会议组织

第十讲如何组织会议实践与技巧主要内容一、会议准备二、参加会议三、会议的组织四、会议后的工作五、群体、班组和会议的关系【例子】：总裁办公会怎能这样开？开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。在我们全力以赴开各种名目的会议前，为什么就不能抽空想想：一个好会到底应该怎么开？——摘自《中外管理》9/2000，作者：石言我是一家国有企业的会议秘书，目睹了一些经理人开办公会时的种种不妥、不明智、不合理之处，这里作一些列举以引起企业管理者的警醒。1．会议太多，开了许多不必要的会。2．参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员并非十分必要。3．会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。4．会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。5．会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。6．经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。五种会议种类谈判会议报告会议解决问题会议制定决策会议收集和交换意见会议会议筹备和组织过程明确会议目的明确与会者及其角色制定会议计划实施会议议程明确会议目的决定会议是否召开的四条指针：信息共享动员激励信息传播解决问题和制定决策与会者的角色一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：▲开玩笑者――试图打破坚冰或设置伪装钓饵；▲守门人（并不总是领导者）――试图把议题局限于议程上；▲恶意的鼓动家――经常反对即将达成的一致意见；▲议程制订者――把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中；▲反对者――寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议；▲啦啦队长――注重任何进展；▲倡导者――认为他需要提出一个特别重要的提议；▲提问者――问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问题；▲看着钟点等待会议结束的人――试图把要讨论的问题—一列出并且敦促及早闭幕；▲支持者――支持最后一个人的观点；▲重复者－一次又一次提出同一观点；▲附和者――以一种更可被接受的方式重复他人的话。确定与会者及其角色与会者的构成与结构与会者的角色职责与会成员的构成上，考虑三个因素：同质性与异质性的平衡竞争性与合作型的平衡任务导向与过程导向的平衡参考会议规模会议目的参考与会人数决策制定和关键问题解决5问题识别或头脑风暴10研讨会和培训班15信息研讨会30正式报告会不限与会者角色职责与会者一般分为三类人：会议主席会议成员会议工作人员会议主席的类型和职责例子：先看下面两种情形情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公司的营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以国际市场为主”。但负责市场营销的部门经理们反对，认为国内市场潜力还很大，而且资金压力也很大······双方争执很大。如果你是会议主席，怎么办？情形二：某高校会议室正召开“21世纪古里学发展趋势研讨会”，会议期间，就MBA交易打发展方向问题，提出了不同的看法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养为主，有的认为应像哈佛那样采用大量案例教学，甚至取消传统教师教学的形式······眼看讨论时间快接近尾声，但与会代表仍然意犹未尽，很难“刹车”。如果你是主席，怎么办？会议主席的职责一般来说，会议主席有一下职责：会议控制过程引导促进讨论应付“隐秘议程”作出决定会议控制的五个基本原则决定讨论主题明确讨论范围确保人们围绕主题依次发言尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论确保其他成员了解会议进展情况过程引导的四个步骤识别主题/问题——应清楚地加以说明交换和开发建议——在解决问题之前，收集和解释依据评价不同方案——列出不同方案，预测每个方案地可能结果（时间、成本、资源、政治因素）选择行动计划——决定“谁”、“何地”、“何时”、“怎样做”。不同类型会议主席的主要职责排序社会领导型主席决策型主席作出决定促进讨论会议控制会议引导应付隐秘议程会议控制会议引导应付隐秘议程促进讨论作出决定一般与会者的职责态度准备认识群体过程有效的与会者应具备下列技巧：决定是否出席会议准备（有准备地带着问题参加会议）准时与会。就某些模糊问题或疑点征询清晰解释。给出信息时，力求精确切题。倾听支持他人确保公平参与反对要有根据以能提高团队绩效地方式行事会议工作人员的职责会议之前会议期间会议之后主席1提出和理解计划处理1准时开始1核实秘书或记录员的业务项目准备的备忘录草稿2准备议程草案2清楚地介绍主题2监控进展3确使与会者得知会议目标、3获得有力的发言时间和地点及会议议程4保证会议室的合理布置（座位安排、文件、饮水、烟灰缸等细节）秘书或记录员1从以前的记录或新的1提前到达1起草备忘录信息源收集资料2起草会议议程，主次2将会议室准备就绪2交主席批准顺序安排3得到主席的批准3提交所有必要文件3两天内发给与会者4发送会议通知和议程4记录进程4必要时根据备忘录5避免不明确的讨论和监督者的要求发布告示或通过含糊不清的决策6协助主席会议成员1通知秘书/主席列入1准时出席1阅读、审核备忘录议程的事项2阅读所有文件2按照会议要求发言2执行行动计划，必3如果合适，准备自己3记录会议决定及需要时进行汇报的支持性文件要采取的行动4向秘书说明需要纠正的论点会议准备一览会议安排文字材料目的发言会议安排（1）开会的时间、地点、延续的时间。（2）会议参加人员。（3）谁主持会议。（4）由谁来作演讲。文字材料（1）议事日程。（2）前次会议的备忘录。（3）会前需要阅读的报告。（4）会间所需要的文字报告或图表。目的（1）你想要达到什么目的？（2）这是什么种类的会议？（3）你是否有必要征求他人的意见？（4）你是否需要专业人员来说明某题？（5）你是否知道召开会议的原因？（6）你是否需要与高级管理人员讨论会议底的内容？发言（1）你是否需要使用直观教具？（2）你用于说明主题的素材是否充分？（3）你是否应当准备文字报告？（4）如果你需要作演讲，你是否把必须考虑的问题细查一遍，并按有关要求去做？会议备忘录的基本格式备忘录，公司董事会会议室召开的董事会XXX股份有限责任公司2001年12月25日星期二上午8：00出席：A先生（主席）B先生C先生D先生E先生F女士G先生（秘书）收到XXX先生和XXX先生的缺席致函142上次会议备忘录2001年11月2日的会议备忘录，通过选读，主席签字143备忘录提出问题143.1备忘录135.2B先生报告内部员工持股项目的计划和持股职工清单根据要求，公司应保证每个员工收到一份清单，并向他们解释该项目。董事会要求在12月30日前完成这项工作。143.2备忘录138C先生报告完成了退休金计划的所有必要的修改，人事部将与每位职工面谈。这些面谈计划从2001年10月5日开始。144对弹性工作制的反映144.1E先生报告已制定出了弹性工作制的试点计划，并选定从研发一部作为试点。144.2解决：董事会认为应先以研发三部作为试点，因为一部正承担的项目不能受到影响。·······147下次会议日期下次董事会召开日期为2002年1月15日星期六。若没有任何其他业务，会议将于上午12：00闭幕。有一些技巧可使你的会议参与更加成功。如1．不要同与你观点相同的人作为一个团伙坐在一起。2．不要总是立即合盘托出整个的计划。3．预先阐明你的支持材料。4．对你不同意的观点表示尊敬和理解。5．结成同盟。6．仍要强调的一点是：在你步入会场前，尽可能知道其他人的感受。7．获得行政支持。8．保证成功或减少后续工作。表:分化反对者――支配他们OAANNOANOA秘书主席图例：A——主席的联盟O——反对者N——中立者使反对者闭口除了在作为安排上分裂反对者以外，主席有能力使他们在会议中的地位降级：当他们想发言时假装“未看见”，使他们无法参与讨论；抓住他们偏离主题的一瞬间，“勾销”了他们的发言；应用“跳跃法”或“终止辩论法”，在端时间内限制讨论。