妙笔生花的公文写作之道之四十八公文写作技巧提升

什么是应用文？应用文是指日常生活和工作中经常使用的，为某种具体的实用目的而写的文体。大到国家，小到单位、个人，要进行正常的活动，都离不开应用文，也就离不开应用写作。应用写作成为一个有教养的现代公民必备的素质之一。应用文分类一般性应用文：书信、启事、会议记录、读书笔记、说明书等。公文性应用文：以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出的文件类应用文。通知、请示、报告、函……事务性应用文：请柬、计划、总结、规章制度、调查报告及鉴定等。公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。公文文种有13种：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（一）公文格式公文格式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸幅面及版面尺寸、公文的书写与排版规格、公文的图文颜色、公文的印刷装订要求、公文的文面结构等。0000001机密★一年特急×××××文件×××[2000]1号关于×××××××通知××××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××。1.公文首页版式28mm±1mm订口37mm±1mm天头217mm225mm156mm210mm297mmA4型公文用纸页边及版心尺寸正文用3号仿宋体字；文中小标题用3号小标宋体字或黑体字；一般每面排22行，每行排28个字。2.公文的排版规格3.公文文面结构眉首（文头）主体（主文）版记（文尾）份号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关名称发文字号签发人标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注附件内容主题词抄送机关印发机关印发日期0000001机密★一年特急×××××文件×××[2000]1号关于×××××××通知××××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××。附件：1.×××××××××2.×××××××××（×××××）主题词：××××××抄送：×××××××××××××××××××××××××××2000年×月××日印发4.发文机关名称——撰写、发布公文的单位名称，应为全称或规范简称。广州市公用事业高级技师学院——广州公用高级技院上海吊车厂——上吊厂湘潭师范学院——相思院哈尔滨佛教学院——哈佛剑南春桥梁建筑学院——剑桥武汉测绘大学——WC5.发文字号——发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加“第”字。发文字号编写不当（1）机关代字混淆机关代字是发文机关全称的简缩语，要选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，并只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。但若简缩不当则易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，其代字不能为“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，而应写为“华东师大”。同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”。“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学”。又如粤职技研〔2009〕43号、穗职教函〔2009〕19号等。（2）年份不全。乱用括号。例如：①金计生(96)第15号②夹民政(2003)16号③夹府发〔2002〕47号例①：年份不全，应写为“1996”，应用六角括号“〔〕”，“第”字多余，应删去；例②、③：年份应置于六角括号“〔〕”内。（3）机关代字、年份、序号次序颠倒。例：①成保〔96〕劳人字第51号②〔2000〕外经贸发展审函字第2691号机关代字的结构形式是“发文机关代字+年份+序号”。例①：机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，正确的应该是“成保劳人〔1996〕51号”；例②：年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函20002691号”。6.标题——公文标题，是公文内容和作用的高度概括。位于红色间隔线下空2行位置上（“信函式”公文标题位于发文字号下空1行），公文标题的字体要稍大于正文，用2号小标宋体字分一行或多行居中排布，以显突出。《******关于*****的**》发文机关事由文种全称或规范简称（动宾词组）（13种之一）（有时可省）（1）公文标题应选准文种，表述准确，不产生歧义。（2）公文标题应做到简明，不拖沓冗长——可从实际出发，省略其中的某些成分；对事由部分的文字表述要反复提炼，力避转弯抹角，罗嗦冗长。《关于申请拨款维修省府机关办公室的请示》？（3）公文标题的排列和标点符号要求第一、在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列。××人民政府关于加强交通安全管理的通告××人民政府关于加强交通安全管理的通告××人民政府关于加强交通安全管理的通知第二、要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通常是“一”字式排列。长标题采用两行或多行的方式排列。如：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××第三、公文标题中除法规、规章名称用书号外，一般不用标点符号。①《国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知》②《中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知》③《XX县工商局、税务局关于发布“XX县农村集贸市场管理暂行办法”的通知》——例①：被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；例②被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号；例③发布对象“XX县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。标题使用错误(1)文种错用文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。文种的选择应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。(2)事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。例如：①《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》（词义重复）②《××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报》（要表扬的事迹未写出，显得空洞）③《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》(应为“请示”，少了介词“关于”。应为《××县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示》)④《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知》（层层转发时，可省掉转发的中间环节，应为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知》）7.主送机关——主送机关，又称抬头或上款，相当于书信中的“收信人”，是指负责处理、执行公文的机关。位于标题之下空１行，左侧顶格用３号仿宋体字标识，一般只写一个主送机关名称。8.正文——正文是公文的核心部分，主送机关下１行第３格写起，每自然段左空二字，回行顶格写起，数字、年份（用阿拉伯数码标识的），均不能回行。是正文的收束。因文种和行文关系不同，其结语也有所区别。有的公文事项说完即结束，没有独立的结尾部分主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文的目的、依据等围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、说明做法、提出要求缘由部分事项部分结尾部分结构层次序数标注要求：•公文写作要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。其结构层次序数，第一层为‘一’，第二层为‘(一)’，第三层为‘1’，第四层为‘(1)’。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。•“第一”、“第二”后面，“首先”、“其次”后面用逗号。•“一”、“二”、“三”后面，用顿号。•“１”、“２”“3”和“Ａ”、“Ｂ”“C”后面用齐线墨点“．”。•序号如加括号，如⑴⑵⑶⑷，后面不加逗号、顿号或齐线墨点。9.成文日期——是指公文生效的法定时间。一律用汉字小写数字，写全称，如“二00二年八月十八日”。书写体例要一致，不能与阿拉伯数字交错使用。注：本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；会议通过的公文，以通过的日期为准；几个机关的联合行文，以最后一个机关的签发日期为准；电报以发出日期为准。10.印章或签署人姓名——公文用印有以下两种情况：一种是单一发文机关的用印情况一种是联合行文机关的用印情况×××××××××。附件：1.×××××××××2.×××××××××（×××××）主题词：××××××抄送：×××××××××××××××××××××××××××2000年×月××日印发×××××××××。附件：1.×××××××××2.×××××××××主题词：××××××抄送：×××××××××××××××××××××××××××2000年×月××日印发二000年一月一日11.主题词不是标题的缩写上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。（1）主题词的定义和作用公文主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词，是指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组，用于为按主题检索公文提供检索标识。（2）主题词的标识方式“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不能用顿号。词表共由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。《国务院公文主题词表》体系结构主题词的标引方法（２）标引顺序是：先标类别词，再标类属词，最后标文种。要标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《广东省人民政府关于加强防火责任制问题的通知》，先标类别词“公安”，再标类属词“防火”、“责任制”，最后标文种“通知”。（１）一份文件的标引，除类别词外最多不超过５个主题词。主题词标在文件的抄送栏上，顶格写。（３）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”，然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。（４）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于进一步深化对外贸易体制改革的决定》，可标“外贸、体制、改革、决定”。如：共产主义青年团湖南省委员会撰拟一份通报，要注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“青年团员”、“少年儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文