行政公文概述[1]

公文概述公文格式一、什么是公文?公文是公务文书的简称，行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的种类（P241-242）国务院办公厅2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起执行）规定：国家行政机关公文分13种：①命令（令）；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾意见；⑿函；⒀会议纪要。二、公文的格式公文具有规定的格式，这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。构成公文的基本要素文种：公文的第一要素事由：公文的主体部分收发机关生效日期：如果没有明确规定生效日期，那么发布日期就是生效日期行政公文的基本结构公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。文头部分行文部分文尾部分《国家机关公文格式》(P176)下行文格式首页上行文格式首页通用公文格式末页文头部分发文机关秘密等级紧急程度发文字号签发人（上行文）（一）发文机关（版头）发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。“红头”版头的大小与单位级别、公文内容及性质有关。版头大小大版头:下行文居多，体现领导机关的权威性和公文的严肃性，后加“文件”。中版头:表现机关单位的庄重。一般（厅）局级机关单位用，“文件”可加，可不加。小版头：对平级和不相隶属的上下级机关单位行文，显示谦逊得体，一般不套用“文件”二字。（二）秘密等级（密级）公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种标注在公文首页右上角。秘密等级由公文拟稿人提出，核稿人审核，签发人决定。其具体标识为“★”，“★”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按３０年、２０年、１０年认定。（三）紧急程度紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急件”、“急件”、“限时送达”三种，标注在版头右上角“秘密等级”下。平件处理时间一周；急件三天；特急件最迟不超过24小时；限时送达按限定时间送达并加快办理。（四）发文字号发文字号是指发文机关编制的公文代号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。发文字号位于发文机关以下，红线以上。代字。“国发”：国务院；“中发”：中共中央；“国办发”：国务院办公厅；“陕政字”：陕西省人民政府；“川府字”：四川省人民政府；“沪府发”：上海市人民政府。发文年度的要求：用方括号括入；不能缩写；位置在“代字”和“序号”之间如国务院1998年制发的第１２号文件，发文字号为“国发[1998]１２号”。（六）签发人签发人：指代表“发文机关”最后核查并批准公文发出的领导人姓名，以示对签发的公文负有全面的责任。报送上级机关的请示、报告，要注明签发人。签发人的姓名署于发文字号的右侧：“签发人：×××”。通常由正职或主持日常工作的副职领导人签发。附：公文份号公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，用以掌握每份公文的流向。位于版头左上角，用阿拉伯数字标识。绝密、机密公文应标明份号。文头部分改错行文部分标题主送机关正文附件落款（一）标题公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如：《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》公文标题的类型完全式省略式（文种不能省）省事由。《中国共产党平和县委员会专题会议纪要》省发文机关。《关于妥善处理高等学校学生退学后有关问题的请示》省事由和发文机关。《公告》公文标题的要求文种准确事由扼要准确文字简练《××县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告》（如何改？）批转或转发公文的标题一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。例如：国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知。除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。标题排列整齐美观。除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成齐肩形、正梯形（P211）、倒梯形（P206）、除号形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。（二）主送机关（台头）主送机关是公文的主要行文对象或受文机关。不要在主送机关前附带感情色彩的形容词。有些公文如公示、通告、会议纪要等，可不写主送机关。下行文的主送机关可以有多个。上行文的主送机关只能有一个，且不主送个人、不多头主送、不越级主送。（三）正文正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。开头（常用形式）根据式：根据、依据、遵照等（P214）目的式：为了、为（P197）原因式：由于、鉴于主体结尾：文种不同，结尾不同正文的结构层次序数和数字第一层：一、二、三……第二层：（一）、（二）、（三）……第三层：1、2、3……第四层：（1）、（2）、（3）……另：正文中的数字除词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，都应当使用阿拉伯数字。（四）附件附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。公文如有附件，应当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。附件应当置于主件之后，与主件装订在一起。无附件的公文，省略此项。（五）落款制文机关名称（全称或规范性简称）或主管领导人签署（签名落款）成文时间公文的签发日期，标注于正文右下方。年、月、日不可或缺，用汉字书写。印章印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。行文部分改错文尾部分附注主题词抄送机关印发机关和时间（一）附注附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。（二）主题词主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，防止随意性。《国务院主题词表》（P254）。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。不用标点，每两词之间空一格（三）抄送机关抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。（四）印发机关和时间印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。公文结构的指定项目和选择项目指定项目发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、生效标别和页码（共7项）。选择项目秘密等级、紧急程度、签发人、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间。（共9项）改错（P240）公文改错训练2公文改错训练3三、行政公文的行文规则行文关系上行文、下行文和平行文公文的行文关系公文的行文关系是发文机关和受文机关的关系。隶属关系指导关系平行关系不相隶属关系政府部门行文有以下5条规则：政府各部门依据部门职权范围可以相互行文；政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文；属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送上级主管部门处理；部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文；政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。上行文的行文规则下级机关向上级机关行文，称为上行文。如请示、报告。主送机关一般只有一个。双重领导应分清主送机关和抄送机关。上行文应逐级行文。一般不得越级请示和报告。上行文一般不能直接送上级机关负责人，而应送上级主管机关。下行文的行文规则下行文是指上级机关向下级机关行文，包括命令、决定、批复、通知、意见等。下行文的主送机关可以有多个。政府及其部门向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。平行文的行文规则平行文是同级机关或不相隶属机关之间的行文，如函、议案。同级机关或不相隶属机关之间可以互发非指令性文件。指令性文件，可请示领导机关，以领导机关或秘书部门（办公厅、室）的名义行文，将有关指令性内容的文件转发给同级机关或不相隶属的机关执行。