办公室行政管理

1主讲：郑健教授2总目录一、行政管理者的核心职能二、行政管理者的素质要求三、目标管理与工作的计划性四、时间管理与工作统筹技巧五、沟通管理与人际关系协调六、高绩效团队的精神激励31、管理企业管理规则的建立和执行企业资源管理——供给、保管、维护、更新企业文化塑造——办公室行为系统建设舆论导向——团队建设、企业形象企业内部管理制度一、行政管理者的核心职能42、协调与控制物力协调——资源调配与控制人力协调——部门协作与危机处理成本控制——经济学的基本原理一、行政管理者的核心职能毛利润总收入总成本=53、服务为“企业的前线”倾斜服务——市场导向企业内部的服务——管理就是服务4、公共关系处理政府事务——中国传统文化与人际特色一、行政管理者的核心职能61、行政管理者职业化的素质特征复合性——知识经济时代的必然——一专多能：“德、才、学、识、质、体”层次性——不同层次人员综合性能力不同（高层、中层和基层）动态性——在学习化生存的今天，能力是个变量二、行政管理者的素质要求72、新时期行政管理者素质模型能技能专业技能、情商、经营人生智智商知识、文化、思考力、决策品道德仁、善、正直、职业道德性气质性格特征、承压、逆境商心灵商事业心、积极心态、热情二、行政管理者的素质要求82、新时期行政管理者素质模型心灵商事业心、积极心态、热情万事皆由心——心能：心灵智力没有理由的理由——生命意志的表现——事业心强的人把事业当爱人创造力永不枯竭的源泉执行力持久不倦的燃料二、行政管理者的素质要求92、新时期行政管理者素质模型性气质性格特征、承压、逆境商性格天成，与生俱来——江山易改，本性难移性格没有好坏之分四种应用型性格的划分心为性之先——天将降大任于斯人也…——意志力修炼二、行政管理者的素质要求102、新时期行政管理者素质模型品道德仁、善、正直、职业道德人生之初，品性如何？隐恶扬善——社会的进步与发展现代人的品德修养——仁爱之心——忠诚敬业——职业道德二、行政管理者的素质要求112、新时期行政管理者素质模型智智商知识、文化、思考力、决策智慧的头脑——基础智力(IQ)——敏锐的目光(观察力)——逻辑思维能力——敏捷的反应力潜能挖掘——勤能补拙——巧干是智慧的体现二、行政管理者的素质要求122、新时期行政管理者素质模型能技能专业技能、情商、经营人生知识素质——知识结构、范围、层次、专业知识表达：交际沟通能力——文字、口语技术素质——某一领域的专业技术操作能力——动脑和动手的执行能力领导能力——战略、决策、计划、组织、领导、控制二、行政管理者的素质要求133、素质模型中潜能与显能？？？表现出来的人的语言和思想表现出来的人的行为和成果？？二、行政管理者的素质要求14技术能力人事能力判断能力备注高层领导中层干部代表含义：很重要较重要次重要不重要基层管理者一线操作者4、各层次人员必要技能分析提问：从上表中你看出什么样的规律来？二、行政管理者的素质要求15行政人员素养能力构成行政文秘技术修养相关行业知识修养行政人员素质思想素质心理素质文化素质身体素质修养理论修养知识修养其他社会常识修养品质修养性格修养艺术修养文秘技术能力逻辑思维能力执行能力能力口头表达能力交际能力OAINTERNET办事办会公文写作文档管理口头文字学习能力二、行政管理者的素质要求161、目标管理的内涵目标管理概念——目标管理是使所有人员的努力都集中到目标上来，用最适当的方法、最短的时间、最少的费用，取得最佳成果的一种管理方法。目标管理功能——可提高企业计划——管理控制与协调——人力运用——决定公平待遇三、目标管理与工作的计划性172、目标管理的五要素内容评价什么目标？是如何实现的？完成的怎么样？什么时间完成？达到什么程度？ACDEB三、目标管理与工作的计划性183、目标的设定与分解设定大目标——什么是大目标？——与文化理念、发展战略、长期愿景是怎样的关系？大目标分解为多级目标——通常的三种方法A、自上而下法B、自下而上法C、自然形成法三、目标管理与工作的计划性193、目标的设定与分解大目标分解的最有效方法——最高层目标公司总目标制订小组总经理采购副总经理销售副总经理生产副总经理财务副总经理人事副总经理三、目标管理与工作的计划性203、目标的设定与分解大目标分解的最有效方法——下一级目标总经理生产副总经理财务副总经理销售副总经理地区销售经理地区销售经理地区销售经理三、目标管理与工作的计划性213、目标的设定与分解大目标分解的最有效方法——连锁目标——最低一级目标甲组总经理财务副总经理生产副总经理地区销售经理地区销售经理丁组事业部销售经理地区销售经理丙组地区销售经理乙组销售副总经理事业部销售经理事业部销售经理地区销售经理地区销售经理三、目标管理与工作的计划性223、目标的设定与分解大目标分解的结果公司总目标高层管理人员目标中层管理人员目标第一线基层工作人员目标三、目标管理与工作的计划性23课程导入：时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转太阳地球地球公转轨道月球四、时间管理与工作统筹技巧241、时间的基本特性时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性54321四、时间管理与工作统筹技巧252、什么是时间管理■概念——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。■结论——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。四、时间管理与工作统筹技巧263、应该记住的20条实用方法■准备之一：长期准备（4）——购买工具书/增加知识储备/提高能力——训练你的快速阅读能力——把常用的文件/文具放好——养成存放思想档案和作记录的习惯——凡事预则立，不预则废。四、时间管理与工作统筹技巧273、应该记住的20条实用方法■准备之二：临时准备（5）——明天的工作前晚进行优先级排序——将相关的工作列在一起——把工作计划放到随时可见的地方——每天早晨比规定时间起早十分钟——做好正式工作前的准备工作四、时间管理与工作统筹技巧283、应该记住的20条实用方法■要培养的好习惯（7）——利用各种装备如电话/信件等节省时间——把最困难的事放在效率最高的时候——利用零碎时间处理例行性事务——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料——报刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顾与总结四、时间管理与工作统筹技巧293、应该记住的20条实用方法■与外部产生联系时的应变能力（4）——站着接待一向健谈的来访者——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者——管理电话：A、主动拨号B、被动接听——如遇琐事缠身能快速摆脱四、时间管理与工作统筹技巧30４、工作优先级综合分析——分清工作的轻重缓急重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫四、时间管理与工作统筹技巧311、组织协调与沟通沟通的定义——沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。组织与沟通——组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成员中的传送者和接收者之间交换的过程。五、沟通管理与人际关系协调321、组织协调与沟通沟通模型理解传送者接收者反馈感知编码传递思考译码五、沟通管理与人际关系协调332、人际交往中的语言沟通沟通漏斗想表达的100%表达出来的80%理解的40%听到的60%记住的20%执行？%传递信息的你接收信息的人五、沟通管理与人际关系协调343、语言沟通的四大原则准确性原则完整性原则及时性原则策略性原则沟通原则五、沟通管理与人际关系协调354、肢体语言的表达特征身体的非语言信息——微笑——开放的姿态——接触——眼神沟通——点头身体语言的沟通——理解别人的身体语言——恰当使用自己的身体语言五、沟通管理与人际关系协调365、企业内平级关系的协调人际关系协调的五大原则自制原则信任原则真诚原则宽容原则协调关系五大原则尊重原则五、沟通管理与人际关系协调371、当前企业两大流行语以人为本学习型组织尊重人提高人发展人锻炼人六、高绩效团队的精神激励382、以人为本的特定内涵与时代意义企业的物质层面与精神层面？环境？环境特征？作用？特征？作用？文化环境工作环境六、高绩效团队的精神激励392、以人为本的特定内涵与时代意义员工心态与企业的关系企业的魂员工的心？心去则？心聚则？魂在魂散六、高绩效团队的精神激励402、以人为本的特定内涵与时代意义怎样才能真正做到以人为本？？信任欣赏包容激励挑战关怀爱心六、高绩效团队的精神激励412、以人为本的特定内涵与时代意义形成怎样的效果？利益共同体事业情感工作环境人文环境+物质基础？文化氛围问题思考：物质基础对员工激励的局限性六、高绩效团队的精神激励423、创造力蕴藏在员工心灵之中心灵智力：灵商发现（SQ：SpiritualQuotient）——人类创造万物的原动力第三只眼睛第一只眼睛第二只眼睛智商（IQ）情商（EQ）？灵商（SQ）六、高绩效团队的精神激励434、人力资源的精神资本什么是精神资本它是人们在认识、顺应、运用自然，创造价值和财富过程中主观世界的能力，或者说是精神的力量。马克思说：人的价值蕴藏在才能里。六、高绩效团队的精神激励444、人力资源的精神资本精神资本——苏东坡的诗给人的启发——物质资本与精神资本的关系水上：看得见的客观力量物质资本水下：看不见的主观力量精神资本六、高绩效团队的精神激励454、人力资源的精神资本精神资本——心灵智力——强烈的成功信念：无穷的精神力量举例：——唐僧取经九九八十一难——香港一洲集团的庄永竞——金利来集团的曾宪梓六、高绩效团队的精神激励465、寻找打开心灵之门的金钥匙怎样调动员工的热情？——从了解需求开始马斯洛需求层次理论？？？？？？？？？？？？？？？基本物质生活安全保障情感需求社会地位自我实现六、高绩效团队的精神激励475、寻找打开心灵之门的金钥匙成功与员工的意志力——意志：是人们自觉地调节行动去克服困难以实现预定目的的心理活动过程。——良好意志的四个特征：言行的自律性坚定的目的性决策的果断性行为的坚持性良好意志六、高绩效团队的精神激励485、寻找打开心灵之门的金钥匙成功与员工的情感——情感（情绪）：人们对客观事物态度的反映。——情感具有两极性：肯定与否定，积极与消极——情绪的三种情况A、心境：较长时间的微弱情绪的状态B、激情：强烈的、短暂的，甚至是爆发式情绪C、应激：出乎意料的紧急情况下所引起的情绪状态六、高绩效团队的精神激励495、寻找打开心灵之门的金钥匙员工激励——激励：就是激发、鼓励、维持动机、调动人的积极性、主动性和创造性，使人有一股内在的动力朝着所期望的目标奋勇前进的心理过程。六、高绩效团队的精神激励505、寻找打开心灵之门的金钥匙激励员工常用的方法——对知识型员工的激励——对领导层人员的激励——对集体人员的激励——对先进者的激励——对后进者的激励——激励中间层的方法——激励青年人的方法——自我激励的方法六、高绩效团队的精神激励515、寻找打开心灵之门的金钥匙激发下属的献身精神——研究企业经营过程——品牌同质化以后，竞争主要在软S上进行——企业价值的最核心力量存在于员工的心灵之中,企业家要找到打开员工心灵之门的金钥匙——做好三件事：A、关爱尊重员工，不断了解其需求并满足它B、信任激励员工，并给予工作压力的挑战C、合理分权，充分授权，有效控权六、高绩效团队的精神激励526、对理性的科学管理的挑战领导服人的三种方式力服才服德服何为上？何为中？何为下？评价何时用？何时用？何时用？六、高绩效团队的精神激励536、对理性的科学管理的挑战人性管理的价值意蕴——扬弃以人为手段的传统管理理论——确立以人为中心的合理定位A、尊重人性，讲究企业良心B、员工第一，善待员工C、以人为本，