如何写好会议纪要、简报和邮件

1如何写好会议纪要、简报和邮件ByAAStudio2015年12月22会议纪要、简报和邮件简单对比3什么是会议纪要、简报和邮件？这个，就不说了！4三者有相互关联会议纪要邮件简报邮件形式的会议纪要邮件形式的简报用简报形式通报某个会议5但不能直接画等号会议纪要邮件简报6三者目的和功能有所不同•记录某个会议•记载、备忘、告知会议纪要•通报某件事•告知、引起关注和/或跟进简报•沟通•告知、引起关注和/或跟进、发起互动邮件7对“TA”的约束力和回复期望也不同会议纪要简报邮件对“TA”的约束力对“TA”的回复期望无可看可不看无(通常)TO：需要看CC：可看可不看无(通常)除非特别要求TO：需要看CC：可看可不看有(通常)除非是纯粹单向沟通86W2H会议纪要简报邮件What主题和会议主要内容可能多个主题事件主题，即通报“什么”单一主题事件主题，即沟通“什么”单一主题事件Who谁参加了会议关于谁的关于谁的Whom写给谁看，谁要关注写给谁看，谁要关注写给谁看，谁要关注Why为什么有这个主题为什么有这个通报为什么有这个邮件When会议什么时候发生，涉及哪些时间节点相关的事件涉及哪些时间节点相关的事件涉及哪些时间节点Where会议在哪里发生，涉及哪些地方相关的事件在哪里发生相关的事件在哪里发生Howithappened会议过程是怎样的，涉及事件的简要过程如何涉及事件的简要过程如何涉及事件的简要过程如何Howtodonextstep是否有下一步；如有，是下一步怎样的是否有下一步；如有，是下一步怎样的是否有下一步；如有，是下一步怎样的6W2H会议纪要简报邮件What主题和会议主要内容可能多个主题事件主题，即通报“什么”单一主题事件主题，即沟通“什么”单一主题事件Who谁参加了会议关于谁的关于谁的Whom写给谁看，谁要关注写给谁看，谁要关注写给谁看，谁要关注Why为什么有这个主题为什么有这个通报为什么有这个邮件When会议什么时候发生，涉及哪些时间节点相关的事件涉及哪些时间节点相关的事件涉及哪些时间节点Where会议在哪里发生，涉及哪些地方相关的事件在哪里发生相关的事件在哪里发生Howithappened会议过程是怎样的，涉及事件的简要过程如何涉及事件的简要过程如何涉及事件的简要过程如何Howtodonextstep是否有下一步；如有，是下一步怎样的是否有下一步；如有，是下一步怎样的是否有下一步；如有，是下一步怎样的6W2H的不同必需(M)最好有(B)可有可无(O)填充颜色含义：99会议纪要、简报和邮件——撰写过程中的共性理念10各自都有的一般框架和格式开始时间结束时间会议主持人审核人会议评价序号责任人完成时间12具体内容会议名称XXX部周例会会议地点ABC办公室##会议室会议纪要内容参加人员会议议题XXX部周例会纪要会议信息会议日期纪要人注：上述仅是示例，没有优劣之分11普世原则目的性强简明扼要换位思考结构化12Tips之目的性强WhatWhyHow6W2H中的其他13Tips之简明扼要通俗易懂减少不必要的状语图文结合用短句减少不必要的形容词……分段使用项目符号/编号14示例：使用颜色标记必需(M)最好有(B)可有可无(O)填充颜色含义：15Tips之换位思考•看得辛苦吗？•这是关于啥事的？•“我”要做什么？在什么时候和在哪里？•跟“我”相关吗？“我”为什么要看？•“我”不看会有什么后果？•……16Tips之结构化重要优先有逻辑分模块符合商业思维17金字塔写作思维18金字塔写作思维19金字塔写作思维20倒金字塔写作思维21撰写会议纪要的特别注意事项22明确会议纪要的主要目的会议纪要告知备忘记载主要目的不同，会议纪要的写法和详细程度可能也有不同•纯记载在流水记录基础上进行简单归纳即可；•备忘简明扼要，结构化，突出关键信息；•告知详细连贯，突出前因后果与关联，信息完整(如包括必要的背景介绍和下一步)会议纪要23明确会议纪要的主要使用者管理层：与会者：下发传达人员：会议纪要使用者简明扼要，突出关键信息，并带必要的前因后果；突出关键信息，尽量简洁；详细连贯，突出前因后果与关联，信息完整(如包括必要的背景介绍和下一步)会议纪要24会议纪要会议笔录逐字逐句流水账归纳整理结构条理化简洁明确长篇累牍会议纪要25会议纪要•必须有结论部分？不一定•必须有下一步？•必须有责任人？不一定不一定•必须引起关注？不一定跟会议主题与内容密切相关！26会议纪要•表格形式？可以！•文本段落形式？可以！关键：方便表达和阅读27撰写简报的特别注意事项28先想，再写！简报先报，再简(减)！功力深：脑海里完成功力浅：踏踏实实全部写下来29简报简报对象影响简报内容和形式30•纯告知性质？信息告知？事件告知？•严肃话题？趣味性话题？简报简报性质影响简报内容和形式•对于受众来说，重要与否？•总结性质？自上而下分享？从下到上汇报？•需要引起对方关注？引起回复？31简报引起“关注/行动”的关键因素新颖相关重要32简报简(减)！•先主，后次•先加法，再减法•图文结合，但不花哨，除非特别需要•结构化，避免堆叠33简报在心里备有不同版本电梯版/30秒版简报版完整版34撰写邮件的特别注意事项35邮件的关键组成部分收件人主题抬头首句正文结尾落款联系方式抄送/密送人36“收件人”、“抄送人”、“密送人”的区别收件人抄送密送•TA是你这封邮件的目标对象•正常情况下，TA会“看”你的邮件•你只是希望“知会”TA•TA没有义务“看”•你希望“知会”TA•TA没有义务“看”邮件37邮件收到邮件看邮件看邮件读邮件送达回执已读邮件已读回执已读邮件38邮件如何提升“已读”成功率哪个好一些？39如何提升“已读”成功率邮件收件人主题抬头首句正文结尾落款联系方式抄送/密送人“相关”内容概要或邮件目的点名！明确写该邮件的目的40主题简洁、明确，引起关注甚至重视邮件你知道关键信息吗？能引起你重视吗？41主题简洁、明确，引起关注甚至重视邮件42首句明确写该邮件的目的邮件看完这个邮件的大部分内容，更不要说首句了，都不知道TA要收件人做什么!现邀请您参加XX月XX日在XX举行的新员工座谈会。43邮件正文尽量采用金字塔式写作44尽量在一个屏幕内写完整个邮件邮件哪个好一些？45邮件如果需要TA采取行动，一定要有明确的时间和动作要求示例：请于本周五（10月24日）上午11:30前回馈发送到我邮箱。可否帮忙看一下附件的内容，并将您的意见在下周一下班前反馈给我？重要时放在前三句内！醒目颜色加粗标注！！46邮件•很重要！抬头/称呼与落款/签名•视沟通对象可做调整•不要无谓的客套尊敬的大家好此致，敬礼47邮件简！一字值千金！•目的性强•尽量用项目符号，结构化•不是写文章，尽量短语•能一句话说清楚，绝不说第二句!大多数人不会看邮件的第二屏内容48邮件发送前一定要检查！49小结50目的和功能，决定三者的不同•记录某个会议•记载、备忘、告知会议纪要•通报某件事•告知、引起关注和/或跟进简报•沟通•告知、引起关注和/或跟进、发起互动邮件51如何写好会议纪要、简报、邮件?3个词概述？3分钟介绍？30分钟分享？3小时培训呢？52完