电大职业技能实训办公室管理(行政管理XXXX秋全有)

挂办公室管理作业1一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。本题的参考答案如下：办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文稿及表格。3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7信息资料准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9接待工作接待来访宾客；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职员或速记员。12日程安排替上司定约会并做好记录；为上司安排旅行或考察。13日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。14办公室管理办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。16替上司申报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。18同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。本题需要同学们在掌握教材上的基本知识的基础上，认真理解和思考后作答；本题的得分率不高。二、办公用易耗品主要包括哪些？办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？首先说明文员工作的步骤是什么？文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。其次，说明三个步骤之间的关系。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2．对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；7．分工方法与合作方法。1．首先简要说明此种方法：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2．结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。办公室管理作业2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析之后再作答，难度比较大。以下为参考答案：同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。本题得分率不高。二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。本题主要考核本课程的第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。回答本题时，同学们首先要审题，看清楚本题共有几个问题。本题实际上共有两个问题——一是“电视会议”的优劣或应注意的地方；二是“交互式电话会议”的优劣或应注意的地方。另外，本题要求同学们在了解“电视会议”和“交互式电话会议”的基本用途的基础上作答。其次，同学们要弄清楚两者各自的优劣或应注意的地方是在与一般会议比较的基础上得出的。本题答题思路如下：1．基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2．两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3．各自的优劣：“电视会议”——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议”——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。本题得分率很低，因为需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案，同学们也可以有自己的看法，言之成理即可。三、简要回答邮件分拣的一般标准。本题主要考核本课程的第四章第2点的“邮件的分拣”这一知识点。本题的答题要点如下：1．按照收件人的姓名分拣；2．按照邮件的重要性分拣；3．按照收件部门的名称分拣。要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。本题有部分同学因为只回答以上三个要点而失分。四、怎样处理上司不在时的邮件？本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？本题主要考核本课程的第五章第3点的“上司拒绝接见来访者的做法”这一知识点。本题可从以下几个方面进行回答：1．上司正在开会时；2．上司繁忙时；3．上司即将外出时；4．远道来访或有重要事情的来访时。以上只是回答本题的要点和思路，同学们在回答本题时，还应对以上要点分别进行详细的说明。七、简要阐述会议记录内容与写法应该注意的一些问题本题主要考核本课程的第七章第6点的“会议记录的内容和格式”p137这一知识点。本题可从以下几个方面进行回答：1．会议记录记载事项如下；2．会议记录的写法，应该注意如下的事项；《办公室管理》第三次作业第九章办公室外事工作1、外事工作有哪些基本纪律要求？答：在外事接待工作中要坚持维护国家主权和民族尊严。不利用工作之便营私牟利、索要礼品。不背着组织与外国机构及个人私自做有损国家和组织利益的交往。不私自主张或答应外国客人提出的不合理要求。参加外事活动，要严格按规章制度办事，不得失密泄密。2、迎送外宾时，乘车位置的安排有哪些注意事项？答：如安排主人陪车，则先请客人从右侧上车，主人从左侧（司机后面）上车。如客人先坐在了主人座位上，则不必强求客人挪动位置。译员坐于前排，若为三排座轿车则就坐于主人前面的加座上。如需挂车旗，中国旗挂左侧，外国旗挂右侧。3、安排宴请外宾时，座位安排有哪些注意事项？答：会见外宾时，座位通常安排为半圆形，主宾坐于主见人的右侧，其他外宾依级别、身份均坐于右侧，我方陪同人员依次坐于左侧。译员和纪录员一般坐于主见人和主宾的后排左右两侧。4、外事洽谈有哪些基本策略？分别是什么含义？答：1、休会策略。谈判中遇到障碍，双方相持，出现僵局时，可以先体会，设法消除紧张气氛，及时研究问题，调整对策。2、最后期限策略。提出结束谈判的时间，促使对方不作无休止的讨价还价，集中精力投入谈判，提高效率，但期限要适度。3、开放策略。向对方开诚布公，坦诚相见，使双主在诚恳坦率的气氛中完成各自的使命。但需掌握开放程度，特别是对有诚意者方可实施。4、润滑策略。即馈赠礼品，表示友好、联络感情，但要注意场合、分寸，视不同对象赠送相应的礼品。5、先苦后甜策略。谈判之初将条件提得较苛刻，但不能说死，留有余地，然后逐渐降低条件。但放的幅度、速度不能太快，否则会引起对方疑心。6、疲劳战术。即以马拉松式的谈判，对付盛气凌人的对方，使对手精疲力竭，反守为攻。7、不开先例策略。即向对方表明某种做法是破例的，不能破此例，否则今后难以应付同样情况，以求得对方的谅解。8、以外促内策略。谈判进入僵局，先休会，休会期间请更高级别的领导出来宴请、接见谈判对手，给予其较高礼遇，使对方“受宠若惊”，以促使谈判顺利进行。5、外事谈判签约的基本程序是什么？答：（1）双方按照规定时间进入签字会场，签字人员入座，助签人员伺立两旁，其他人员按照主客位置并依照身份顺序由中间向两边站列。出席签字仪式的双方领导人可站立在签字桌的后排。（2）助签人员协助翻揭签字文本并加以指点，第一文本签完后，由助签人将文本互相交换，签字人再在对方的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，相互握手。众人则鼓掌表示祝贺。（3）由服务人员送上香槟，宾主双方举杯共贺，摄影留念。签字程序中，主要注意事项为签字双方代表和其他人员入场、入座、助签人帮助签字代表完成对第一和第二文本的签字，以及之后的握手共贺等。6、出入境检查有哪些检查类型，分别检查什么内容？答：答：1、边防检查。主要是要求填写入出境登记卡片、交验护照、