会议管理会议管理

会议管理制度1会议管理制度会议管理制度2会议室使用和管理规定会议室使用和管理规定3会议室使用控制会议室使用控制1.1.会议管理制度会议管理制度1目的：规范投资公司各种会议管理，减少会议时间，提高会议效率。2适用范围：适用于投资公司及所属事业部例会和非例会会议。3引用文件：4投资公司会议概况：4.1例会安排概况：4.1.1经营分析会：投资公司每月召开一次经营分析会，汇报、总结上月经营情况，并进行偏差分析，会议由战略管理部部长主持，战略管理部进行记录。与会人员：投资公司总经理、副总经理、各部部长。4.1.2月度考核会：投资公司及所属事业部每月召开一次机关月度考核会，汇报、总结上月工作情况，制订下月工作计划，由总经办/督察审计部部长主持，总经办/督察审计部进行记录。与会人员：总经理、副总经理，各部部长。4.1.3生产经营例会：投资公司所属事业部每月召开一次生产经营例会，汇报、总结上月生产经营情况，通报上月各分公司生产经营检查考评结果，安排布置下月的工作任务，会议由企管部部长主持，企管部进行记录。与会人员：企管部部长、副部长、部长助理、各分公司经理、副经理、生产办主任、质检办主任。4.1.4营销协调会：投资公司所属事业部每月召开，分析生产、质量和销售上存在的问题，协调解决生产、质量和销售环节上的问题。会议由企管部部长主持，企管部进行记录。与会人员：主管领导、企管部部长、副部长、部长助理、市场部部长、业务部部门经理、各分公司经理。4.2非例会安排概况：4.2.1投资公司总经理办公会由总经理根据需要确定会议时间并召集、主持。会议审议当前公司的发展战略、生产经营管理、行政人事等方面的重大事项和决策、决定。总经办记录，总经理办公会议审议事项的最终决定权在总经理。与会人员：总经理、副总经理、总经理助理、各部部长、各事业部经理。4.2.2各事业部科技专题会议由总工根据需要确定会议时间并召集、主持。会议学习与企业相关的新工艺、新技术，讨论解决生产工艺中存在的问题或发布各类科技成果。总工指定人员记录。4.2.3部门会议由各部门领导根据实际情况，定期召开部门有关人员工作会议，布置任务，协调工作，部门领导指定记录人。4.2.4投资公司、各事业部年度、季度各类竞赛活动总结大会、动员大会由总经办或相关部门组织、召集、记录。5会议管理：5.1会议管理的要求：5.1.1会议必须符合国家的法律和政策。5.1.2会议必须追求效率。5.1.3选择好开会的时机。5.1.4明确和统一会议的责权。5.1.5严格控制会议的数量和规模，简化会议的程序。5.2参加会议须知：5.2.1应将会议的目的、宗旨、议题及有关资料认真地予以研究，并准备提出意见或询问事项。5.2.2严格遵守会议时间，准时出席。如因故不能出席，须事先通知会议组织者。5.2.3发言力求简要明确，注意发言时机。5.2.4只要有利于公司整体利益，应毫不保留地发表意见。5.2.5凡与会议主题无关的话题，应尽量避免。5.2.6在反驳他人意见时，应注意态度和语言。5.2.7不能因细节问题争吵不休。5.2.8注意不能喋喋不休，应让他人也有发言机会。5.2.9应服从多数人的决定。6会议的程序：6.1会议的准备工作：6.1.1由会议组织部门拟定会议计划。6.1.2确定会议议题。6.1.3确定会议时间、地点及与会人员。要求全面周到、无错漏、范围恰当必须经领导审批。6.1.4会议资料准备。6.1.5发布会议通知。例会在无特别变化时不另行通知，非例会由会议组织者发通知或以填写《会议通知单》的方式通知与会人员。6.1.6排列座次，布置会场。6.1.7会议报到。6.2会议的进行阶段：6.2.1会议组织者对会议中出现的安排、冲突、意见分歧等现象进行处理和协调。6.2.2加强治安保卫工作，引导与会人员有秩序出入会场，对迟到者迅速引导落座。6.2.3需进行选举工作的应事先准备好票箱、选票、选好监票人，并清点到会人数和缺席人数。6.2.4做好会议过程中文件的分发和保管工作。6.2.5做好会议的保密工作，加强对会议的通讯设备，扩音设备的管理。6.2.6做好会议的服务工作。6.3会后处理工作6.3.1做好会议文件的处理工作。6.3.2安排好外地与会人员的返回服务工作。6.3.3进行会务总结，对会议的安排工作，会议费用等作合理程度评价。6.3.4拟写会议报告，向上级主管部门报告会议情况及所取得的成果。6.3.5传达会议精神。2.2.会议室使用和管理规定会议室使用和管理规定1目的：加强管理，使会议室充分发挥作用，更好地服务于领导、机关各部。2适用范围：适用于投资公司及所属事业部会议室。3引用文件：4规定：4.1会议室由总经办统一管理。4.2会议室的使用限于投资公司及所属事业部、全资、控股子公司召集的各类会议和公司领导交办的外来客人的接待业务。4.3使用会议室须提前1日到总经办、行办办理手续。4.4爱护会议室的设施，保持会议室的清洁，使用完毕，应及时清洗水杯和烟缸，并对接待用品认真登记，由使用部门负责人签字认可。4.5任何部门和个人不得将会议室的桌椅、烟具、烟缸等设施拿出会议室。内控目标：*保证会议室使用合理关键控制点：1.会议室使用部门应根据参加会议的对象及人数提前两个工作日提出合理的使用申请，由总经办进行审批2.如暂无会议室安排会议，应由申请部门重新安排会议时间3.会议室服务员应认真清点主要接待物品并做好记录以备每月底核算费用，同时要清点会议室重要设置，发现损坏及时报告。相关文件：1.会议通知单2.会议室使用登记表3.会议接待用品消耗统计表4.出席会议情况统计表***使用部门提前2日提出申请使用部门填写会议室使用申请单交会议室服务员会议室服务人员接通知单时开门登记秘书半个工作日确定有无会议室会议完毕半个工作日内清点主要接待用品、清理卫生责任人：服务员会议室使用结束否231有根据会议重要情况协调安排责任人：秘书是否优先安排是不能使用会议室否开会使用部门负责人或委派有关人员签字认可2使用部门提前半个工作日布置会议室4313.3.会议室使用控制会议室使用控制会议通知单会议通知单会议主持：备注：编号：会议名称：会议主旨、议题：会议时间、地点：与会人员：会议组织：通知人：通知时间：联系电话：编号：TH-Z-B-013会议室使用登记表会议室使用登记表日期会议室人数使用部门会议名称接待情况服务人员部门负责人编号：TH-Z-B-014各部门会议接待用品消耗统计表各部门会议接待用品消耗统计表领用时间饮料品名数量单价(元)总价(元)合计金额(元)领用人签字编号：TH-Z-B-015出席会议情况统计表出席会议情况统计表应到人数实到人数召集部门及主持人地点会议时间列席人数缺席人数请假人数统计人：时间：会议名称重要出席人员编号：TH-Z-B-016会议纪要格式会议纪要格式XXXXXXXXXXXXXXXXXX会议纪要主持人：XXX参会人员：地点：时间：记录人L议题：