秘书与公文写作(29-31)

二、通知（1）通知是最重要的一个公文文种，也是我们学习的重点。第29课（一）通知的由来及演变（1）“通知”用作公文名称较晚。自秦汉到明清乃至北洋军阀政府统治时期，官府之间有事相告，或者上级机关告知下级机关，所使用的公文均无“通知”这一名称。1942年，民党政府为了消除公文体制上的混乱，在此前经过5次公文调整的基础上，作了新的变动，公布了新的《公文体式条例》。在这次变革中，取消了原来的“咨”和“任命状”，增加了“通知”和“报告”，从此“通知”才被用作公文的文种。（一）通知的由来及演变（2）1949年，华北人民政府发布的《公文处理暂行办法（草案）》，把“通知”正式列为行政公文名称。1951年9月29日，政务院颁布《公文处理暂行办法》，未将“通知”列为独立的文种，把它附在“通报”之后，但在（一）通知的由来及演变（3）实际工作中，“通知”却被广泛运用。1957年开始，“通知”被确定为正式公文文种。现在，它已成为各级党和国家机关、各个组织、团体、企事业单位使用频率最高的文种。（一）通知的由来及演变（4）（二）通知的适用范围（通知的作用）（1）1．批转下级机关的公文。2．转发上级机关和不相隶属机关的公文。3．传达要求下级机关办理或者执行的事项。（二）通知的适用范围（通知的作用）（2）4．传达需要有关单位周知的事项。5．发布本机关、单位制定的规章制度，印发本机关单位的有关文件。6．公布任免事项。（三）通知的特点1．功能（或作用）的多样性。2．运用的广泛性3．一定的指导性4．较强的时效性5．发布形式的灵活性（四）通知的分类（1）1．批转、转发性通知（1）批转性通知（2）转发性通知（四）通知的分类（2）2．部署性通知（1）部署具体工作的通知（2）指示指导性的通知（四）通知的分类（3）3．告知性通知（1）会议通知（2）事项性通知（四）通知的分类（4）4．发布性通知5．任免通知（五）通知的写作（1）1．格式（1）标题一般采用公文标题的常规写法，即：发文机关+主要内容（事由）+文种。也可省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。如确有必要，可在标题中加“紧急”、“重要”、“补充”等词语。此外，还应注意任免通知、批转（或转发、印发）类通知标题的特殊写法。（五）通知的写作（2）（2）主送机关通知大都列写出主送机关，但在报纸等新闻传媒公布的知照性通知，有的可略去此项。（五）通知的写作（3）2．正文通知的正文一般由通知的因由、通知的事项、执行要求或结语三部分构成，但不同类型的通知有不同的写法。（1）批转性通知正文的写法（2）转发性通知正文的写法（五）通知的写作（4）（3）部署工作通知正文的写法（4）指示性（指导性）通知正文的写法（5）会议通知正文的写法。（五）通知的写作（5）（6）告知一般事项的通知正文的写法。（7）发布性通知正文的写法（8）任免通知正文的写法。第30课（六）必须坚决制止滥用“通知”这一文种的现象国务院批转南水北调办等部门关于南水北调东线工程治污规划实施意见的通知江苏省、山东省人民政府，南水北调办、发展改革委、监察部、建设部、水利部、环保总局：国务院同意南水北调办等部门上报的《南水北调东线工程治污规划实施意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行。国务院二○○三年十月二日范例1国务院办公厅关于转发发展改革委卫生部突发公共卫生事件医疗救治体系建设规划的通知范例2（1）发展改革委、卫生部编制的《突发公共卫生事件医疗救治体系建设规划》已经国务院同意，现转发给你们，请抓紧组织实施。范例2（2）各地要高度重视突发公共卫生事件医疗救治体系建设。要按照“中央指导、地方负责、因地制宜、分步实施”的原则，从实际出发，落实项目和资金，严格坚持建设标准和规范，切实抓好规划的实施工作。要充分利用现有卫生资源，并充分发挥非典时期已建成设施的作用，避免重复建设。要认真总结突发公共卫生事件医疗救治工作经验，建立和完善医疗救治体系运行机制，完善管理和运营措施，做到统筹兼顾，“平战结合”，保证正常运营。力争用三年左右的时间，经过中央和地方的共同努力，提高医疗救治机构应对突发疫情的能力，建成有效应对突发公共卫生事件的医疗救治体系。国务院办公厅二○○三年九月二十九日范例2（3）关于进一步加强行政公文规范化工作的通知校机关各部、处、室，各学院、实体系，各直属单位，各附属单位，后勤集团、产业集团：为贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），2002年1月1日学校印发了《中山大学行政公文处理实施细则》（中大办〔2002〕1号），对我校行政公文的种类、范例3（1）格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档和管理等作了具体规定。该《实施细则》的施行，对推动我校行政公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高我校文秘工作的整体水平起到了积极的作用。各单位文秘部门和文秘工作人员，在贯彻《实施细则》的过程中做了大量工作，为文件处理的顺利开展与文件范例3（2）效用的发挥做出了成绩。但是，校内行政公文的处理仍存在不规范的地方，例如：一文多送，一份公文同时报送多位校领导或多个或多个部门；文种使用不当，“请示”、“报告”文种混淆使用，有的在“报告”中夹带请示事项；越级报送，包括学院、部门下属单位未经主管单位签署意见或职能部门会签就直接向学校领导报送范例3（3）公文，或未经校长办公室登记而直接报送校领导等。由于不按规范操作，影响了公文正常运转，甚至费时误事，公文丢失现象也偶有发生。上述现象和问题，妨碍了我校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化的进程。为此，特就进一步加强我校行政公文规范化工作提出如下意见：范例3（4）一、行政公文的呈批与制作，要严格按照《中山大学行政公文处理实施细则》有关行政公文呈批流程和行政公文制作流程（详见中大办〔2002〕1号附图11）的规定执行。范例3（5）二、在执行行政公文呈批流程中应注意以下处理原则：1、如属于有关职能部门职权范围内就可以确定、决定而不需要学校领导审批的事项，拟稿单位应直接将公文送有关职能部门处理；范例3（6）2、需报送学校领导审批的事项，拟稿单位应将公文先送主管或相关职能部门签署意见后再送校长办公室。未经会签的公文，校长办公室文件管理员在收文时将严格把关。范例3（7）3、向学校请示事项的公文一律不得同时报送多个学校领导，应先送校长办公室转送相关领导在同一公文上作批示。未经会签的公文，校长办公室文件管理员在收文时将严格把关。范例3（8）4、不要将“请示”件封在信封中直接呈送学校领导，应先送校长办公室文件管理员登记。文件管理员须在公文的相应位置加盖“中山大学收文”章和“中山大学收文骑缝章”。范例3（9）5、紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度，由拟稿单位负责人在“公文呈批表”上“负责人意见”栏作简要说明。“特急件”一般应至少提前一个工作日，“急件”一般应至少提前两个工作日送达校长办公室。范例3（10）6、学校领导给予明确批复意见的公文，由校长办公室文件管理员及时通知拟稿单位取回办理。如学校领导未予明确批复意见或意见有歧义的公文，校长办公室将视实际情况确定原件是否退回拟稿单位，并将有关办文情况由文件管理员及时通知拟稿单位。范例3（11）7、对需转送其他部门办理的公文，校长办公室文件管理员应及时将文件流向告知拟稿单位，以便拟稿单位追踪办理。范例3（12）三、在执行行政公文制作流程中应注意以下处理原则：范例3（13）1、拟稿单位和相关核稿人对呈报学校领导审签的待发文稿应加强审核，切实保证发文的质量。审核的重点是：内容是否符合国家法律、法规及其他相关规定，是否符合学校的相关制度规定；是否符合行文规则；涉及一个或多个部门职权范围的事项是否已协商、会签；公文格式、语法、文字是否规范，语句是否通畅等。范例3（14）2、拟制紧急公文，应体现紧急的原因，由拟稿单位负责人在“发文稿纸”上“负责人意见”栏作简要说明。“特急件”一般应至少提前两个工作日，“急件”一般应至少提前三个工作日送达校长办公室。范例3（15）3、以学校名义印制公文的版记下应标注拟稿单位责任校对人姓名。范例3（16）四、各学院、附属单位的行政办公室，要加强行政公文处理的职能，不设办公室的单位要落实专人负责行政公文处理工作，校长办公室要加强对行政公文处理工作的指导和检查，密切与各单位的沟通协调，努力提高办文质量和办文效率，更好地为教学科研服务。中山大学（盖章）二○○三年三月十二日范例3（17）国务院办公厅关于整顿统一着装的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：近年来，一些地区、部门和单位违反《国务院办公厅关于整顿统一着装的通知》（国办发〔1986〕29号）的规定，擅自批准着装，既影响了统一着装的严肃性，又导致财政开支越来越大。对此，人民群众意见很大，强烈要求予以纠正。为维护统一着装的严肃性，制止擅自着装行为，经国务院同意，现就有关问题通知如下：范例4（1）一、国家机关工作人员因行政执法需要，要求统一穿着制式服装的，其批准权限在国务院，地方各级人民政府和国务院各部门均无权批准。各地区、各部门要严格执行国务院关于统一着装的有关规定，严禁擅自批准统一着装，并不得以任何形式指使或暗示下属单位统一着装。范例4（2）二、各省、自治区、直辖市人民政府和国务院有关部门对本地区和本部门统一着装问题要认真进行清理整顿。对未经国务院批准擅自着装的，要收回已经发放的制式服装及其标志并予以销毁。要坚决制止着装混乱和穿着仿制“99”式警服现象。凡不纠正的，一经发现要范例4（3）严肃处理，并追究批准机关领导人的责任。各地区、各部门自本通知下发后半年内，将整顿结果报财政部，由财政部汇总报国务院。财政、监察部门要严肃查处擅自着装问题，新闻、宣传部门要加强舆论监督。范例4（4）三、经国务院批准统一着装的单位要严格按照国家有关规定执行，不得擅自改变着装范围、着装标准和自费比例。范例4（5）四、整顿统一着装，对于纠正不正之风，规范执法，树立行政执法部门的良好形象，减轻财政负担，具有重要的意义。各地区、各部门要充分认识这项工作的重要性，切实做好整顿统一着装工作。整顿统一着装，涉及到部分干部职工的切身利益，各地区、各部门要切实做好干部职工的思想政治工作，确保此次清理整顿工作如期完成。国务院办公厅二○○三年十二月二十九日范例4（6）国务院关于贯彻实施《中华人民共和国行政许可法》的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：《中华人民共和国行政许可法》（以下简称行政许可法）已于2003年8月27日经十届全国人大常委会第四次会议通过，将于2004年7范例5（1）月1日起施行。这是我国社会主义民主与法制建设的一件大事。行政许可法的公布施行，对于保护公民、法人和其他组织的合法权益，深化行政审批制度改革，推进行政管理体制改革，从源头上预防和治理腐败，保障和监督行政机关有效实施行政管理，都有重要范例5（2）意义。保证行政许可法全面、正确地实施，并以此促进各级人民政府和政府各部门严格依法行政，是各级行政机关的一项重要职责。地方各级人民政府、国务院各部门对行政许可法的实施要高度重视，切实做好相关工作。为此，特通知如下：范例5（3）一、从实践“三个代表”重要思想、全面推进依法行政的高度充分认识行政许可法的重要意义，认真学习、准确理解、严格执行行政许可法。……范例5（4）二、抓紧做好有关行政许可规定的清理工作。……三、依法清理行政许可的实施机关，加强队伍建设。……四、改革实施行政许可的体制和机制。……范例5（5）五、加强对行政许可的监督工作。……六、为实施行政许可的正常工作提供必要的保障。……七、以贯彻实施行政许可为契机，加强政府法制建设，全面推进依法行政。……范例5（6）各地区、各部门接到本通知后，要结合本地区、本部门的实际情况，认真研究、落实。对行政许可法实施中的有关重要情况和问题，请及时报告国务院。国务院二○○三年九月二十八日范例5（7）关于召开中山大学科技工作会议的通知校机关各部、处、室，各学院、实体系，各直属单位，各附属单位，后勤集团、产业集团：经研究决定，定于11月26—27日召开中