高效能总务行政管理实务

1高效能總務行政管理實務2高效能總務行政管理實務一、總務人員應有的理念與變革二、總務制度的規劃與作業流程三、總務管理策略與目標管理四、總務採購與庶務管理之技巧五、推動節省成本的要訣及措施六、總務績效管理之效益分析七、總務行政實務案例說明：庶務採購、文書管理、車輛管理、集會管理財產管理、宿舍管理、餐廳管理、環境管理警勤管理、危機管理、勞資關係、職工福利八、實務溝通座談3一、現任：1.中國生產力中心-講師2.中華採購管理協會-監事3.中華企業管理發展中心-顧問二、經歷：1.中興電工採購處長，負責採購工作16年；總務行政經理八年；建工處副處長；生管、倉儲、總務等經理；總經理特別助理；產業工會秘書及福委會總幹事；曾膺選83年中華民國企業總務經理人；擁有實務工作經驗近30年2.大同公司，生管與財務管理及董事長機要秘書3.在CPC、CAPM、公民營企業與顧問公司等講師14年簡歷4主講課程與單位一、總務行政管理實務二、財產管理工作實務三、職工福利運作實務四、政府投標與工程外包實務五、工程採購與議價技巧實務六、總務庶務採購與營繕外包七、採購管理實務：1.採購價格與成本降低策略2.供應商管理與評價分析3.採購降低成本管理實務4.採購談判與議價技巧實務5.採購策略與績效管理實務6.採購稽核與內部控制管理7.採購問題分析與解決要訣8.採購VA/VE成本改善管理一、中國生產力中心(CPC)二、中華採購管理協會(CAPM)三、亞太教育訓練網及竹科公會四、中華民國中小企業協會五、中小企業聯合輔導中心六、全國工業總會與商業總會七、中華企業管理發展中心八、中華工商研究院及經理協會九、惠群、科園等企管顧問公司十、縣市工業策進會及工業會十一、南山、中汽、福特、鴻海、合泰、明碁、致伸、力晶、可成、寶成、集保、大棟、松下、國碁、億光、希喜艾、正隆等公、民營企業5高效能總務行政管理實務一、總務人員應有的理念與變革6總務行政專業管理總務專業管理KNOWLEDGE總務專業知能SKILLS總務管理技能ABILITIES管理決策能力7高效能的總務管理一、顧客滿意CustomerSatisfaction二、變革管理ChangeManagement三、成本競爭力CostCompetitiveness四、企業整合力BusinessIntegration五、資訊科技管理ITManagement8總務行政的管理機制一、整合公司資源做最佳運作二、建立總務行政服務團隊三、IT部門參與庶務管理四、庶務採購降低成本五、有效管理企業財產六、緊急事故應變處理中心七、改善總務管理之作業流程八、專業人員之觀念與培訓九、即時性與有效性的服務十、總務行政之控管與績效9一、具備專長與知識二、國際觀與人際關係三、建立觀念與共識四、獨當一面之責任感五、主動積極之態度總務人員應扮好之角色六、整合團隊之管理七、創新與資訊科技八、談判及說服能力九、培養敬業與熱忱十、接受挑戰與學習10一、計劃Planning二、制度System三、成本Cost四、效率Efficiency五、創新Innovation六、整合Integration總務人員的主動與敬業11高效能總務行政管理實務二、總務制度的規劃與作業流程12總務管理制度與組織NO主題說明一訂定制度與組織1、組織架構2、管理制度3、權責劃分4、作業流程5、會同法務、企劃、稽核、會計等共同研商訂定二作業流程1、依辦法內容分別寫明簡單工作流程2、各部門依其職責分工負責三實施前溝通1、辦法公佈2、事前講習3、觀念共識4、做法一致四徹底執行1、依辦法規定辦理2、部門共同配合執行13總務庶務工作要點1.勞資關係‣2.公關管理‣3.經營管理‣4.餐廳管理‣5.文書管理‣6.股務管理‣7.財產管理‣8.車輛管理‣9.環境管理‣10.警勤管理‣11.採購管理‣12.物品管理‣13.營繕管理‣14.安衛管理‣15.集會管理‣16.接待管理‣17.財務管理‣18.庶務管理‣19.職工福利‣20.宿舍管理‣21.國際庶務‣14行政庶務管理一、文件收發二、印信檔案三、Information四、總機接待五、會議室管理六、辦公室整潔七、報紙分發八、費用繳銷九、證照辦理十、過年及開工佈置十一、行事曆編製十二、其他事務15推動文件電子化的優點一、資料不會遺失二、提高作業效率三、節省作業成本與管理成本四、與外界互動方便五、改善生活與工作品質16總務部門組織與權責一、庶務二、工務三、採購四、膳勤五、福利六、安衛七、宿舍八、醫務17高效能總務行政管理實務三、總務管理策略與目標管理18總務年度工作計劃一、成立採購團隊二、CostDown目標三、春節團拜四、股東會五、董事會六、推動股票上市七、財產管理電腦化八、餐廳自辦改外包九、餐廳用餐刷卡十、大樓管理與出租十一、電話通訊管理十二、電力自動化十三、福利社制度化十四、制服訂作十五、保險經紀商十六、交通車發包十七、公務車租用十八、水井清洗十九、人力精減二十、e化之推動總務室年度工作計劃NO工作重點負責人1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1組織與人力分析2修訂制度及流程3工作職掌及代理人4每月處會議及CD會議5編製年度預算及目標6幹部會議7費用精減5%8股東常會9董事會10推動股票上市11財產管理電腦化12餐廳外包計劃13餐廳及福利社電腦刷卡14採購筆數及CD金額15大樓管理與出租16電力自動化管理17制服訂購外包18保險及交通車外包19春節團拜與中元拜拜20水塔及水井清洗21福利社制度化管理22預算與實際金額分析23公共費用統計與分析20股票上市前法說會發表時間:中華民國年月日(星期)上午九時三十分至十二時地點:凱悅大飯店三樓宴會廳程序:1.宣佈業績發表會開始2.主席致詞3.貴賓致詞4.公司影片簡介5.公司簡報6.審查專家意見報告--------技術專家報告7.證券承銷商評估報告8.公開承銷價格計算報告--------承銷商價格計算說明--------會計師複核報告--------財務分析專家意見--------證券專家意見9.解答問題10.散會21總務行政管理的策略一、推動電腦化的管理二、簡化公司作業流程三、降低庶務採購成本四、節省行政費用策略五、提高服務品質策略水電與修繕委託單NO.委託單位申請人主管分機類別□水電□修繕委託日期年月日需求日期年月日委託內容完工日期年月日委託單位驗收確認備註1.除停工、停電、停氣、安全等優先外，餘依日期順序，安排服務。2.委託內容如受限於總務室人力，需辦理外包時，請開具請購單辦理。主管經辦23高效能總務行政管理實務四、總務採購與庶務管理之技巧24總務庶務採購內容一、財產設備二、雜項購置三、消耗物品四、印刷品類五、非生產料六、營建工程七、修繕工程八、其他外包25採購之主要目標在符合品質要求的情況下，以最低價格購買達成高存貨週轉率保持供應之連續性保持一定與一致之物料品質發展可靠之替代供應貨源減少取得成本雇用、發展、激勵、訓練人員發展與維持良好之供應商關係與使用部門之高度合作與協調保持良好記錄與控制26採購運疇管理之理念Rightsupplier從合格的供應商處Righttime在需求的時間內Rightprice以合理的價格Rightquantity取得正確數量Rightquality符合品質要求的物品與服務27物品管制的方法一、物品消耗量大，易造成浪費。二、物品使用日廣，好壞影響工作效率。三、使用物品品質要求，提升公司形象。四、採購成本合理化，降低成本。五、減低物品庫存量，節省費用。六、VMI或Consignment管理28外包服務OutsourcingAversionofthemake-or-buydecisioninwhichanorganizationelectstopurchaseanitemthatpreviouslywasmadeoraservicethatwasperformedin-house;oftenutilizedforservices.Itinvolvessourcingandusingasupplierthatprovidesthecompleteditemorserviceratherthanbuyingthecomponentsandmanufacturingthemin-house.外包服務–自製或外購決策的一種說法，公司將原來內部做的一個項目選擇向外採購；普遍用於服務業。註：餐廳、警衛、環境、車輛等。-NAPMGlossaryofKeyPurchasingTerms29及時供貨採購Just-In-Time主要使用時機：–降低整體供應鏈上的浪費與成本–提高產品品質–降低儲存空間30StocklessPurchasingSystems零庫存採購系統意義：買方的存貨由供應商來管理。應用：為公用品、電子、水電、維修器材等標準規格品。操作：因為供應商的物流系統相當可靠和有效率。所以買方就不用去擔心安全庫存。效益：運用電子數據交換系統(EDI─ElectronicDataInterchange)，可降低採購、交貨、採購行政、開具發票和付款作業等成本。31物品採購之要點一、消耗性物品之存量控制二、非消耗物品依需求請購三、物品採購應以批量為原則四、物品採購以年度議價為基準五、以競標方式採購六、尋找配合度高供應商32議價談判雙贏的策略知己知彼，百戰百勝了解「成本結構」，切忌漫天殺價提出具體「數據」每供應商必須降價一定百分比的作法並不切實際盡量不要降低供應商的「利潤」部份善於利用「上級主管」的議價能力價格協商應基於「情、理、法」達到「雙贏Win-Win」的目標價格並不是唯一的談判重點價格管理NO重點說明一合理價格1.雙方開誠佈公檢討、決定合理價格。2.不是減價，殺價。（用VA/VE或VI）3.如：售價與成本分析。二公開招標1.規範簽證、投標須知、報價分析表等。2.資格審查，訂定合理底價，會同公開開標或價。3.如：估算小組提供分析底價。三比價議價1.一家或二家以上廠商同時或分開比、議價。2.公正、合理之合議價格。3.分析、瞭解、談判、說服、誠心。四統一採購1.經常性請購項目，如：物料、五金、電料、具、紙張、辦公設備、勞務搬運等。2.年度、半年、季等預估量議價。3.使用單位視實際量交貨，月結付款。五競爭價格1.雙贏共識、共存共榮之理念。2.業主要求降價而協力廠商配合減價。3.如：Ｉ.Ｅ或Ｌｏｔ批量共同Ｃ.Ｄ。六折讓價格1.大量採購或一次請購。2.付款90天改為60天或30天支付之現金折讓。七零星採購1.議價後，金額小於貳仟元之庶務採購案。2.免開立請購單辦理。34高效能總務行政管理實務五、推動節省成本的要訣及措施35企業電子化ERP企業資源規劃生產管理研究開發財會行政採購後勤廣告、行銷、客服顧客上下游廠商extranetintranetinternetB2Be-BusinessB2CSCM(i2,Manugistics)ERP(SAP,Baan,Oracle…)CRM(DW,DM)e-Procurement資料來源：台科大鑾斌36推動節省費用方案一、水電節約能源二、電話通訊管制三、財產移轉節省四、交通車合併案五、餐廳外包管理六、公務車之管理七、股務管理外包八、文具用品減量九、設備改變租賃十、採購降低策略37電話與通訊節省方法一、全省24小時二、全省夜切﹝上班時間﹞三、台北24小時四、台北夜切﹝上班時間﹞五、三分鐘自動切斷六、內線使用七、專線電話及手機八、國外電話管制38庶務管理統計與分析一、水電費用節約二、電話及手機通訊費三、財產移轉費用四、交通車合併分析五、餐廳自辦改外包六、公務車費用七、影印紙減用八、文具用品庫存九、降低成本分析十、客服中心件數39總務推動節約能源方式1.空調冷氣28度C以上開放2.冷氣及水塔下班前30分關機3.下班及午休關燈4.除必要外工作場所照明關閉5.不使用高耗量電器6.下班後電腦主機及螢幕關妥7.文具與紙張再利用8.廢棄物木分類貯存及減量9.加強機具設備維修保養10.印刷及影印管制40總務推動節約能