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事务性公文格式规范鲁东大学姜德照事务性公文格式规范•授课教师简介•姜德照,男,鲁东大学食品工程学院党总支书记,副教授,公文文献研究中心兼职教授。曾兼中国写作学会会员,中国散文诗学会会员,山东写作学会理事。主持和参与省市级人文社会科学课题10多项。长期从事公文写作工作,为《党政干部培训教材·高等院校文秘教材》丛书副主编、《公文格式规范》(经济科学出版社)主编。并先后发表散文、报告文学、影视评论、小说数百篇和学术论文60多篇。曾出版个人散文集《人在旅途》(中国文联出版社)。引言•美国未来学家托夫勒在他的《预测与前提》一书中说,在工业时代,我们关心的是怎样制造东西。现在,我们关心的是怎样进行管理……知识就是力量的旧观念,现在已经过时了,今天要想取得力量,须要具备关于知识的知识。托夫勒的名言表面上否定知识就是力量,而实际上是把知识推向了一个更高的境界。•在当今世界,掌握了某一方面的科学和技术,并不一定有很大的力量。而只有具备驾驭、控制知识的能力,使知识得到重新组合的能力,使自己掌握的知识得到充分发挥的能力,才能演变成移山倒海、呼风唤雨、改造世界的巨大力量。•马克思在《资本论》中写道:•“事实上,自由王国只是在由必需和外在目的规定要做的劳动终止的地方才开始;因而按照事物的本性来说,它存在于真正物质生产领域的彼岸。”一张新四军68年前的借条•新京报快讯(见习记者程媛媛)昨日,河南省信阳市光山县村民致电新京报新媒体,称家中有一张1946年由新四军开出的借条,借条显示其祖父曾借给新四军3万元。该村民多年向政府要求兑现无果。今日,光山县财政局一负责人回应,相关部门已开始着手处理借条兑现。•借条:属于日常事务文书(条据),专用公文范畴。•上面写着,“今承湘店乡(后更名南向店乡)保庄张炎山先生借给本军现金叁萬元,特给此据为凭。”署名为“新四军第五师野战军政治部军令部江克成”,并盖有江克成红色私章。借款日期是“中华民国三十五年六月四日(1946年6月4日)”。•借条右端印有“争取和平,建立自由民主富强统一的新中国”,左端附注注明所借粮款在今后政府征收田赋时,可凭此据抵消,未抵消完的剩余数额政治部保证偿还。一、公文格式概述•古人云:“无规矩不成方圆。”格式(géshì),新华字典解释:一定的规格式样。规范(guīfàn),名词意义上:即明文规定或约定俗成的标准,如:道德规范、技术规范等。动词意义上:是指按照既定标准、规范的要求进行操作,使某一行为或活动达到或超越规定的标准,如:规范管理、规范操作。形容词:公司的管理很规范,这篇文章行文比较规范等等。规范是指群体所确立的行为标准。它们可以由组织正式规定,也可以是非正式形成。••公文是人们在社会活动中为处理各种事务而形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。•公文都有一定的格式,公文格式是指公文要素的构成及其标识的位置与方法,是公文外形结构的编排规范,包括公文的外形构成和外观式样,这是公文区别于常用应用文的重要标志。••1、公文的外形结构模式:是指公文的层次、段落、语句在文面上的排列组合表现形式。它是公文结构的表层部分,是公文深层逻辑结构的要素变化在篇章文字层面的反映,具有直观性特点。因此也称公文结构外形体式、文面结构等。•公文因为是实用文,为追求简捷高效,其结构逐渐向程式性、模式化方向发展。人们在长期的公文写作实践中,把那些经过实践检验证明是行之有效的写法、结构形式优选出来加以完善并固定下来,就形成了现在这些常用的公文结构模式,其中也包括了公文的外形结构模式。•2、公文的外观式样:是公文的外在表现形式,即公文构成的各个部分在页面上的安排与表现,以及文头的设计、用纸的尺寸、使用的字体字号、留出的字距行距和上边宽度等。•公文的版面安排:也就是公文的各个组成部分在版面上的位置和布局,以及字体、字号的选择布局问题是个十分复杂的问题.需要用心构思和细致安排。总的要求:布局要合理,要以突出正文的内容为核心。•公文的版面安排,关键在一首页因为它是首先映入眼帘的,给人的第一印象如何,关系很大。第一页的关键又在版头〔文头)和标题的安排。包括:版头设计和安排;公文标题的排列;附件标注和标识部分的安排。份号:6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。密级及保密期限:3号黑体字紧急程度:3号黑体字发文机关标志:居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体,红色。发文字号:3号仿宋,在发文机关标志下空二行位置,居中排布。标题:2号小标宋体字,红色分隔线下空二行主送机关:标题下空一行,居左顶格正文:排22行,每行28个字,3号仿宋体。发文机关署名、成文日期和印章:成文日期右空四字编排,用阿拉伯数字将年月日标全;印章用红色。抄送机关:4号仿宋体,左右各空一字编排,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期:4号仿宋字,印发机关左空一格,印发日期右空一格。发文机关标志:由发文机关全称加“命令”或“令”字组成,居中排布,其上边缘至版心上边缘为20mm,推荐使用红色小标宋体字发文机关标志下空二行居中编排令号,令号下空二行编排正文“命令”或“令”的正文,其格式要求同公文的标题和正文正文下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字编排签发人职务,相对于签名章上下居中公文格式规范:公文形成的规矩,是指在长期的公文写作实践中形成的约定俗成的做法或明文规定的规格标准。公文格式规范就是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段。•公文格式规范化是公文的最基本要求,也是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段,还是其法定的权威性和组织的约束力在形式上的表现。•党政公文(以下简称公文)格式是指公文结构的项目与安排,以及书写、字体、用纸的规格与样式等,有极强的程式性和规范性。•2012年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》,自2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行,国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布了《党政机关公文格式》国家标准,于2012年7月1日起执行,首次将党的机关公文和行政机关公文统一纳入管理,并首次统一了格式标准。2013年5月27日,《中国共产党党内法规制定条例》的颁布实施。这对于推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化将发挥重要作用。•《党政机关公文处理工作条例》对公文格式作出明确规定,《党政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—2012)制定了公文格式各要素的编排规则并给出公文的式样,应当严格遵守。•公文格式由版头、主体、版记三个部分构成:•,每个部分包括若干项目•版头6要素:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人;•主体9要素:标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件;•版记3要素:抄送机关、印发机关和印发日期。•在写作实践中,并非所有的公文都完整地体现格式各要素,经常出现简化的情形。二、公文的基本分类•今天主要讲两种分类法:•(一)按基本使用范围来分•1.规范性公文。规范性公文也指狭义的公文,是指党和国家在公文管理法规中作了明确规定的具有法定效力的公文,具有规范的体式和严格的行文规则、处理程序。这类公文一经印发即具有法规和规章的作用,如《条例》中规定的15种公文都隶属此类。•决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。••2、法规与规章性公文•党内法规是党的中央组织以及中央纪律检查委员会、中央各部门和省、自治区、直辖市党委制定的规范党组织的工作、活动和党员行为的党内规章制度。•行政法规主要指国务院、地方人大、民族自治机关和经济特区人大制定的条例、办法、规定等规章性文件。•规章是指有规章制定权的党政机关,依照特定或法定程序制定,并以特定或法定方式对外公布,具有普遍约束力的制度性文件。•3、事务性公文•指各类机关在规范性公文之外处理日常工作不可缺少的公文,但不具有法定格式和法定效力。它一般不用来行使职权,所以很少单独行文,大多只用来作参考、存照或证明用。有的也需要发送,如简报,但不需要办理。•事务性公文的体式也无明文规定,只有惯用的种类和格式及约定俗成的写作方式,具有较大的灵活性。如工作计划、总结、调查报告等,都是按一般文章的常规写法来写作处理。•4、专用公文专用是指由一些具有专门职能的部门在一定的业务范围内使用的公务公文,具有很强的专业性。常见的专用公文有:外交公文、司法公文、经济公文、科技公文、军事公文等。一种特殊的专用公文:结婚证书•中华民国初期结婚证中华民国结婚证书•上面的一段话:“两姓联姻,一堂缔约,良缘永结,匹配同称。看此日桃花灼灼,宜室宜家,卜他年瓜瓞(die,小瓜)绵绵,尔昌尔炽。谨以白头之约,书向鸿笺,好将红叶之盟,载明鸳谱。此证。”中华民国时期结婚证中华民国37年结婚证解放后结婚证1954年时结婚证1956年天津市人民政府颁发的结婚证1962年最后一个皇帝結婚证68年的结婚证,男24岁女21岁,刚到結婚年龄啊,明显早婚69年結婚证喜气洋洋,巨漂亮的71年,结婚也要又红又专73年结婚证,随时必须牢记毛主席语录「文革」时期辽宁省的結婚证书86年的結婚证书2004年1月1日最新版结婚证书VS离婚证书。所谓的紅本本。(二)按行文的方向分•按行文的方向分,可分为上行文、下行文、平行文以及多向行文等四类。•上行文:下级机关、组织、单位向对其具有领导或指导关系的上级机关报送的公文,如请示、报告、汇报性的简报等。行政机关向同级的权力机关报批的议案等也属于上行文。•下行文:上级机关、组织、单位向所属机关、组织、单位以及虽无隶属关系却有指导职能的下级机关、组织、单位下发的公文,如命令、决定、决议、指示、批复及带有指示性质的通知、通报、简报等。•平行文:平行机关、组织、单位或没有隶属关系的机关、组织、单位之间,为协商或通知有关事项而制发的公文,如函等。•多向行文:既可以上报,又可以下发,还可以平级送达的公文,如纪要、意见等。三、古代公文格式沿革•1、结绳、刻契记事与象形文字公文秘鲁印加人结绳贾湖契刻符号刻契记事,指文字创制前在木板上刻划图形、符号记事。《新五代史·四夷附录一》:“汉人教之以隶书之半增损之,作文字数千,以代刻木之约。”•2、甲骨公文•甲骨文是距今三千多年前殷王室后期利用龟甲、兽骨进行占卜的记事文字,目前出土已在十五万片以上,甲骨文中有不少围绕王室活动为中心的官方文书,诸如战争、祭祀、气象、财产分配等,其结构完整,有事由、情况、办法及占卜时间、“起草”的贞人姓名,已具备公文雏形。商《祭祀狩猎涂朱牛骨刻辞》•3、金文公文金文之“金”就是铜的意思,铜器,有铭文,上面有字的铜器;“石”多半指的是石刻,有文字的石刻。西周晚期青铜器毛公鼎西周晚期青铜器毛公鼎文字•4、简册公文简、牍指竹、木片,集一束简犊用麻绳、丝绳或牛皮筋联串起来叫“简编成册”,可以记载较多的信息。孔子读((易经》曾“韦编三绝”,以及近年来发掘的《云梦秦简》等,均说明从春秋至秦汉都曾用简册以记载大量文字信息,在纸张未普遍流行前,简册是公文记述传递的一种主要形式。睡虎地秦墓竹简《效律》部分条文•5、缣帛公文即丝织品公文,春秋战国时已有,秦汉时更大量使用,这时的公文已经是用笔书写,并能舒卷,保存及传递都较方便,逐步取代了简册,据《文献通考》记,东汉末董卓破洛阳,曾放纵部下大肆抢掠宫中嫌帛公文档案,作成帷帐包囊使用,可见其数量之丰。长沙子弹库墓楚帛书•6、石刻公文•已知最早的石鼓文,据郭沫若考是公元前770年,秦襄公送周平王东迁后的纪功石刻,唐人称“文王之鼓”,分刻在十个鼓形石墩上,举世闻名。秦始皇很喜欢到处“立石刻,颂秦德”。朱元璋也把一些制度、规定刻于石上。石刻比较笨重,不利传递,但保存较久,多用于“周知性”公文,后逐步向墓碑方面发展了。••石鼓文(后劲本)(北宋拓)•7、纸质公文•据考古发掘,我国在西汉末已能造纸,新疆及西安添桥均曾发掘出汉纸,但当时还不普遍,及东晋末太尉恒玄下令:“古者无纸故用简,今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