会议课件

第一讲当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的作用会议的种类会议的频率会议的成本A的想法B的想法C的想法实现目标形成决策集思广益会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显示不部门的存在会议是一种群体的沟通方式思考思考会议的目的传达资讯开展有效的沟通达成协义监督员工、协调矛盾资源共享激励员士气开发创意巩固主管地位会议目的会议的作用实现目标解决问题凝集力量灌输思想会议种类执行层管理层决策层按人数分团体会议一对一会议按层次分按开会方式分面对面会议电话会议视频会议•规模：大会、中会、小会、小组会、一对一•手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会•内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、•对象：内部、外部、国际、层次•时间：例会年会、季度、周会、晨会、临时会会议的频率固定的部门会议建议频率：至少每月一次注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯：将会议时间记录在笔忘本上，以防工作疏忽而处于被动。会议的频率全体会议建议频率：至少每年一次注意事项：利用全体大会通报公司的重大决策，不宜频繁，否则公司的沉重的负担。会议频率突发事件处理会议建议频率：随时注间事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地会议频率建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好好不要超赫赫之功一小时一对一会议第二讲会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范效率不高的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。高效会议预防性管理参会者的技能要充分作好准备工作明确开会原因和目的高效会议高效会议的特征高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请最有经验和有才能的人出席作业评价和归纳记录所有的建议、决定和负责人如何会议规范•时间安排方面的规范•固定的会议流程规范•会议本身要遵守的规则会议流程图会务准备会议实施开会方法内容对象时间地点费用会务提出问题应急性信息性决策性议程和程序各项会务文件内容执行策略保障控制工具效果归档纪要发布编制预算分工落实后续工作策划方案批准会议设计和布置设施环境评估反馈补充会议预算执行场所配套第三方顾问会议制度和文化专家咨询领导和机构组织保障者结算会议管理机构会议本身要遵守的规则会议规则参会者要将工作安排交给会议主席超过一小时的会议要有书面的通知所有参会都要有准备发言的心态会议要能准时结束、准时开始负责人能否以决议承但其主要职任在会上要维护别人的尊严要有有提出不同的意见会后要能拿到书面的记录参会都要履行反馈的职责必要时请第三监督第三讲开会前的准备工作•是否要开会•准备工作的作用•5W1H•准备工作核对单•主持人的准备工作开会的条件必须把信息同时传递给很多的人听取部门工作汇报、并委派任务树立典范、发挥榜样作用突发意外事件需要解决的问题共同讨论、集思广益外部环境要求如果准备工作的必要性选择最恰当的选择方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节约时间减少冲突准备工作的作用会议准备的5W1H法Whywherewhatwhowhenhow会议准备工作内容•了解会议的目的•是否一定要开会•确定会议的形式•安排会议的议程•决定会议的时间•确定会议的主持人•决定会议的地点•研究会场如何布置•确定出度人数•安排出度者座位会议准备工作内容•是否准备会议名签•是否安排与会者住宿•是否安排交通工具•是否发出了会议通知•确定视听教材•确定辅助教材•准备会场周边位置图•是否要求与会者准备资料•确定自己人的相关资料•是否安排会后娱乐项目并并做好事先通知25设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执–…进行SWOT分析–…主持人的准备四个准备工作…26SWOT分析优势strength劣势weakness机会opportanitg威胁threat自身环境第四章成功会议的六种策略如何做开场白………如何达成共识如何做开场白定义内容开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等程序概观程序、提供资讯、会议记录、征求意见3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨会议时间分配主持人的发言发言时间要占到20%畅所欲言会议进程的控制权力方式语言方式非语言方式如何组织达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较、评价各提案的优劣估计各提案获益概率是否要提供更多参考资料征求反对意见从公正、客观角度检视正反意见对提案进行修整完善寻求与会者的认同确认议事结果邀请议案执行的监督单位在“论议纷纷”基础做成的，而不是在“众口一词”的基础上做成的。会议决策方法相互交流权威决策共识决策少数服从多数决策无异议决策群体决策法头脑风暴法德尔菲法思想转换法易地思考法团队决策法第五章会议的有效沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧沟通的定义：为了实现一个目标，将信息、思想和情感在个体或者群体之间相互交流，达成共识的过程。会议中的沟通执行的20%听懂的40%会议中的沟通听到的60%说出了80%理想的100%沟通的漏斗会议中的沟通沟通的金三角设身处地自己对方会议中的沟通沟通的冰山理论有效沟通努力达成目标有明确的时间约束有明确的沟通目标积极倾听重视每一个细节会议中的沟通找共同点适当展示自己的能力和水平坦诚相待沟通的桥梁不必说出所有的真象适当暴露自己脆弱的地方会议中的沟通如何建立信任反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈会议中的反馈技巧首先表扬特定的成就指出做的不好的地方以肯定和支持结束会议中的反馈技巧三部曲第六章主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧倾听的技巧倾听：是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。倾听的技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录倾听的技巧表达感受的方式我也有过相同的经历如果我是你，我跟你感觉一样第七章如何对待会议中的意外情况与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rabbittracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇与“cicada蝉”相遇蝉的症状：讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言与“shark鲨鱼”相遇鲨鱼的症状：有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见主持人对策：理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断与“donkey驴”相遇驴的症状：过于敏感防卫性很强，心中有面“墙”不能站在别人的立场看问题主持人对策：突出他的贡献重复问题短暂沉默遭遇“rabbittracking兔子般追踪”兔子的症状：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议主持人对策：突出他的贡献重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法实施与“crab螃蟹（跑题者）”相遇螃蟹的症状：开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡，走神主持人对策：对开小会者，主持人停止说话或者示意发言者暂停，使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论对打瞌睡者，可中间休息5分钟，并加快会议议程第八章主持人与参会者守则与责任