第一讲公文写作及计算机应用

办公室业务培训班开学典礼第一讲公文写作(一)公文的依据公文的种类公文的形式公文的格式计算机办公实用技巧3公文的依据实质性依据形式性依据4实质性依据国家法律法规企业规章制度会议精神上级要求领导指示管理需要5形式依据-----办理公文的有关文件一览文件名称文号发布日期公文主题词表办发[1997]7号1997-5-4公文格式办发[2001]14号2001-6-28《公文处理办法》实施细则隧办[2001]11号2001-7-2文件编字及部门简称办发[2001]20号2001-8-23传真格式办发[2001]22号2001-9-46文件名称文号发布日期关于规范办理集团公司文件有关问题的通知办发[2001]32号2001-12-4关于规范公文办理有关事项的通知办发[2003]13号2003-3-14关于明确公文办理职责有关问题的通知隧办函[2003]95号2003-4-167公文的种类一、命令（令）二、决定三、意见四、函五、报告六、请示七、批复八、通报九、通知十、会议纪要8行文方向划分上行文请示报告平行文函下行文命令决定意见批复通报通知会议纪要9一、命令（令）发布重要行政法规和规章；例文1例文2宣布施行重大强制性行政措施；例文嘉奖有关单位和人员。例文10二、决定对重要事项或者重大行动做出安排；例文奖惩有关单位和人员；例文变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。例文11三、意见对重要问题提出见解和处理办法（行政系统不适用该文种）。例文12四、函不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。13五、报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议；答复上级单位的询问。14六、请示向上级单位请求指示、批准。15七、批复答复下级单位的请示事项。16八、通报表彰先进；例文1例文2批评错误；例文1例文2传达重要精神或情况。例文1例文2例文317九、通知批转下级单位公文，转发上级和不相隶属单位公文；例文1例文2例文3例文4发布规章；例文1例文2例文3传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免和聘用干部。例文18常用通知类别事项通知例文1例文2例文3会议通知例文1例文2例文3放假通知例文1例文2例文3规范性通知例文1例文2例文319规章制度的制定程序种类拟订审议签发基本规章责任部门董事会董事长重要规章责任部门总经理办公会总经理一般规章责任部门会签分管领导20拟定规章制度的注意事项名称：章程办法规定细则制度条例例文1例文2例文3例文4例文5例文6结构：章——节——条——款——项布局：总则——目的、指导思想、依据、适用范围正文——分章节、分条阐述附则——生效日期、解释部门、废止文件用语：以上、以下，已满、未满，超过，不超过如0～100分如何划段表述:条的表述不能与章、节表述混同21十、会议纪要记载、传达会议情况和议定事项。22常用会议纪要类别总经理办公会纪要例文1例文2例文3现场办公会纪要例文1例文2例文3专题会议纪要例文1例文2例文3座谈会纪要例文23常用公文形式集团公司行政系统集团理事会系统形式类别文号举例形式类别文号举例公司文件隧办〔2003〕13号隧经合〔2003〕53号集团理事会文件隧理事安质〔2003〕1号隧理事财会〔2003〕2号公司函文隧办函〔2003〕7号隧经合函〔2003〕168号各专业委员会文件隧安质委〔2003〕3号隧财会协〔2003〕4号部门文件办发〔2003〕1号经合发〔2003〕53号公司传真隧设物传〔2003〕3号隧安质传〔2003〕8号24公文格式学习办发［2001］14号文公文写作中常见问题日期：99年用语：载止与载至的区别26秘书一科主要工作流程图校对符号及其用法28计算机办公有关问题与技巧安全问题1、合理安排文档位置(我的文档---属性----d:)2、加强防毒、查毒(勤升级)3、备份重要文件(软盘、光盘、其他计算机)4、重装系统时需备份的文件夹(我的文档、收藏夹、地址簿、sendto等)保密问题1、word文档的保密问题(打开密码、修改密码)2、其他文档保密问题(改后缀)3、加密、解密软件(如加密精灵)29Word的有关技巧1、转换问题①不同文件的转换(文件---纯文本---文件)②表格文字转换(名单、议题等)2、大小问题①字体缩放(ctrl+[，ctrl+])②窗口缩放(ctrl+滚轮)③打印缩放(缩放选项)3、拼接问题①插入文件②粘帖、剪贴板、选择性粘帖(网页、表格、格式不同文本)③拖动(信息反映)304、定位技巧(Alt键，文字缩进、文本框、表格线)5、超级链接(电话簿)6、窗口设置问题(字体、表格按钮等)7、符号的应用(符号、软键盘)8、快捷键：F2、F3、win+d、ctrl+z(f\h)(消除众多空格)9、表格的处理(版式、边框底纹、数据位置)10、行间距、字间距、孤行控制、页眉页脚应用实例①双面文件的打印②纵横版式同处一个文档③名卡打印31推荐四个工具软件1、foxmail2、飓风搜索通3、中文ghost4、gosurf浏览器推荐两个网站1、学校办公室2、洪恩在线32谢谢大家!33商务交往中座次排列的三个基本原则内外有别中外有别遵守成规进入有人驾驶的电梯时陪同接待人员要后进后出进入有人驾驶的电梯时陪同接待人员要先进后出35行路的原则中央高于两侧内侧高于外侧前排高于后排36商务交往中会客的三种主要座次自由式相对式并列式37座次排列的基本规则一是面门为上二是以右为上三是居中为上四是离远为上五是前排为上38职场着装六不准过分杂乱过分鲜艳过分暴露过分透视过分短小过分紧身