一份社团存档。3、一课展板申请提交申请表经社联、校团委批复后到一课管理中心办理借用手续。4、学生会饭堂广播申请（商业稿件和活动稿件，《华南师范大学石牌校区饭堂广播借用事项》）提交申请表经社联、校团委批复后到校学生会办理借用手续。注：学一饭堂（陶园）广播室位于饭堂一楼拐角处；学二饭堂（雍园）广播室位于饭堂二楼服务台内；学三饭堂（沁园）广播室位于饭堂二楼服务台内每申请一个饭堂就需要一份，每时间段广播播放总数不超过3次（含3次），连续播放时间不得超过3天（1次/时间段，2次/天），且不得同时申请两个广播时间段。饭堂广播进行活动宣传时间定为每周一、三、五中午12:00-12:40，下午17:00-17:406、宣传统战部校广播申请表提交申请表经社联、校团委批复后到宣统部（行政楼5楼）办理申请手续后，至校广播台（田家炳楼七楼）进行广播。注：广播时间为周一至周五11:00—12:30，17:00——18:007、横幅、标语张挂申请提交申请表经社联、校团委批复后到宣统部办理申请手续。8、东西区宣传栏东西区宣传栏分属不同学院所有，社团如需宣传栏，须自行先了解宣传栏的所有院系，直接向该院系学生会递交申请，借用宣传栏。东区宣传栏所有者：旅游管理系、教育信息技术学院、生命科学学院、数学科学学院、校团委、校青协、学生工作处、勤工助学管理中心等。西区宣传栏所有者：历史文化学院、外国语文化学院、政治与行政学院、美术学院、研究生院、校社联、校艺术团、勤工助学管理中心等。社联宣传栏申请表一式三份，一份社团存档，一份社联存档，一份张贴在海报下方。（未经申请而张贴在社联宣传栏的海报可将其撕下）第二部分财务管理的相关事宜经费申报及结算子项目负责人在制定工作计划时需列出经费预算表，在提交活动策划书时须详细列出经费预算。经由项目经理和评审委员会审核，根据实际情况给出合理的预拨经费后，方可开展活动。一、所需报账的经费金额各子项目承办单位上报的经费金额需与预拨的经费金额保持一致，不得大于预拨的经费金额。注：若存在特殊情况，请及时与该活动的项目组经理详细说明情况，再经评审委员会审核，并确定超出预拨的经费金额是否予以报账。二、所需上交的报账资料（一）电子版1、《华南师范大学*****子项目经费报账清单》（二）纸质版1、《华南师范大学*****子项目经费报账清单》（一式两份）；2、合法发票（发票的总金额应大于上报的经费金额）。注意事项：（1）请将上述所上交的经费报账清单和合法发票放置于同一个信封内，并于信封封面上标注“*****子项目经费报账＋承办单位+子项目名称”，如“第七届社团节子项目经费报账＋毽球协会+‘毽证潮流’之毽球体验日”；（2）请于信封封底注明承办单位报账联系人的姓名及其联系方式，便于经费报账的工作开展。三、所需上交的报账发票（一）真实有效为确保报账工作的顺利开展，承办单位所上交发票必须具有真实性和有效性。若所上交的发票是不符合标准，则承办单位须于接到通知后两个工作日内补交等额金额的、真实有效发票，逾期将不予报销。注：届时将由校社联秘书处与各子项目的相关负责人进行联系，跟进经费报账工作。（二）报账单位每张发票的单位须统一写“华南师范大学”。（三）开票项目每张发票的开票项目只能填写四类，具体如下：1、办公用品（文具、打印纸、笔等）；2、打印费（复印、打印、装订等）；3、宣传物资（横幅、海报、彩带、卡纸等）；4、饮用水。注：(1)若发票的用途填写“办公用品”或“宣传物资”，则须注明详细用途（即明细）；若发票的用途填写“钢笔”、“卡纸”等属于上述四类的具体项目，则无须注明详细用途。(2)礼品、工作餐费是不予报销，建议最好填写“办公用品”。（四）面额大小每张发票尽量是小面额的发票，单独一张发票的面额不可超过500元。（五）经手证明1、每张发票后面用铅笔写上“经手人”、“证明人”、“用途”和“明细”，具体模板如下：经手人：证明人：用途：明细：（必要时才填写）2、经手人和证明人不能为同一人，而且不能有一个人代签两个人的名字，通常情况下，证明人的职位须比经手人的高一级。（六）开票日期每张发票的开票日期须是该学期。（七）开票单位每张发票的开票单位须是广东（尽量是广州）。（八）项目对应所上交的发票尽量是该项目的真实发票，即经费报账清单的项目与发票的开票项目相对应。五、报账资料的上交时间（一）电子版1、请将文件命名为“承办单位+子项目名称+经费报账清单”，如“毽球协会+‘毽