会议文件立卷归档（PPT37页)

会议文件立卷归档会议文件立卷归档一、会议文书工作的特点、主要内容1．会议文书工作的特点时间紧，变动大，政策性强。2．会议文书的主要内容（1）会议的指导文书（2）会议的主题文书（3）会议程序文书（4）会议简报和会议记录文书（5）会议参考文书（6）公告、传达文书（7）会议管理文书二、几种常用会议文书的撰写要求1．会议通知2．会议规则3．会议记录4．会议简报1．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格2．提出与会人员范围或人员名单3．拟定会议的会期4．拟定会议的议程与日程安排5．准备会议文件，落实后勤工作一、会见和会谈的意义会见指双方会晤。礼节性会见时间较短，话题较广泛；政治性会见大多涉及双边关系、国际局势等重大问题；实务性的会见，时间较长，话题较集中，往往涉及企业经营、商业贸易、文化交流等具体内容。会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。会谈的含义有大有小，大的指国家和地区之间的双边或多边会谈；小的指两人或多人对共同关心的事情进行商讨。中国外交部长李肇新会见巴林副首相兼外交大臣默罕默德在北京举行的第二轮朝核问题六方会谈二、安排会见、会谈的一般原则1．我国的外交、外事礼宾工作的三项原则（1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导（2）坚持平等互利的原则（3）热情周到而不铺张二、安排会见、会谈的一般原则2．企事业单位重要的会见、会谈的注意事项（1）对等会见、会谈（2）注意保密（3）注重实效三、会见、会谈中的会务工作（1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；我方应尽早予以回复，约定时间。（2）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；（3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、访问等具体事宜。四、会见、会谈的座位安排1．会见座位的安排2．会谈的座位安排会谈多以双边为主，也有多边会谈。几个人的会谈可不另设会场，座位安排同会见。较多的人会谈需专设会场，通常用长方形、椭圆形、圆形或方形会议桌会见与会谈（一）会见在国际上，会见通常被称为拜见或接见。凡身份低的人士去会见身份高的，或是客人会见主人，这种会见就称之为拜见或拜会。拜见君主，又称觐见、谒见。凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人，这种会见可称之为接见或召见。我国国内不作上述区分，一律统称会见。接见和拜会后的回访，称回拜。会见从内容上来区分，可以分为政治性的、事务性的和礼节性的，或兼而有之。应邀作正式访问的外国领导人，在抵达邀请国的当天或次日，即会见邀请国主要领导人。各国会见方式也不尽相同，有的分别会见，也有的集休会见。会见通常安排在会客室、会客厅或办公室。礼节性会见时，通常双方均有陪同人员参加。外国领导人来我国访问，会见安排比较简单，无特殊仪式。会见地点安排在人民大会堂或中南海。会见时的座位安排见图5—8。图5—8（二）会谈会谈是指双方或多方就某些重大的政治、军事、经济、文化问题以及其他共同关心的问题交换意见。一般来说，会谈的内容较为正式，政治性或专业性较强。外国领导人来我国访问，通常首次会谈安排在人民大会堂举行。如有第二轮会谈，有时安排在国宾下榻的国宾馆。会谈开始前，允许双方记者采访几分钟后退场。如有分组会谈。则另行安排。会谈的安排一般是：双边会谈一般采用长方形、椭圆形或圆形桌子。见图5—9。图5—9长方形桌子译员主宾64213577531246主人译员正门图5—9椭圆形桌子如果会谈长桌的宽端朝向正门，则以入门方向为准，右为为客方，左边为主方，见图5—10所示。图5—10主方客方小范围会谈时，有时不用长桌，只设沙发，双方座位与会见座位安排相同。（三）会见、会谈中应注意事项１．会见、会谈应事先提出，将要求会见人的姓名、职务以及要求会见什么人、会见的目的告知对方。接见方应尽早给予明确答复，主动将会见或会谈的时间、地点、主方出席人、具体安排事项及时通知对方。如因故不能会见、会谈，应及时婉言予以解释。２．准确掌握会见或会谈的时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关部门做好相应的物资准备。３．客人到达时，主人在大门口或会客厅门口迎接，并将宾客引入会客厅。合影一般安排在宾主见面握手后，合影完毕双方再入座。领导人之间的会见或会谈，除陪同人员和必要的译员、记录员之外，其他工作人员待安排就绪后均应退出。记者采访也只是在正式谈话开始前几分钟，然后应全部离开。４．会见结束后，主人应将客人送至门前或车前握手告别，目送客人离去后返回室内。５．一般官员、民间人士的会见，安排大体与上相同。也要事先申明来意，约定时间、地点，通知来人身份和人数，准时赴约。日常性的交往，客人来访后相隔一段时间应予以回访。会见时的座位布局会见时的座位布局会见时的座位布局会谈时的座位布局会见时的座位布局五、会见会谈的合影安排合影时一般主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上。如果是会见、会谈双方合影，主客双方间隔排列。第一排既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，能否都摄入镜头。一般两端由主方人员把边。国务院副总理回良玉与来访的荷兰王储威廉·亚历山大一行合影留念一、新型会议方法1．开放式会议2．“鱼缸”会议法二、新型会议服务的兴起由于会议在人类生活中发挥的重要作用，人们已经离不开会议。文化、体育、商业等方面各类形式和各种规模的会议召开，在客观上又带动了市场的消费，从而促进了经济的发展。利用现代网络科技手段，新型会议服务正向着高质量、高效率、低成本方向发展。作为秘书人员，应该了解有关的信息，学会利用现有资源，更好地完成会议组织服务工作。练习题•一、填空题•1．会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。•2．会议为议事而开，要讨论的核心问题即为议题。练习题•三、单选题•1．按涉外与否分，会议的类型是（A）。•A．国内会议B．公开会议C．专题性会议D．电话会议•2．按规模分，会议的类型是（D）。•A．定期会议B．研讨会C．机密会议D．中型会议练习题3．会议失控的消极作用主要表现在（ABCDE）。A．会议太多B．会期过长C．规模过大D．质量不高E．重复开会4．秘书工作的基本内容有（BCD）。A．办物B．办文C．办会D．办事5．中型会议宜采用（CDE）摆法，这些比较正规，易形成严肃庄重气氛。A．圆形B．长方形C．半圆形D．山字形E．而字形6．大型茶话会、团拜会、宴会可采用（AB），此形式比较稳定，易形成轻松和缓气氛。A．星点式B．众星拱月式C．方形D．圆形