行政公文格式

学习目标：•公文的概念及特点、分类及构成要素和写作要素；•各类公文的主要用途；•通知、通报、报告、请示、函、等文种能写会用。公文写作•第一节公文概说•第二节公文的体式•第三节常用公文写作•思考与练习第一节公文概说一、公文的概念二、公文的特点三、公文的分类一、公文的概念即行政公文的简称。是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2000年8月24日国务院发布《国家行政机关公文处理办法》（简称《办法》）13种公文：命令（令）、决定公告、通告通知、通报议案、报告请示、批复意见、函、会议纪要二、公文的特点•（一）有法定的作者•（二）有法定的效力•（三）有规定的文种和规范的体式•（四）有规定的处理程序（一）有法定的作者•指依法成立并能以自己的名义行使职权和承担责任的国家机关、企事业单位、社会团体或组织。（二）有法定的效力•指公文的权威性和约束力，对受文者有不同程度的强制性。（三）有规定的文种和规范的体式•指按《办法》规定正确选用文种•和规范运用公文格式。（四）有规定的处理程序•指公文必须履行法定程序才能生效。•（交办——拟稿——审核——签发——复核——缮印——用印……）三、公文的分类（一）按公文的适用范围和用途，有13种公文。（二）按行文方向，分为上行文、平行文、下行文。（三）按紧急程度，公文可分为紧急公文和普通公文。公文的分类（四）按有无保密要求及机密等级，前者分为秘密公文、普通公文，后者分为绝密、机密、秘密。（五）按具体职能，有法规性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、联系性公文、实录性公文。第二节公文的体式•[预置问题]•公文体式指公文的构成要素、格式及其印装规格。•一、公文的构成要素和格式•二、公文的印装格式一、公文的构成要素和格式公文的构成要素：《办法》中规定：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文的格式：是指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写形式。（一）眉首（二）主体（三）版记公文格式示意图1、印刷顺序号2、秘密等级和保密期限3、紧急程度4、发文机关标识5、发文字号6、签发人7、间隔线（一）眉首部分1、印刷顺序号•即份号。•绝密、机密公文应标注份号。•公文首页左上角。•例：0000012、秘密等级和保密期限•表明文件涉密程度和保密要求。•绝密(30年)、机密(20)、秘密(10)。•公文首页右上角。•例:机密★5年3、紧急程度•表明对公文送达和办理的时间要求。•分：特急、急件。•公文首页右上角。4、发文机关标识•是发文机关制发正式文件时使用的有固定版式的标识，简称“文头”。•发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。•例：“国务院文件”•“中共中央文件”•联合行文时主办机关的发文机关标识排列在前面。5、发文字号•简称文号，又称公文编号，是发文机关编排的文件代号。•由发文机关代字、年份、顺序号组成。•作用：统计、查找、引用。•要求：准确、稳固、系统•联合行文，只标注主办机关的发文字号示例•——“国发〔2009〕8号”•——“国办发〔2009〕6号”•计划委员会——计〔2009〕8号•计划生育委员会——计生〔2009〕8号•计量局——计量〔2009〕8号6、签发人•上报的公文，应在发文字号右侧标注签发人、会签人姓名。7、间隔线•眉首部分用一条和版心同宽的红色反线与主体部分隔开。（二）主体部分1、标题2、主送机关3、正文4、附件说明5、成文日期6、印章7、附注1、标题即准确、简要地揭示公文的主要内容，并能透视文种。标题三要素：发文机关名称+主要内容（事由）+公文种类（文种）示例标题：示例1.××市人民政府关于开展财务大检查的通知2.××关于开展加强上市公司治理专项活动有关事项的通知3.国务院紧急通知4.中华人民共和国全国人民代表大会公告2、主送机关•指公文的主要受理机关，对收到的公文负主要的答复办理责任。•用全称或规范化简称、统称。•标题之下，正文上方左起顶格书写，用冒号。•例：•“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”3、正文陈述公文的具体内容，是公文的核心部分。包括：开头：表明发文依据、目的或原因。主体：表述公文主要内容。结尾：号召、希望或惯用结语作结。正文的结构次序序数依次为：“一”、“（一）”、“1”、“（1）”。4、附件说明•用于说明公文正件所附材料的名称及件数的专用格式。•正文下空一行、左空两格标识“附件”，后标冒号及附件名称。•例：•附件：１．××××预算表•２．×××××××5、成文日期公文形成的时间，是公文生效的时间标志。1.通常以领导人签发文件的日期为准。2.经会议生效的文件,以会议通过的日期为准。3.联合行文，以最后签发单位领导人签发的日期为准。4.电报，以发出日期为准。成文日期5.一般事务性的文件，以印制时间为准。位置：正文或附件之后右下方位置，用汉字小写数码标明完整的年月日，“零”写为“0”。例:二00八年十月八日6、印章•是证实公文作者合法性及公文效力的标志。•公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，一律加盖公章。7、附注•标注文件的阅读、传达范围，•或解释说明有关事项。•列在成文时间之下左侧，用圆括号“（）”。•例：“（此件发至处级）”•“（此件可登报）”•如是请示，在“附注”处注明联系人的姓名和电话。（三）版记部分1、主题词2、抄送机关3、印制版记4、反线1、主题词标示公文内容特征和归属类别的关键性词语，为公文的存储、检索和利用提供方便。位置：公文成文时间之下，抄送栏之上，“主题词”三个字，居左顶格标示，后标全角冒号。词目之间空一个字。顺序：先标类别词，再标类属词（先标反映公文内容的词，最后标公文形式的词，即文种）。数量：5—7个。•示例主题词：示例1.《国务院批转国家环保总局关于加强环境保护工作意见的通知》：主题词：环保意见通知2.《国务院关于加强水土保持工作的通知》：主题词：农业水土保持通知2、抄送机关•指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关。•抄送机关用全称或规范化简称、统称。•主题词下一行，左空一字格，标示“抄送”，后标冒号。3、印制版记包括印发机关名称、印发日期和份数。印发机关：具体承办公文印制和发出的部门。一般为机关的×办公厅（室）。印发日期：公文定稿后的起印日期。一般写成“2008年8月8日”印发。印发份数：“共印×××份”。4、反线•版记中各要素之下均应加上一条反线。××市人民政府文件×发〔2008〕8号签发人：×××—————————————————————————————————××市人民政府关于××××的请示省政府：×××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：×××××二00八年五月五日（印章）（联系人××，电话×××）主题词：××××请示——————————————————————————————————抄送：×××、×××。——————————————————————————————————××市人民政府办公厅2008年5月5日印——————————————————————————————————（共印××份）——————————————————————————————————上行文示意图××省人民政府文件×发〔2009〕2号——————————————————————————————————××省人民政府关于××××的通知各市、县人民政府，省政府各部门：×××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：×××××二00九年一月五日（印章）（此件发至×××级）主题词：××××通知——————————————————————————————————抄送：×××、×××。——————————————————————————————————××省人民政府办公厅2009年1月6日印——————————————————————————————————（共印××份）——————————————————————————————————下行文示意图NO.000001机密★一年特急××××文件×发〔2008〕5号××关于××××××××的通知×××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××二00八年八月八日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：××、××。×××办公厅（室）发2008年8月8日印————————————————————————————————————---------（共印××份）公文格式示意图二、公文的印装格式•依据国家标准《国家行政机关公文格式》的规定，公文的印装格式包括：•1、公文用纸的格式•2、公文排版的规格和要求•3、印刷与装订要求1、公文用纸的格式•国际标准A4型纸（210mm×297mm）。•张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。2、公文排版的规格和要求•文字从左至右横写、横排（少数民族文字除外）。•正文3号仿宋体字，每页22行，每行28个字。3、印刷与装订要求•双面印刷，左侧装订。思考题•1、公文的概念及特点是什么？•2、公文的构成要素有哪些？•3、熟悉公文的文面格式。练习——修改标题：•1、××县卫生局做好夏季防病除害工作的通知•2、××县关于申请要求追加广播事业费预算指标的请求报告•3、××食品厂关于提高产品质量，造福人类，加强成品检验工作的通知•4、××公司关于铺张浪费问题的通知修改标题：•5、××市人民政府批转省国家税务局《关于加强税收工作的意见》的通知•6、××关于申请修建教学大楼的报告•7、××市人民政府转发省劳动厅、省人事厅、省财政厅关于转发劳动部、人事部、财政部《关于发给离退休人员生活补贴费的通知》的通知的通知参考答案：•1、××县关于卫生局做好夏季防病除害工作的通知•2、××县关于追加广播事业费预算指标的请示•3、××食品厂关于加强成品检验工作的通知•4、××公司关于抵制铺张浪费问题的通知•5、××市人民政府转发省国家税务局关于加强税收工作的意见的通知•6、××关于修建教学大楼的请示•7、××市人民政府转发劳动部、人事部、财政部关于发给离退休人员生活补贴费的通知预置问题•下面这则文件是宁山县人民政府发出的一份通知。•请根据公文构成要素与书面格式规范指出其错误所在，并逐一分析说明和改正。宁山县人民政府文件宁政办发（08）5号—————————————————————————————————县人民政府切实做好春耕生产准备工作的通知各乡镇党委、人民政府，县委、县政府各部门：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××宁山县人民政府办公室2008年×月×日（章）主题词：生产通知—————————————————————————————————抄送：………………—————————————————————————————————宁山县人民政府2008年×月×日印—————————————————————————————————（共印90份）—————————————————————————————————机密修改建议：•1、“机密”标注没必要，是普通文件，不需保密。•2、发文字号两处错误：机关代字为：“宁政发”、年份为：“2008”。•3、标题缺少“关于”。•4、主送机关错误：政府发文，不应向党的机关主送，需告知的用“抄送”，需办理的以县委、县政府联合发文形式主送。•5、发文机关落款两处错误：发文机关为宁山县人民政府，发文日期汉字小写。•6、主题词缺少类别词，春耕生产准备工作属农业类。•7、印发机关为：宁山县人民政府办公室。•改正如下：宁山县人民政府文件宁政发〔2008〕5号————————————————————————————————宁山县人民政府关于切实做好春耕