【培训课件】会议沟通

会议沟通•为什么会议如此重要?•为什么会议会失败?•如何在会前作充分的准备?•如何计划会议•影响会议成效的因素有哪些？•什么是有效会议沟通的策略？经常困惑人们的会议沟通问题群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。会议的定义交流信息通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。给与指导企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。解决问题会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。作出决策会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。会议的目的•谈判目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。•通知目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。•解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。•决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。•交流目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。会议的种类会议的组织•会前准备•会议过程控制•会后工作会前准备•明确会议的必要性•确定会议的目标•准备会议文件•确定会议主持人•确定与会人员•预定会议场所会议过程控制•宣布会议的主题和目的•根据会议议程顺序提出议题•给予每个人阐述观点的机会•控制讨论进程•遵守预定时间•讨论结束后概括观点•确定下次会议议题和时间。会后工作•会议记录应该准确无误•下发会议记录或会议简报•决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准•表明下次会议的日期和时间•对执行工作进行监督和检查不开会的原则•如果已经有每周的例会•如果会议的成本过高•如果还有比开会更好的方法•如果没什么特别重要的事•如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人•如果必须把信息同是传达给很多人•如果需要当众表扬或批评一些人•如果要让多些人参与决策的问题•如果需要听取部门汇报工作•如果要给小组委派任务开会的原则会议文件•会议议程•会议记录会议议程的设计原则•表明议题•确定主次•注重实效•适时调整•提供背景资料会议议程的设计步骤•突出问题•提出新议题•选择重要议题•分清主次顺序•确定时间•表明顺序•结束议程会议记录•会议名称•地点、日期•起止时间•主办者•出席人员•缺席人员•会议主席致开幕词并宣布会议议程•会议过程•会议决议•下次会议的时间及地点会议记录必须注意•充分了解会议主题、目的及议程•可以采用多种记录方式•紧跟会议进程•及时确认要点•避免主观意识•会后及时打印并校对会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型课堂式V型会议中的角色•会议主持人•会议秘书•其他与会者主持人的素质思维清晰敏锐善于言词表达良好的沟通能力积极倾听的能力较强应变能力很好的分析能力公正公开幽默主持人的主要职责•做好会前的准备•宣布会议准时开始•提出会议的议题•控制会议进程•总结会议•追踪会议的结果会议秘书的职责准确记录会议要点发放会议纪要确认执行人、完成时间以及所需资源在主持人右手落座其他与会者•明确会议目的•了解会议内容•作好发言准备•遵守会议制度.会议沟通中常见的障碍•外在环境•传递过程•语言影响会议成效的因素•会议时间不当•会议目的不明确•会议持续太久•简单问题复杂化•发言者过于健谈•繁忙的周一OR周五下午•会议时间冲突•已经有约在先•准备不充分或根本来不及准备会议时间不当有效会议的策略•不搞形式主义•明确会议的目的和目标•选择合适的与会者•合理安排会议议程•合理安排会务•控制好会议•分发会议简报会议沟通的技巧建立正面态度学会倾听消除抱怨与不满培养良好情商尽量鼓励掌握提问技巧强化个人沟通能力会议实例（掌握会议完善流程）开会的问题：开会是是一种自我表现欲的外在表现。开会的通病其实就是影响会议沟通的障碍.会议的有效改善•1、谁参加（参加的人分为必须参加；随意参加）•2、谁主持：导言人、主席、观察员共同主持随意参加主席导言人必须参加会议的有效改善•3、谁控制•4、谁先发言主席:控制秩序导言人：控制时间观察员：控制全程由内而外由下而上真正了解市场的一线人员会议的有效改善•5、谁负责及谁追踪确定具体负责和追踪的人•6、谁在浪费时间•7、谁结论：没有解决的方法，门不准打开。没有更好的解决方法，就用“主持人”的方法。导言人——主席——观察员资料提前阅读只讲方案分粥•有七个和尚曾经住在一起，每天分一大桶粥。要命的是，粥每天都是不够的。一开始，他们抓阄决定谁来分粥，每天轮一个，于是每周下来，他们只有一天是饱的，就是自己分粥的那一天。•后来他们推选一个德高望重的人来分粥，强权就会产生腐败，大家开始挖空心思去讨好他，贿赂他，搞得整个小团体乌烟瘴气。•然后大家开始组成3人的分粥委员会及四人的评选会，互相扯皮下来，粥吃到嘴里都是凉的。直到现在，那七个和尚还在为吃粥而痛苦不已，大家有什么办法吗？完成书中本章练习模拟会议情景