会议管理规定

11会议管理规定1.目的为进一步规范公司会议管理，本着精减、有效、节俭原则，使会议务实，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，节约会议成本，提升公司运营效率，特拟定本规范。2.范围本规定适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。3．职责3．1会议发起人和主持人3．1．1确定会议目的；3．1．2确定会议议程及参加人员，审核会议通知；3．1．3控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题；3．1．4掌握会议时间；3．1．5确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语、故意刁难、逃避责任、急于了事等；3．1．6平衡发言，发挥群体力量，确保每位与会人员都发表意见；3．1．7善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；3．1．8确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，完成期限明确具体；3．1．9会议不能准时召开等其他变故要在会前协调；3．1．10会议纪律的监督执行；3．1．11会议记录的签核；3．1．12会议决议或对策实施效果跟踪验证。3．2通知人3．2．1制作会议通知(内含会议议程)；3．2．2确保通知到位，每位参会人员要在会议通知上签名；3．2．3异常情况及时通知会议主持人；3．2．4会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。3．3记录人3．3．1组织会议签到；3．3．2现场记录会议内容(文字记录和会议决议事项追踪表)；3．3．3会议记录的发放；3．3．4检查、协调和跟进会议执行状况；3．3．5向主持人汇报执行状况。3．4参加人员3．4．1事前准备相关会议资料；3．4．2遵守会议纪律；3．4．3会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动；3．4．4临时突发事件导致不能准时参加或缺席，至少提前半小时，通知会议主持人，并委任职务代理人参加。4．会议分类22序号会议名称频次召开时间会议时间主持人与会人员（部门）1月度总结会议一次/月每月第一周六16：002小时厂长各部门负责人2周工作例会一次/周每周六16：301.5小时厂长各部门负责人3晨会一次/天每天早晨15分钟班组负责人班组全体员工4部门例会一次/周各部门自订1小时部门经理部门员工5专题会议不定临时确定1小时相关负责人相关部门人员6年度总结表彰大会一次/年春节前2小时总经理公司全体员工5.会议内容5．1月度总结会议5．1．1会议时间每月召开一次（即每月第一周六）。5．1．2会议人员主持人：厂长参加人员：各部门负责人5．1．3会议内容5．1．3．1汇报分析工作计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩、揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司经济效益。5．1．3．2研究决定日常工作中的有关事项，通报、交流重要工作情况。5．1．3．3研究分析公司整体运营状况，制定工作方针、工作计划、目标、措施、策略。5．1．3．4讨论决定公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章、规定。5．1．3．5需要集体研究解决的其它重大事项。5．1．4各部门具体汇报内容：部门汇报内容存在问题改进建议备注销售部销售部做销售分析汇报：按不同商品品类进行销售比较，内容包括与环比、同比数据相比较，以及计划完成情况；1、销售计划（销量）完成率；2、市场调研报告（次数、分析、建议）；3、销售分析；4、营销策略方案实施结果；5、客户投诉次数及分析；6、销售费用；品质部1、工作计划完成率；2、客户投诉次数；3、客户投诉处理不及时率；4、纠正/预防措施有效完成率；5、进料不良漏检率；336、检验标识/记录错误次数；7、物料及产品检验及时率；8、供应商资格审查通过率；9、质量状况分析表（图）；PMC采购1、工作计划完成率；2、采购物料准交率/合格率及准确性；3、不良品退货及时率；4、物料让步接收次数；5、采购项目按期完成情况；6、供应商评估报告；7、新增供应商数量及档案健全完善情况；。PMC仓库1、工作计划完成率；2、帐物卡异常次数及准确率；3、物料配送不及时错误次数；4、备料及时性准确性；5、物料防护异常次数；6、外部投诉。PMC计划及经理1、工作计划完成率；2、生产效率；3、订单出货计划达成率；4、客户投诉次数；5、部门费用完成率（实际费用/费用预算）。技术部1、工作计划完成率；2、新产品研发完成项数；3、生产效率；4、样品完成及时性；5、制程异常处理不及时次数；6、技术资料出错次数/发放不及时次数；7、客户投诉次数；8、部门费用完成率（实际费用/费用预算）。工程部1、工作计划完成率；2、生产效率；3、标准工时合理性；4、工程资料准确性/合理性；5、制程异常处理不及时次数；6、IE提案完成情况；7、客户投诉次数；8、工具盘点准确性；9、模具/夹具开发维护及时性；10、部门费用完成率（实际费用/费用预算）。44行政部1、工作计划完成率；2、人力资源配置达成率；3、培训计划达成率；4、员工流失率；5、公司安全事故次数；6、生产效率；7、绩效考核结果；8、外事活动情况汇报；9、部门费用完成率（实际费用/费用预算）。5．1．5依据会议中提供的各类数据信息及情况做出具体工作安排，布置月度工作任务，并落实到人。5．1．6由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务，以及执行人员，如无异议可结束会议。5．1．7会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至与会人员，以便参照执行。5．2周工作例会5．2．1会议时间：每周召开一次（即每周六下午16：30至18：00）。5．2．2会议人员主持人：厂长参加人员：各部门负责人5．2．3会议内容5．2．3.1各部门报告本部门一周工作情况、工作异常情况，下周计划、存在的问题、解决方法。5．2．3.2逐条逐项检查落实完成情况，指导重点工作开展，并实行问责制。5．2．3.3听取各部门提交的议题，解决需要公司协调的问题，执行会议的各项决议及具体实施措施。5．2．3.4布置公司日常工作，平衡计划进度。5．2．3.5总结工作经验和教训。5．2．3.6对各部门工作进行总结讲评，布置工作。5．3晨会对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。员工要经常加强敬业精神的教育，所以在每天的早上必须以10分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告。同时还可以利用早会表扬优良员工以提高士气。5．3．1会议时间：每天一次（每天早晨8：00-8：15）。5．3．2会议人员主持人：班组负责人参加人员：班组全体员工5．3．3会议内容：前一天工作讲评，当日工作任务和注意事项。5．4部门例会5．4．1会议时间：每周一次（各部门自订）。5．4．2会议人员主持人：部门经理（或委托代理人）参加人员：部门员工5．4．3会议内容555．4．3．1本周工作安排及工作完成情况检查。5．4．3．2进行公司文件、会议精神的传达。5．5专题会议公司或各职能部门解决工作中临时出现的问题及公司运营方面等紧急情况而召集的临时会议。专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级同意而召集有关人员开会商讨。专题会议为不定期性的临时性会议，一个专题如果需要多次的研讨才能定案时，可以互相约定次数与日期，要以一案一会为原则。5．5．1会议时间：不定期5．5．2会议人员主持人：专题会议发起人参加人员：相关人员5．5．3会议内容：一案一议5.6年度总结表彰会5．6．1会议时间：每年召开一次（即每年春节前）。5．6．2会议人员主持人：总经理参加人员：公司所有部门主管、全体员工5．6．3会议内容5．6．3．1对一年来的工作进行回顾和分析。5．6．3．2总结一年来的公司所取得工作成绩和缺点。5．6．3．3总结一年来的成功的经验与教训，对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到管理的高度来认识。5．6．3．4根据今后的工作任务和要求,吸取前一年工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。5．6．3．5总结全年工作情况，部署新年度工作任务，表彰奖励先进集体、个人。6、会议准备和要求6．1议题准备：各类型会议，召开前会议主持人均要拟定会议议题,通知与会人员。各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长。6．2会前协商：会议议题，凡涉及其它多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议限于争执不休局面。6．3资料准备：各部门需提交会议讨论通过的问题，都要有简要的书面汇报提纲，并在会前提前1小时以上送至与会者，便于与会人员阅读并准备意见。6．4拟好会议议程：会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开会议。6．5发言要点：参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在3－5分钟。6．6通知与会人：根据会议通知，参加会议人员一般为相关部门的主要负责人。与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场，如确因特殊情况不能参加的，要提前向会议主持人请假并派其代理人参加。6．7会议纪录与跟进：会议议定事项，由厂部或会议主办单位及时整理出会议纪录，会议纪录必须经主管领导签发。对会议议定事项和决议，厂部要及时进行跟进，保证决议落到实处。7.0会议效果评估与督查7.1当天由记录人负责编写会议纪录经主持人当天或次日中午12点前签发，负责送交与会人员。667.2会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议7.3厂部负责对会议纪录执行督查，根据会议纪录，检查相关人员和部门落实会议决议的情况。7.4会议主持人必须主动了解会议决议的落实情况，有责任督促执行人落实会议决议。8.0会议纪律规定8．1纪律规定8．1．1应准时到会，并在《会议签到表》上签到，否则按缺席处理。8．1．2会议发言应言简意赅，紧扣议题。8．1．3遵循会议主持人对议程控制的要求，会议准时开始，会议时间按议程控制；8．1．4所有与会人员在参会之前应根据会议的目的、议题等做好充分准备。属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。8．1．5因突发事件不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，并至少提前半小时通知会议主持人；8．1．6与会人员会议期间手机关机或将手机调为振动；会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需征得主持人同意后到会场以外的地方接听。与会人员遇突发事件急须处理时，应知会主持人；8．1．7保证会议不受干扰；参会人员必须严格遵守会议纪律，会议期间所有与会人员应集中精力，做到“四不”：不走神、不开小会、不交头接耳、不无故走动外出。会议期间禁止吸烟；8．1．8与会人员应积极参与问题的讨论。但在讨论问题时，严禁情绪化、自我为中心以及出现不礼貌的言行；发表意见应大胆、坦诚、不盲从、对事不对人；在观点不被采纳的情况下，不指责和抵触。8．1．9讨论问题采取先民主后集中的方式，决议一旦形成，无论个人意见是否被采纳，所有与会人员均须在会后无条件执行，真正做到令行禁止，雷厉风行。8．1．10与会人员不得在会后发表与会议决议不同的意见以及其它消极、抵触言论；任何与会人员不得在会后泄漏、传播在会议中没有形成决议的事项。8．1．11会议记录为公司的机要档案，不得擅自外泄；其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。9．0处罚规定9．1各级工作会议严禁迟到早退，无论何人、何理由，会议迟到15分钟以内的，扣绩效1分；超过15分钟的，按缺席处理，扣绩效3分(有事耽搁或不能参加时，须提前跟会议主持人请假并另行指派代理人参加)；9．2未经会议主持人同意私自早退会议的，扣绩效2分；9．3逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾期一天扣绩效1分，若因此给公司造成损失的，按照相关管理规定追究责任；9．4未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的，处会议主持人扣绩效2分，会议记录人扣绩效1分；9．5会议期间手机铃声响，处以责任人每次扣绩效1分。10．O本规定执行自总经理批准之日起施行。批准：日期：