运达实业集团行政公文案例

周丽霞第一章总则•第一条为使公文处理工作规范化、制度化特制定本细则。◆规范化◆制度化•第二条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。◆公文办理包括发文办理和收文办理。◆发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印（缮校）、用印、登记、分发等程序◆收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。•第三条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。•第四条各公司办公室是公文处理的管理机构，办公室负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守本细则并加强对本公司公文处理工作的管理。◆办公室是公文运转的中心枢纽第二章公文种类•第五条行政公文种类主要有：•（一）制度、办法•适用于公布公司规章制度、管理办法。◆三大特性：特定性、规范性、强制性。◆如：《绩效考核管理办法》运发字〔2008〕2号•（二）决定•适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，人员任免等。◆如：《聘任决定》运发字（2008）1号文件◆三大特点：重大性、决策性、具体性◆正文由原因和事项两部分组成。•（三）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项。◆如：《关于国庆放假及执行新作息时间的通知》运函字（2008）53号文件◆五大特点：多功能性、发布性、指示性、中转性、周知性◆由标题、通知缘由、通知事项三部分组成。•（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。◆如：《二00七年绩效考核奖惩通报》运通字〔2008〕3号和《处分通报》运通字〔2008〕20号◆五大特点：提倡和褒奖作用、告诫和教育作用、提醒和启示作用、知照性、指导性◆由标题，缘由，事项，处理意见，原因分析，希望或要求等几部分组成。（五）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。◆如：9月17日房产公司向集团公司呈报的《关于运达国际广场业主新一轮索赔苗头情况的报告》◆两大特点：陈述性、汇报性◆由标题与正文组成，正文由引据、报告事项、结尾三部分。情况—做法—问题（意见）；情况—原因—责任或处理意见；情况—问题—建议等•（六）请示•适用于向上级单位请求指示、批准。◆请示与报告区别：（一）陈请性与陈述性。（二）求复性。（三）超前性。（四）单一性。◆请示由标题，主送单位，正文和落款组成。标题一般写明发文单位加事由加文种，写标题要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，缘由中也不要重复出现“申请”，“请求”，“关于XXX的请示报告”之类的词语。如：6月3日酒店管理公司呈报的《关于请求借调固定资产盘存人员的请示》，6月16日汽车公司呈报的《关于申请设置专职仓库材料会计的报告》◆正文包括缘由，事项和结束语。事项要具体和明白，避免不明确，不知要求解决什么问题。如：8月12日物管公司呈报文件《关于2008年员工购买社保的请示》。◆结语有“以上请示，请批复。◆（一）一文一事。（二）单头请示。（三）不越级请示。（四）不抄送下级。•（七）批复适用于答复下级单位请示事项。◆如：集团8月11日回复包装公司《关于解决迁址扩建工程临时供电问题的请示》的批复函•（八）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。◆如：7月，集团公司就32楼安装空调计费器一事，发工作联系函给房产公司。•（九）会议纪要•适用于记载、传达会议情况和议定事项。◆四大特点：记实性、提要性、多向性、第三人称◆会议纪要由会议的依据，背景，中心；会议的概况；会议研究的问题与决定组成◆会议纪要结构包括标题，日期和正文。正文一般呈“总－分”，“总—分—总”的结构形式。◆突出中心◆讲究用语的升华与分寸•会议记录与会议纪要的区别：（一）会议纪要属于公文文种，有固定的格式与写作要求，会议记录则比较灵活；（二）会议纪要用于重要的，取得一致意见后需要贯彻执行的会议，会议记录主要用于一般的会议，以便留存备查；（三）会议记录强调忠实于会议内容，如实记录；会议纪要讲究综合，概括，提炼，抓大放小，删繁就简。第三章公文格式•第六条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。•（一）涉及公司秘密的公文应当标明密级，根据紧急程度标明“特急”或“普通”。◆无保密要求的普通文件◆有保密要求的保密文件◆密级：绝密文件、机密文件和秘密文件。•公文办理：◆特急公文跟踪催办，从文件递交时起半天内回复。如遇特殊情况，及时与呈报公司办公室负责人联系；◆普通公文定期催办。制度和工程施工类的文件，从最终递交之日起7个工作日内回复，其他文件从最终递交之日起3个工作日内回复。◆需董事长审批的公文重点催办，如遇特殊情况文件需暂押的，及时与呈报公司办公室负责人联系。•（二）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。◆公司规范化简称：集团、房产公司、酒店管理公司、远豪公司、水清木华公司、包装公司、机械公司、汽车公司、荣德公司、浦琦特公司。•（三）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。◆详见《湖南运达实业集团有限公司公文办理规定》运发字（2006）24号文件•（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。••（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。•（六）公文如有附件，公文中应当注明附件顺序和名称。•（七）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。•（八）成文日期以负责人签发的日期为准。•（九）公文应当标注主题词。•（十）文字从左至右横写、横排。•第七条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章发文办理•第八条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。•第九条行文应当确有必要，注重效用。由主管部门起草，分管领导审核，办公室发文。草拟公文应当做到：（一）符合公司的规章制度及其它有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。•（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。•（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”第四层为“（1）”。•（七）应当使用国家法定计量单位。•（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。•（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。•第十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。•第十一条公司各部门依据部门职权可以以函的形式互相行文和向下一级相关部门行文，各公司除办公室外不得向集团公司、对外正式行文。•第十二条拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见，签字确认后方可行文。•第十三条公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细则的规定等。•第十四条以公司名义制发的上行文、下行文或平行文，由公司主持工作的负责人签发。各公司所有涉及集团和对外的重要公文，需报集团公司审核把关后方可正式发文。◆如：荣德公司发华镫函件。•第十五条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当以抄送形式，但不得抄送其下级单位。•第十六条公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。◆审核确定是否需要行文;◆审核是否符合行文规则；◆审核是否符合拟制公文的基本要求,把住内容关、政策关、文字关、会签关;◆审核公文格式。第五章收文办理•第十七条收文办理指对收到的公文进行办理的过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。•第十八条收到下级单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及公司有关规定；涉及相关公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式、行文是否规范。•第十九条经审核，对符合本细则规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见送相关负责人批示或者交有关部门办理。对不符合本细则规定的公文，经办公室负责人批准后，及时退回呈报单位并说明理由。呈报日期，以最终呈报之日为准。◆办公室应提出拟办意见，对收文提出如何处理的初步意见,以供相关人员批示或批办,紧急公文要提出办理时限。•第二十条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的办公室并说明理由。◆及时办理,按时办结◆对不能按时办结的公文及时予以说明◆对不属于职权范围的及时退回交办的办公室。•第二十一条收到上级单位下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送相关负责人批示后办理。◆办公室要提出拟办意见，送领导人批示，然后再承办•第二十二条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。◆建立催办制度，送领导人批示的公文要催办,送部门办理的公文要催办第六章公文管理•第二十三条公文办完后，应当根据公司《行政事务管理制度》中档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。•第二十四条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能准确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。•第二十五条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。•第二十六条公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。•第二十七条公文保管期限分永久、长期（10年）和短期（5年以下）三种。凡记述和反映公司主要职能活动和公司建设的重要和密级文件，如组织类档案、公司章程类档案、公司影像资料、在职人员人事档案、电子文档等永久保管。凡在工作中需要长期查考的有关文件，如行政事务类档案、经营业务类档案、重大活动策划资料、企业文化成果等为长期保管。在工作中需要短期查考的文件，客户档案、日常事务类文件、离职员工档案列为短期保管。财务和工程技术类档案按行业要求保管。◆详见《员工手册》2008版，P69页《行政事务管理制度》中的“档案管理”有明确规定•第二十八条上级单位的公文，除密级或注明不准翻印的以外，经办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。•第二十九条公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位的证明章。•第三十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。需要销毁的公文，须经主管副总批准。销毁秘密公文时应做好相关登记，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。第七章附则•第三十一条各公司办公室应建立督办制度，对公文的贯彻、落实、执行情况进行督促检查。在办理公文过程中，凡未执行本细则并造成一定负面影响的，对责任人按公司相关制度予以处罚。•第三十二条本细则由集团办公室负责解释与修订，自2008年11月1日起施行。