常用行政公文

第三节常用行政公文写作通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要一、通知在国家行政机关、人民团体、企事业单位的公务活动中，通知起着承上启下、联系内外的“传达”和“领导”作用。它的适用范围十分广泛，不受机关或组织性质、级别的限制。与其他指令性公文相比较，显得灵活简便。掌握其写作方法，具有一定的实用价值。（一）定义：是批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。“通知”一般为下行文或平行文通知一般为下行文，有时也可以为平行文，主要用于向同级或不相隶属机关传达周知事项。通知不能上行，如果需要上级机关或不相隶属机关知道的，可用抄送形式。因此，通知的发文机关上至高层机关，下到基层单位都可使用通知这一文种。它的篇幅可长可短，表达方式与格式较为灵活，因而，通知的使用频率极高，范围最广。（二）特点与分类执行性：内容总是有所指示、有所安排，因此要求受文机关有所行动，遵照执行。广泛性：适用范围广，涉及事项多，使用频率高。分为指示性通知、发布性通知、事务性通知、会议通知、任免通知。（三）写作格式与内容1。标题：制发机关+事由+文种需要注意的是，批转、转发通知的标题也是由三要素组成，不过其中事由本身也包含有一则公文的标题，也是“三要素”齐全的。如《国务院批转国家旅游局关于加强旅游行业管理若干问题请示的通知》，是大标题里包孕着一个小标题。它往往涉及两个发文单位，两个事由引导词、两个文种，应注意区别和尽量简明。注意准确表明行文关系：批转——对下级来文；转发——对上级、同级或不相隶属机关来文；颁发、印发——对本机关拟制的文件。2。主送机关所有通知都须有主送机关，即必须指定此通知的承办、执行和应当知晓的主要受文机关。这些机关一般为直属下级机关，或需要了解通知内容的不相隶属的单位。为什么用“各有关单位”不行？太宽泛，实际上是主送不明。3。正文一般包括通知依据、通知事项、通知要求等三个部分。(1)任免通知：要求写明批准的机关、日期与被任免人员的姓名、职务。如：根据XX省第七届人民代表大会常务委员会第22次会议1998年6月11日决定，任命：XXX为XX省人民政府经济技术协作办公室主任；(2)会议通知：要求写明召开会议的名称、举办者、目的、议题、时间、会址、对参加会议人员的要求（如准备发言、文件、论文、费用等）、注意事项以及联系方式、会议食宿安排、报到路线等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开。(3)发布性通知要求在正文中简短地说明所颁布或转发的公文的制发机关、公文名称、以及发文依据、发布决定、提出要求等，有时会对来文的意义稍作阐述，以引起重视。被颁布或转发的公文均为通知的附件，须注明附件的序号与标题、件数。如《国务院办公厅转发水利部关于加强嫩江松花江近期防洪建设若干意见的通知》：水利部《关于加强嫩江松花江近期防洪建设若干意见》已经国务院同意，现转达发给你们，请认真贯彻执行。(4)指示性通知须写明提出通知依据、通知事项、通知要求。通知依据：主要交待发文的意义、目的、根据。通知事项是要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项，一般要写明工作任务、指导方针、措施和方法、具体步骤等。通知事项多数分条列项写出，内容要求明确具体。通知要求是用简要的文字再次明确主题或提出招待要求，以引起收文单位的重视；也有的用习惯用语“请认真遵照执行”或“特此通知”收尾。4。落款（略）。（四）写作要求1.事项具体2.行文实际3.措辞严密4.用语得体例文北京市人事局北京市财政局关于调整政法委机关工作人员津贴标准的通知京人发[2002]第106号中共北京市委、政法委并各区，县人事局、财政局：经市领导同意，决定从2001年1月1日和10月1日起，两次提高政法委机关工作人员津贴标准。具体如下：一、从2001年1月1日至9月30日，政法委机关工作人员津贴标准分别调整为：副市级179元、正局级161元、副局级153元、正处级145元、副处级138元、正科级131元、副科级124元、科员110元、办事员98元。在政法委机关工作满5年以上并于2000年12月底前办理离休手续的人员，每人每月增加18元生活补贴；办理退休手续的人员每人每月增加16元生活补贴。二、从2001年10月1日起，机关工作人员津贴标准分别调整为：副市级200元、正局级180元、副局级171元、正处级162元、副处级154元、正科级146元、副科级138元、科员122元、办事员108元。在政法委机关工作满5年以上并于2001年9月30日以前办理离休手续的人员，每人每月增加14元生活补贴；办理退休手续的人员每人每月增加12元生活补贴。三、提高政法委工作人员津贴标准所需经费，由市、区、县财政分别负担，在行政经费中列支。四、其他有关问题仍按京人发[1996]431号文件办理。（印）二OO二年九月二十九日国务院办公厅转发水利部关于加强嫩江松花江近期防洪建设若干意见的通知国办发[2000]31号各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：水利部《关于加强嫩江松花江近期防洪建设的若干意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。嫩江、松花江防洪建设关系到国民经济和社会发展的大局，关系到人民生命财产安全。各有关地区和部门要以对国家和人民高度负责的精神，切实加强领导，尽快把各项任务落实下去。防洪建设要坚持统筹规划、远近结合、突出重点、分步实施、分级负责、共同承担的原则。有关部门要结合国民经济和社会发展等十个五年计划和十年规则的制定，将水利建设纳入国民经济和社会发展总体规划。今明两年防洪建设要突出重点，确保重点工程、重点堤防的投入，争取早竣工，使之在防汛抗洪中早日发挥作用。中华人民共和国国务院办公厅二000年四月五日××省人民政府任免通知各地县人民政府、各直属机构：根据××省第七届人民代表大会常务委员会第22次会议1998年6月11日通过，决定：任命：赵××为××省人民政府经济技术协作办公室主任：林××为××省人民政府侨务办公室主任。免去：朱××的××省人民政府经济技术协作办公室主任职务。××省人民政府一九九八年六月十一日通知与通报的异同通知与通报的相同点：它们都是下行文，都要告知对方某些事项或事情。通知与通报的不同点：1.性质、用途不同。通知是用来发布规章、转发和批转文件、告诉下级机关需要办理、周知或共同执行的事项或任免和聘用干部的公文；通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况的公文。2.目的不同。通知的目的主要是让对方了解上级指示精神或告知对方需办理的事情和如何办理；通报的目的主要是以典型事例作为教育材料，来引导和提醒有关单位和人员，促使其从中吸取经验或教训，改进工作，或是沟通消息，传达重要情况和精神，指导对方认清形势，了解全局，开展工作。3.内容范围不同。通知的内容，可以是对某一事项具有重大的指导意义的，也可以是一般的日常事务；通报要告知的事项，一般都是对面上的工作带有指导意义的事项。4.写作要求不同。通知一般只需把要告知的事项用叙述和说明的文字写清楚；而通报一般需辅以议论的文字进行分析，以强调要告知事项的性质和重要性，引起重视。通知与通告的区别通知与通告相近但不同。通告的事项与通知相比，一般比较重大，通知的内容并不都是重大事情；通告的对象比通知广泛，通告不专指某些人或某些单位，通知一般只限于有关人员或单位，范围要小得多；通告必须张贴出来，或在报刊、电台公开发表，通知一般是内部印发，有的也公开发表。会议通知的写法会议通知是党政机关、人民团体、企事业单位为召开某一会议而郑重发出的文件。其结构一般由标题、主送单位、正文、附件、落款和抄报、抄送单位组成。须作发文编号。通知的写法是：1.标题。写明发文呢单位、事由、文种。2.主送单位。即必须参加会议的单位。3.正文。要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、对参加会议人员的要求(如准备发言、文件、论文、生活用品等)、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、电报挂号、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开。特别提醒作为公文性质的会议通知，与机关、团体、企事业单位内部写出的一般性质的会议通知有所不同，一般性质的会议通知，标点只写“通知”二字即可，不编号、不存档，写法上可不写主送单位，正文要求以极其简短的文字写明在什么时间、地点、开什么会议，由哪些人员参加什么会议就行了。例文：关于召开全区宣传部长会议的通知各市委宣传部，党委宣传部：定于9月9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。二、参加人员各市委宣传部长、党委宣传部长。三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。四、会议地点报到及住宿地点：××市××路××宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。五、有关事项（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。（二）请各市委宣传部长、党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请参加会议。（三）请各市委宣传部、党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。中共××委员会宣传部二○○三年九月四日练习评改××县人民政府关于召开经济工作会议的通知各镇（乡）局（行）厂矿：为了总结经验，加速振兴我县经济的步伐，县政府决定在本月中旬召开经济工作会议，现将有关情况通知如下：1、参加会议人员为各单位主管经济工作的主要负责人;2、参加会议人员应认真准备有关经济情况及今后的工作打算的材料，以便在会议上汇报或交流;3、参会人员应带齐日常生活用品及伙食费，并于15日5时到县政府报到；4、会议结束后，将布置今年下半年的工作安排，请及时转达。以上通知，希遵照执行。××县人民政府办公室2004年5月6日二、通报一、通报的概念通报是党政机关和部门用以表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况的公文。二、通报的写作技巧：1.标题：发文机关+事由+文种；事由+文种；文种。2.主送单位：一般通报都有主送单位，少数普发性通报可以不写此项。3.正文：四部分引言部分：概括通报的内容、性质、作用和要求。事实部分：先进事迹；错误事实或主体内容。分析和处理：对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分的分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定；批评性通报写出处分决定。号召或要求：结尾：就是落款，发文单位和日期。下发或张贴的通报要加盖公章。通报的种类：事故通报；情况通报；表彰性通报；批评通报。[事故通报]国务院办公厅关于江西省上栗县“3·11”特大爆炸事故情况的通报各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：今年3月11日，江西省萍乡市上栗县东源乡石岭花炮厂发生特大爆竹爆炸事故（以下简称“3·11”事故），死亡33人，其中在校中小学生13人，未在校的未成年人2人；受伤12人。这是一起重大责任事故。为认真吸取事故教训，进一步加强安全生产工作，防止同类事故的发生，现将“3·11”事故情况通报如下：一、事故的直接起因和深层次原因二、对有关责任人员的处理情况三、认真吸取教训，进一步加强安全生产工作国务院办公厅2000年6月13日[情况通报]××省人民政府办公厅关于今年一至八月全省物价情况的通报各