常用公文写作和公文处理基础知识

常用公文写作和公文处理基础知识综合部文秘处2004年6月•一常用公文写作知识•二公文处理基础知识一、常用公文写作知识一公文写作概述二通知三请示、报告、批复四函、会议纪要、通报、意见五签报、传真六公文写作中常见问题例析二、公文处理基础知识一，公文处理流程二，用印知识三，公文中的保密四，档案知识《常用公文写作知识》一、公文写作概述公文的定义公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。公文处理水平关乎着企业的利益关乎着企业的形象关乎着企业的效率公文的特点•鲜明的政治性、政策性，强烈的权威性、约束性•较强的时效性•法定的作者、规定的收发文方式、知悉范围•特定的体例格式公文的主要作用•领导和指导作用•规范和制约作用•宣传和教育作用•沟通和信息作用•依据和凭证作用•示范作用•史料作用公文的分类•按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事业、社会团体…...•按行文关系分：上行文、下行文、平行文•按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；普通•按时限要求分：特提件、特急件、急件、平件•按使用范围分：通用公文、专用公文•按公文文种分•按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安全电子邮件）公文文种•《中国共产党机关公文条例》（中办发［1996］14号）列14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。•《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）列13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。•《中国电信集团公司公文处理办法》（中国电信[2002]3号）列15种。通用公文8种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函；专用公文7种：调度令（调度单）、任免通知、业务通知、会议纪要、签报、合同审批表、法定代表人授权委托申请表。通用公文和专用公文•通用公文指内容比较重要、格式完整、眉首有套红的发文单位标识的公文。电子介质通用公文的版式，应与纸介质通用公文的版式保持一致。•专用公文是指在一定范围内使用、具有特定文件格式和处理程序的文件。集团公司通用公文形式•（一）集团公司文件凡集团公司重大事项，以集团公司文件行文。•（二）集团公司函凡集团公司商洽、告知、询问和答复一般性事项，以集团公司函行文。•（三）集团公司便函凡集团公司商洽、告知、询问和答复一般性业务事项，以集团公司便函行文。•（四）集团公司综合部文件凡可以综合部名义办理的某些集团公司职权范围的事项，综合部职责范围内的事项，以集团公司综合部文件行文。•（五）集团公司部门文件凡可以部门名义办理的集团公司一般性专业事项，部门职责范围内的事项，以集团公司部门文件行文。公文格式•参照国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）•版头部分1、发文机关；2、秘密等级；3、紧急程度；4、发文字号；5、签发人（上行文）。•行文部分1、标题；2、主送机关；3、正文；4、附件；5、印章；6、成文时间；7、附注。•版尾部分1、主题词；2、抄送机关；3、拟稿部门；4、会签部门；5、印发机关和时间。公文写作的基本要求政治方面的要求1、观点必须正确。2、内容必须实事求是。3、政策思想要连贯。技术方面的要求1、结构严谨，层次分明，符合逻辑。2、语句通顺。3、语言准确、鲜明、生动。4、文字简练。5、标点符号使用正确。6、引文、数字、人名、地名、机关单位名称、事物名称准确无误。制作公文标题•公文标题结构：发文单位+关于+事由+文种。•公文标题中间一般不用标点符号（除法规、规章加书名号外）。•批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的文种。如：“关于转发关于×××的通知的通知”•不同的文件不要重复使用同一个公文标题。•回行不要将词组断开（标题式样：直尺、短长、长短、宝塔、倒宝塔、梭子、腰鼓、等距）。《常用公文写作知识》第二讲通知常用文种写作要点通知•使用最多的文种。适用于布发（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。•主送单位准确、清楚，严忌错漏。•导言简洁清晰，高度概括。•主文明确具体，针对性和可行性要强。会议通知（集团公司）关于召开中国电信集团总经理座谈会的通知各省、自治区、直辖市电信公司，集团公司各部门、各直属单位：为了通报交流有关情况，座谈今后一段时期的工作，集团公司决定召开总经理座谈会，现将有关事项通知如下：一、时间：2002年12月1日，会期1天，11月30日报到。二、地点：北京鸿翔大厦。三、参加人员：各省（区、市）电信公司党组书记、总经理，集团公司二级以上经理，集团公司直属单位负责人。四、请参加会议的省级电信公司将与会代表的有关情况（姓名、性别、职务、民族、抵京航班或车次及时间）于11月28日前报集团公司（传真[phone]），同时告知鸿翔大厦（传真[phone]）。联系人：季绪浩（010-66058731）。二OO一年十一月二十六日印发本单位规章制度的通知关于印发中国电信集团公司公文处理办法的通知各省、自治区、直辖市电信公司，集团公司各部门、各直属单位:现将《中国电信集团公司公文处理办法》印发你们，请遵照执行。2000年7月10日集团公司印发的《中国电信集团公司公文处理办法（暂行）》（中国电信办[2000]355号）及2000年11月1日集团公司综合部印发的《中国电信集团公司公文实施细则（试行）》（综合[2000]3号）同时废止。二００二年五月二十日转发文件的通知转发中央企业工委办公厅关于加强外事管理的通知中国电信集团各省、自治区、直辖市电信公司，集团公司各部门、各直属单位:现将《中央企业工委办公厅关于加强外事管理的通知》（中企厅[2002]15号）转发你们，请遵照执行。各单位必须按照通知精神，加强对外事工作的管理，严格遵守外事规章制度，遇有重要事件及时请示报告，对外作到统一政策、统一纪律，不得各行其是。二００二年七月一日布置工作的通知关于做好2002年防汛通信保障工作的通知各省、自治区、直辖市电信公司:为认真贯彻信息产业部《关于做好2002年防汛通信保障工作的通知》（信电函[2002]39号）要求，切实做好2002年汛期通信保障工作，现将有关事宜通知如下：一、各省（区、市）电信公司领导要高度重视防汛工作，做好迎战较大洪涝灾害的准备。抓好干部职工的思想教育工作，切实做好今年的防汛通信保障工作。二、要落实防汛通信保障责任制，建立健全防汛组织机构，明确领导、部门及岗位职责，做到任务明确，责任清楚，各负其责。三、认真做好汛前机线设备的检修及各项准备工作，制定和完善汛情下的应急通信保障预案。四、请各省（区、市）电信公司于2002年6月14日前，将防汛机构和主要责任人的联系电话，24小时防汛值班电话上报集团公司网络运行维护部。传真：[phone]；集团公司防汛值班电话：[phone]。二００二年六月十二日传达周知事项的通知关于启用集团公司内设机构印章和集团公司合同专用章的通知中国电信集团各省、自治区、直辖市电信公司，集团公司各部门、各直属单位:为了适应新的市场竞争格局和中国电信的发展需要，集团公司在重组过程中对总部内设机构进行了调整。调整后的集团公司总部内设：综合部（安全保卫部）、市场部、互联网业务部、互联互通部（运营商业务部）、国际部、网络发展部、计划财务部、审计部、人事部、劳资与培训部、总工程师办公室、企业信息化部、企业发展部（法律部）、监察局（与集团公司党组纪检组合署办公）、集团工会（与集团公司直属党委合署办公）、党群工作部（与集团公司直属党委合署办公）、业务支撑中心、大客户事业部、网络运行维护部（网络管理中心、特殊通信局），共18个机构。自2002年5月20日起，正式启用集团公司总部内设各机构印章和集团公司合同专用章，集团公司原内设各机构印章和原集团公司合同专用章同时停止使用。二OO二年五月二十日任免通知关于周德强等5人任职的通知（国人字[2002]32号）中国电信集团公司:国务院2002年4月4日决定，任命周德强为中国电信集团公司总经理，常小兵、吴安迪（女）、张继平、黄文林（女）为中国电信集团公司副总经理。中华人民共和国国务院二OO二年四月四日《常用公文写作知识》第三讲请示批复常用文种写作要点请示•使用范围较广，频率较高。适用于向上级单位请求指示、批准。•一事一文。•主送单位一般只写一个。•导言开门见山提出请示缘由，要充分有力。•主文中心内容突出，事项集中，条理清楚。•正常情况下，应事前请示，不越级请示。•如提出2个以上方案，应有倾向性意见。•在附注处注明联系人的姓名和电话。请示的内容结构•开头部分写请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简明。•主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要。•结尾部分写希望要求，要注意规范。可否（妥否、当否），请批示；是否可行，请批示；以上请示，望予审批等。召开会议的请示（签报）关于召开电信网间互联费研讨会的请示集团公司领导：为进一步了解国际上各国互联互通的情况，充分分析中国电信在国内互联互通中的现状，并为中国电信以后的互联互通工作提供有价值的建议和指导，我部拟于2002年2月6--8日在北京鸿翔大厦召开“竞争环境下电信网间互联费研讨会”。会议的主要内容包括“国际电信网互联综述”、“典型国家电信网间互联案例分析”及“中国电信网间互联的分析与建议”等。届时，将邀请专职互联互通问题研究的人员和部分省级电信公司有互联互通工作经验的人员参加。会议经费预算：餐费：100元*20人*3天6000元住宿费：126元*20人*3天7560元会议室：2400元*2场4800元合计：18360元（壹万捌仟叁佰陆拾元）妥否，请指示。互联互通部二OO二年一月二十八日工程建设事项的请示（签报）关于启动宁汉沪宁杭光缆线路工程的请示张继平副总经理：宁汉、沪宁杭光缆线路工程的可行性研究报告已于2001年3月批复，中讯邮电咨询设计院和浙江省邮电规划设计院已分别完成初步设计。由于当时处在南北拆分阶段，故而未进行初步设计的会审及相关后续工作。目前南北拆分工作已基本完成，根据沿途业务发展的需要，特别是长江航运局急需租用光纤，因此我部建议启动该工程，抓紧时间进行初步设计会审及相关后许工作。以上妥否，请批示。网络发展部二OO二年七月三日审批经费的请示（签报）关于追加国家统计局承担课题经费的请示吴安迪副总经理、张继平副总经理：我部委托国家统计局承担的“城市居民电信消费行为调查”课题已顺利结束，并于1月16日通过评审专家组评审。评审组一致认为，该课题取得的调查数据真实有效，为正确认识和把握电信市场消费状况提供了重要参考依据。研究报告质量较高，提出的有关资费和市场营销的政策、策略，具有一定的指导性和操作性。本课题在立项时确定的调查对象为分布于3个省份的1050个样本户，并商定了12万元的课题经费。后来，为了使调查样本更具代表性，调查结果更加真实地反映实际情况，决定将样本数量翻番，达到6个省份的2100户，经费相应增加到24万元。经协商，追加的12万元经费于结题后一并付清。考虑到时间和程序问题，出于双方的互相信任，技术服务合同没有重新签订。此事同时征得了新技术发展部相关同志的同意。除已经支付的6万元前期费用外，现需支付国家统计局课题组6万元合同余额和12万元的追加经费，共计18万元（壹拾捌万元）。妥否，请指示。市场经营部二OO二年一月十七日电信业务的请示关于主被叫分摊付费智能网业务接入码的请示信息产业部:主被叫分摊付费智能网业务，为用户提供一个全国范围内的单一号码，并把对该号码的呼叫按用户事先约定的规则接至不同目的地，话费由主被叫分摊付费。该业务原则上可在全国范围内为集团客户搭建统一的客户服务平台，帮助其完善客户关系管理系统，促进企业信息化进程。随着社会经济的快速发展和企业信息化进程的加快，该业务有着广泛的社会需求，特别是