会议和重大活动工作流程和要点

-1-会议和重大活动工作流程和要点（试行）一、会议筹备工作要点1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例)会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。2、会议筹备工作事项（1）印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》，以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等，并附会议回执单。（2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门和相关组织、机构领导的请-2-柬由相关部门负责发送。（3）预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。（4）预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包括套房、单人标间、双人标间等。（5）安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。（6）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流（表态）发言、总结讲话等。（7）草拟会议筹备方案。内容包括：①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单,并详细说明各小组工作分工，做到责任到人。③制订会议经费预算。④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。-3-⑤与会人员报到、住宿、就餐、交通等安排。⑥会议宣传标语的内容和布置。⑦会议物品准备情况。⑧表彰颁奖方案和有关责任制签定仪式方案。（8）编制会议服务指南。根据会议回执，准确统计参会代表人数，编制会议服务指南。包括：①会议议程安排、组织机构。包括会议总协调、秘书组、会务组、宣传组等会议工作人员联系电话和房间号。②会议须知。包括就餐时间和地点、会议要求和注意事项。③会议代表名单。包括代表姓名、性别、民族、单位职务、房间号、餐桌号（如有集体活动的，还需注明乘车号）。④召集人汇报安排。包括公司领导、召集人名单和汇报时间、地点。⑤会议代表分组。包括各组代表、召集人、联络人、讨论地点。⑥列席代表名单：包括姓名、单位、职务。⑦会场座次表。（9）准备会议用品、设施等。主要包括：①文件袋。文件袋内装代表证、房卡、会议服务指南、签字笔、笔记本。会议文件由秘书组根据情况装袋或直接到会场发放。②会议引导牌。包括报到处、主会场、餐厅、分组讨论-4-会场、汇报厅、贵宾接待室等。引导牌采用集团公司统一标识。③会议办公用品。在会场附近充分准备如电脑、打印机、传真等办公设备以及耗材、办公用品等，达到集中办公条件。④备好参会领导和会议代表席签。（10）会议宣传方面准备。本着隆重、热烈、简朴的原则，视情况制定会场内外环境布置方案。可包括：①会场外布置。包括会议宣传标语、气球、彩虹门等。②悬挂宣传标语。③制作会场外欢迎横幅、电子标语。④制作主会场背景板、会场尾标。⑤制作宴会厅背景板。⑥制作会议展板、宣传片等。⑦制作奖杯、奖牌、绶带和获奖证书。⑧安排集体合影场地。包括前排座椅、椅签、后排的踏步等。（11）交通方面准备。①安排专人负责车辆调度和指挥，做好接送站的工作方案。②准备好迎接外邀领导的车辆和接送会议代表的中巴车和商务车。（12）安排会场。①预定会议用鲜花、绿植，制作主席台效果图并请领导审定。-5-②安排会场音响、话筒及录音摄像，确定会前、会中和颁奖音乐。提前做好设备调试及保障，确保万无一失。③根据领导座次安排好代表席签、文具、鲜花、茶水、矿泉水、小毛巾的摆放；贵宾室布置（见附图1——大会领导座次安排）。④做好会场通风和温度调节预案。⑤安排好会场礼仪、服务人员等；如有颁奖或责任制签订，需提前进行彩排。⑥搞好会间服务和会议休息时的茶歇服务。（13）安排集体合影。提前清空合影场地，必要时请摄影师先查看摄影场地，根据上午或下午的时间，确定摄影的方向和位置，并根据天气变化情况，及早提出变更意见。提前摆放前排领导座椅和后排踏步；按照出席会议的领导名单次序提前贴好领导座位名签（见附图2——照相座次安排）。集体合影时专人协助摄影师做好现场指挥，尽快安排好后排参会代表的队列，既要迅速，又要注意安全，防止人员拥挤造成跌落；尽可能会议结束前将合影送达代表手中。做好会议照片的归档保存工作。（14）安排代表房间。做好洗漱用品、水果、鲜花、食品等的配送、会议文件等的分发；检查房间的设备是否完好、查看楼梯及消防通道等。（15）安排会议期间的值班工作。安排专人值班，及时-6-解决会议期间临时发生的问题，确保会议顺利进行。值班工作内容包括：完成会议领导机构和领导临时交办的事项；检查会议期间各时段的会场情况；信息的传递工作；采办会议急需的物品；安排落实参观、娱乐活动等；检查落实餐饮、宴会工作；督促检查会议合影的准备工作；解决会议代表的临时性困难；协调会议有关事务。（16）做好会议结束后工作。包括：清理会场和代表房间，查看有无遗失的文件、资料、笔记等物品，防止因文件丢失造成泄密；清点会议用物品，包括桌签、电脑、打印机、投影仪、会议展板、引导牌、会议资料、烟、酒等物品；清退会议用房间；结算会议所有费用。（17）会议资料整理归档。二、庆典、仪式活动筹备工作要点-7-1、确定庆典、仪式活动地点。一般选定在公司总部、所属单位的礼堂（或星级酒店）、项目开工现场等地点举行。2、筹备工作注意事项（1）主席台布置：如举行庆典活动，可采用大会形式，可按照出席庆典、仪式领导名单在主席台摆好桌签，摆放文具、鲜花、茶水、矿泉水、香巾等（见附图1——大会领导座次安排）。如举行签字仪式，一般准备长方签字桌（可铺深绿色台呢），设两把双方签字人的座椅。如果签字方较多，可加长桌子，增加座位。签字桌上放置各方签字人的名签、鲜花（如与外方签字还可摆放桌旗）。提前摆放文本（放置在协议夹中）和签字笔（用笔要符合存档要求）。提前确定其他参加仪式人员是在主签人后面站立或是在主签字人对面站立（或安排座椅），以便按照不同形式安排会场（见附图3——签字仪式座次安排）。安排助签人员。备好香槟或红酒，签字仪式完毕共同举杯庆贺。（2）检查灯光、音响、话筒、录音设备。提前检查照明、试验每个话筒的音量。可视情况设置落地话筒。（3）制作背景板。根据活动主题制作大小合适、色彩适宜、符合集团公司标识要求的背景板。（4）摆放花坛和绿色植物。会场内部一般用高棵绿植-8-和花坛营造气氛。除特意摆设某种造型，疏密间隔、适宜为宜。花坛可用盆花或插花组成，插花的图形效果要好。（5）设置演讲台（发言席）。摆放鲜花。（6）准备投影仪。根据情况可设置一个或者两侧各一个投影幕布。（7）后排横幅。根据情况会场后排可悬挂横幅，与背景板主题辉映。（8）安排贵宾休息室。准备鲜花、茶水、矿泉水、香巾等物品。（9）检查电源和消防设施。活动场地要有两路电源系统，防止突然停电造成活动中断。要提前做好消防预案工作，确保消防通道畅通，消防器材配备齐全。3、会场外气氛布置（1）活动场所可外挂欢迎横幅，庆祝活动可挂各庆贺单位竖排贺词；会场区域布置彩虹门、彩旗、气球，气球下挂竖排标语。（2）报到处、主会场、就餐餐厅放置引导牌。（4）会场门前台阶可铺红地毯以烘托气氛。（5）根据活动的主题，制作宣传展板。4、安排贵宾休息室（会见厅）。贵宾休息室安排在会场旁边较近位置，厅内摆放水果、鲜花、烟、茶水、香巾等物品。如有会见，可摆放会见双方代表的席签、鲜花、茶水，-9-并预留记者席位（见附图4——会见座次安排）。5、安排住宿房间。根据庆典活动时间安排住宿。可提前安排行政套房、单人标间、双人标间等。客房内准备：鲜花、水果、茶、日程安排（书面）洗漱用品等。6、安排餐饮。活动一般安排一次欢迎宴会或庆祝酒会，其余为自助餐。尊重少数民族生活习惯。宴会：根据人数确定大小合适的宴会厅。各桌编桌号，主桌一般安排座次，摆好席签。准备话筒、祝酒词（见附图5——宴会座次安排）。自助餐：根据就餐人数准备大小合适的自助餐厅、餐前准备菜单、确定就餐时间、制作引导牌。7、其他活动安排。可根据活动情况适当安排休闲活动。应提前准备活动所需的器械、用品。8、安排车辆。安排专人负责车辆调度；根据活动的规模，可提前准备好轿车、中巴车或大巴车等接送站所需车辆。9、安排宣传报道和媒体采访。（1）活动现场的摄影摄像。准备摄像、照相设备，可安排全程定位录像。（2）安排集体合影时，提前选择照相地点，确定第一排领导的座序并贴好领导座位名签。（3）新闻媒体对活动进行报道时，须提前撰写新闻通稿，并报分管领导审定。新闻媒体采访主要参会领导时，需-10-提前确定采访时间、地点、内容等事宜。10、颁奖或揭牌安排。颁奖或揭牌前应进行彩排，确保活动万无一失。11、文艺节目汇演安排。庆典、仪式活动需安排文艺节目汇演时，应成立专门机构，根据活动主题提前做好节目数量、质量的审核、节目类型等编排工作。12、治安保卫、医疗安排。要提前做好治安保卫和医疗卫生工作，必要时可联系当地公安部门或医疗部门协助做好该项工作。13、外文翻译。有外宾参加的活动，需提前安排外文翻译，或落实清楚外宾是否自带翻译。三、接待工作要点-11-1、接待工作准备。明确来宾意图后，确定接待人员，制定接待方案，进行组织分工。接待方案包括日程安排；来宾及陪同人员名单；迎接、送行和礼仪安排；会见或会谈、汇报、考察的场所安排和环境布置；背景材料、汇报交流材料准备；宣传报道；餐饮服务；交通安排；着装、民族风俗习惯等有关要求；应急预案等。组织分工包括：迎接安排及路线；会议室布置；新闻宣传安排；合影安排；餐饮安排；文件材料准备；环境布置；考察参观安排；其他安排如礼仪引导、安全保卫、交通服务、着装、民族风俗习惯等。2、接待实施。按照领导批准的接待方案安排会见、会谈或汇报。（1）迎接来宾：确定迎送规格。通常遵循身份相当、对等接待的原则，也可视情况由高规格的人员出面接待。掌握到达时间。准确掌握来宾到达的时间，及早通知迎送人员提前到达迎接地点。如有变化，及时通知有关人员。给来宾留下一定时间。来宾抵达住处后，应给对方留下一定的时间，然后再安排活动。（2）安排会见、会谈（汇报）和合影。在贵宾室会见，贵宾室内可摆放水果、鲜花、茶水、香巾等物品；如在会议室会见、会谈或汇报，可在会议桌上摆放-12-会见双方代表的席签、鲜花、茶水，香巾；并预留记者席位。会见座位的安排:通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按主宾次序分别在主宾一侧就座。可在后排加座。双方人员的排序按照职务、会见内容等综合因素排定（见附图4——会见座位安排）。会谈座位的安排:双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐。主谈人居中。一般译员安排在主谈人右侧。其他人员按礼宾次序左右排列。记录员可安排在后面，当会谈人员较少时，记录员也可安排在会谈桌上就座。双方人员的排序按照职务、会见内容等综合因素排定。（见附图6——会见座位安排）。合影的座位安排：安排合影时，通常排单数就座，身份最高者居中，2号人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员右手位置，以此类推（见附图2——照相座次安排）。3、宴请安排：主要有三个环节：排好菜单、定好就餐形式、排定座次。排好菜单。要体现风味特色、节令时尚和客人喜爱的菜肴；尊重少数民族的风俗习惯。定好就餐形式。宴请形式有正式宴会和冷餐（自助餐）。正式宴会宾主均按身份排位就座。正式宴会的现场，应布置得庄重大方，