会议策划7906132916

-2-学习目标1.了解会议策划的概念、作用；2.明确会议策划的内容；3.熟知会议策划的工作程序；4.掌握根据会议性质和目的编写策划方案和会议预算的技巧。阅读课本19页的引例，这个故事告诉我们一个什么道理？凡事预则立，不预则废！群英会蒋干中计-4-2.1会议策划概述1）策划策划一词最早出现在《后汉书·隗器传》中“是以功名终申，策画复得”之句。策最主要的意思是指计谋，划指设计，意思为处置、安排。策划指为了达成某种特定的目标，根据现实的各种情况及所掌握的信息，借助一定的科学方法和艺术，为决策而构思、设计、制作可行的行动方法的过程。策划是一种程序。策划是针对未来要发生的事物作当前的决策。它连接着我们出发点与未来的目的。2.1.1会议策划的含义-5-2.1会议策划概述2）会议策划会议策划就是为了使会议取得预期的目的，从而构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。2.1.1会议策划的含义案例分析诸葛亮的《隆中对》，是历史上少见的策略规划，以宏观的视野，拟定前瞻的战略，迄今都是以史为镜的企业人士研究策略的借镜。-7-（1）策划更多表现为战略性，包括分析情况、发现问题、确定目标、设计和优化方案，最后形成具体工作等一整套环节。计划只是策划的最终结果，比较多地体现为在目标、条件、战略和任务等都已经明确的情况下，为即将进行的工作提供具体操作的方案。（2）策划掌握原则和方向，是宏观的；计划处理程序和细节，是微观的。（3）策划通常是一种具有超前性的、挑战性的、创新性的创意工程；计划是一种常规的工作流程，是现实可行的、是按部就班进行的。2.1.2会议策划的特点1）策划与计划-8-（1）目的性（2）预测性（3）科学性（4）可操作性2.1.2会议策划的特点2）会议策划的特点-9-（1）竞争功能（2）决策保证功能（3）计划测定功能（4）预测未来功能（5）策划的管理创新功能2.1.2会议策划的特点3）会议策划的功能优良的会议策划师完满举办会议的前提。完整的会议策划师一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。2.2会议策划的内容会议策划的内容，包括主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道等。-11-2.2.1确定合适的主题1.确定会议主题的意义主题是作品的灵魂、统帅，确定会议主题，使之有号召力、有时代感、引人注目，是会议策划的一项重要任务。例如2008年北京奥运会的主题是“绿色奥运、科技奥运、人文奥运”，体现了中国人民建设和谐社会、实现和谐发展的梦想与追求。确定主题后，会议还要策划出响亮的口号，以利于扩大宣传，提高知名度。有时，在主题外还要另加副题，以进一步补充和说明主题。-12-（1）围绕会议目标确定会议主题，能够引起与会者的注意和共鸣。（2）切合公关，提炼主题。（3）根据会议类型明确会议名称。2.2.1确定合适的主题2）确定主题的方法技巧-13-（1）报告式（2）研讨式（3）座谈式（4）现场式（5）联谊式（6）庆典式（7）远程式（8）讲座（9）论坛（沙龙)2.2.2会议模式定位1）传统会议模式（材料一发、领导一念、全体听命）-14-（1）头脑风暴：一种激发性思维方法。①组织形式：参加人数5-10人，由不同专业或不同岗位者组成，时间控制在1小时左右，一名主持人（只主持，对设想不作评论），记录员1-2人，把每一个设想不管好坏都记录下来。②会议类型：设想开发型和设想论证型。③会前准备工作：明确主题；选好主持人；参与者的训练基础；会前柔化训练。2）现代新型会议模式2.2.2会议模式定位-15-（1）头脑风暴④会议原则：禁止批评和评论他人，也不要自谦；目标集中，追求设想数量，越多越好；鼓励巧妙地利用和改善他人的设想；与会人员一律平等，各种设想全部记录下来；主张独立思考，不允许私下交谈，以免干扰别人的思维；提倡自由发言，畅所欲言，任意思考；不强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重。2）现代新型会议模式2.2.2会议模式定位-16-（1）头脑风暴⑤会议实施步骤：会前准备设想开发设想的分类与整理完善实用型设想幻想型设想再开发2）现代新型会议模式2.2.2会议模式定位-17-（1）头脑风暴⑥主持人技巧掌握各种创造思维和技法，善于激发成员思考，使场面轻松活跃而又不失脑力激荡可引导与会者轮流发言，避免形成辩论会和发言不均以赏识激励的语言鼓励与会者多出设想经常强调设想的数量禁止使用不利于与会者出设想的话语2）现代新型会议模式2.2.2会议模式定位-18-（1）头脑风暴⑥主持人技巧根据课题和实际情况需要，引导大家掀起一次又一次脑力激荡的“激波”掌握好时间，会议持续1小时左右，形成的设想应不少于100种遇到人人皆人穷志短出现暂时停滞时，要采用措施缓和气场。2）现代新型会议模式2.2.2会议模式定位-19-（2）玻璃鱼缸式会议由6到8名与会者在台上或房间中心围成一圈，圈子中间留有一个空座，其他与会者只能作为观众坐在周围旁听，不能发言，只有那些坐在圈子里的人才可以发言。如果有观众想发言，就走到圈子中的空座上，发言完毕后回到原位。通常有一个主持人，他可以参加讨论，也可以只负责维持会议正常程序。2）现代新型会议模式2.2.2会议模式定位-20-（3）休闲会议会议模式允许与会者不看文件，不听令人昏昏欲睡的报告，不必应酬饭局酒宴，而是亲近自然，放松情绪，然后在轻松自然的情形下商议工作。2）现代新型会议模式2.2.2会议模式定位-21-（4）网络会议预先用录像带把某个事件或活动现场录制下来，然后转换成数字化的视频信号通过电脑接收后送入网络服务器。网络会议对公司召开培训会议非常有利，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多费用。2）现代新型会议模式2.2.2会议模式定位-22-（1）保证会议目的。（2）重点优先。（3）原则上每个单元时间的会议都要有议程，每个议题时间不宜过长，控制在一个半小时左右。（4）如遇几个议题，应按其重要程度排序，最重要的排列在最前面。（5）科学合理，保证最佳开会时间（上午8：00-11：30，下午15：00-17：30）。全体会议在上午，分组讨论在下午，文娱活动在晚上。2.2.3会议议程安排的技巧要求-23-组织协调是指组织者根据工作任务，对资源进行分配，同时控制、激励和协调群体活动过程，使之相互融合，从而实现组织目标。2.2.4会议策划中组织协调1）组织协调概述-24-（1）充分运用各种资源，使之合理搭配，达到最佳效果。如资金的运用，人员的统筹安排，场地的选择等。（2）区别轻重缓急，保证会议工作有序进行。（3）激励下属。（4）处理冲突。2.2.4会议策划中组织协调2）会议策划中的组织协调-25-会议公共关系策划就是公关人员根据组织形象的现状和目标要求，分析现有条件，谋划、设计公关战略、专题活动和具体公关活动最佳行动方案的过程。为会议方案而构想、设计、制定传播沟通方案的智力活动。2.2.5会议公共关系策划1）会议公共关系策划的含义-26-主要围绕会议主题进行，包括：活动名称、标语和宣传品、会议形象设计、危机处理预案、媒介策略。2.2.5会议公共关系策划2）会议公共关系策划的内容-27-创意、新颖、富有独特性和个性，有意境感和吸引力。2.2.5会议公共关系策划3）会议公共关系策划的要求2.3会议策划工作流程按会议策划工作进程来分，可分为四个阶段：确定目标设计方案评价选优实时反馈-29-正确的会议目标应具备以下条件：（1）目标内容明确不含糊，可以解决实际工作中的问题，不能图形式，走过场。（2）确定实现目标的责任者。（3）有完成目标所需的条件，不好高骛远。1）明确会议目标2.3.1确定目标，进行调研-30-（1）收集与会议有关的政策、法规、规章制度，使会议符合法律要求；（2）收集组织内外相关信息资料，使会议策划尽量利用资源，达到最大效益；（3）收集组织内外相关方面的参谋建议，集思广益，使策划民主科学。2）调查研究，收集信息2.3.1确定目标，进行调研-31-具体步骤：（1）分析可利用的资源、有利的条件，找出优势。（2）分析欠缺的条件，看清劣势，找出风险系数。（3）预测可能出现的情况。1）分析材料2.3.2分析材料，做出方案-32-包括内容：（1）制定方案的依据；（2）要达到的目标；（3）现有的主客观条件；（4）实现目标的途径、方法；（5）可能出现的问题及解决方法。2）设计方案2.3.2分析材料，做出方案阅读知识链接2-3并思考问题-33-（1）全局性（2）可行性（3）效益性1）合理标准三原则2.3.3比较论证，选择方案-34-注意点：（1）对所拟定的方案进行客观的、科学的评估（2）认真对待评估意见（3）有明确的选择标准，一般用决策目标为标准（4）走民主决策之路2）科学的方法2.3.3比较论证，选择方案-35-针对策划方案的各个部分编制的实施计划，应包含方案具体的实施步骤、实施时间和期限、人员与经费安排、实施的监督措施等。1）编制实施计划2.3.4实施反馈-36-（1）修正方案（2）局部调整2）根据反馈，追踪决策2.3.实施反馈阅读知识链接2-4的十种方法2.4拟写会议策划方案2.4.1会议策划方案的内容（1）确定会议的主题与议题（2）确定会议的名称（3）确定会议的时间、会期（4）确定会议所需的设备和工具（5）确定会议所需的文件范围，并安排印制工作（6）确定与会代表的组成（7）确定宣传机构和模式（8）确定会议经费预算（9）确定会议餐饮安排（10）确定筹备机构与人员分工2.4拟写会议策划方案2.4.2会议策划方案写作程序（1）根据要求，收集信息（2）分析材料，写出提纲（3）集思广益，写成初稿（4）收集反馈，写出定稿完成课本37页的案例分析题。•房费、餐费、门票、交通费、会议室费用等•预算原则创造一定程度的利润保持收支平衡即便超支，也必须保持在一定的金额之内预算的内容固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。（十三）会议预算实现最佳资金流动状况：提早获取收入，如收取订金；尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。一般会留出10%的应急费用如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。会议总体方案的构成要素1、会议的名称2、会议的目标和指导思想、意义3、会议的主题、议题和日程4、会议的对象和规模5、会议的时间6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求）7、主办单位、承办单位、协办单位等8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等9、会议的接待、后勤保障措施和手段10、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等）11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式12、其他需要说明的事项-44-撰写一份广东服装会展会议策划方案。