如何创造高效率的会议_讲师手册

==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-1-如何创造高效率的会议培训对象高阶主管/中阶主管/基层主管培训方式专题讲解／小组研讨／案例分析／互动游戏／测试与练习培训时间6小时培训目标培养正确的会议认知熟知如何开好一个会议人情主席在会议中扮演的角色系的主席所需主持会议的能力，以便自我精练体认参与会议者之角色，以促进会议之功能培训大纲第一单元会议现状分析会议所呈现的趋势；无效率会议的惊人开销。第二单元成功会议的准备工作成功会议的准备工作之一如何理清开会的目的与诉求；会议形式与领导风格；如何遴选与会者；会议规模；==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-2-会议地点；成功会议的准备工作之二会议时间座位安排传达开会通知议程设计会议记录会议规范的制定第三单元影响会议的个人因素常见的人格标签与刻板印象个性与影响力性别与影响力如何在会议发挥影响力第四单元会议的领导艺术主席的八大职责主席的开场白关键性的三种领导态度发言时间的分配如何掌握议事进度如何化解意见冲突指定一人“扮黑脸”会议中如何达成决议如何与何时结束会议议事效率的评估方法后续工作会后跟催主持能力测试==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-3-课程时间分配表课程时间分配表拟定时间表题目所需时间（分钟）9:00讲师简介59:05—9：20游戏15第一单元成功会议的现状分析9:20—9:35会议所呈的趋势159:35—9：50无效率的会议惊人开销15第二单元成功会议的准备工作成功会议的准备工作(一)10:00—10：10如何理清开会的目的与讼求1010:10—10:20会议形式与领导风格1010:20—10:25如何遴选与会者510:25—10:30会议规模510:30—10:45会议地点15成功会议的准备工作(二)10:45—10:55会议时间1010:55—11:10座位安排1511:10—11;15传达开会通知511:15—11:25议程设计1011:25—11:35会议规范的制定10第三单元影响会议的个人因素11:35—11:50常见的人格标签与刻板刻板想1511:50—12:00个性影响力1014:00—14:15性别与影响力1514:15:—14:25如何在会议中发挥影响力1014:25—14:35评估与会技巧10==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-4-第四单元会议领导艺术14:35—14:45主席的八大职责1014:45—14:55主席的开场白1014:55—15:00关键性的三种态度515:00—15:05发言时间的分配515:05—15:15如何掌握议事进度1015:15—15:30如何化解冲突1515:30—15:45指定一人“扮黑脸”1015:45—16:20会议中如何达成决议3516:20—16:25如何与何时结束会议516:25—16:35议事效率的评估方法1016:35—16:40后续工作516:40—16:45会后跟催516:45—16:55主持能力测试1016:55—17:00答问及总结5==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-5-如何创造高效率的会议热身游戏交换名字（见附录七）讲师导入企业内部的运作绩效，在很大程度上取决于行政沟通、业务流程、报表签呈及会议等诸多环节的运行状况。其中尤以会议较为复杂。导致会议效率低下的原因有时间不够、信息不全、议题离散、冲突争执、会后敷衍、决策错误、主持不佳等。在比较过欧、美、日等国企届会议模式后，我们针对恶性循环的会议体制及国人的心态，设计了这套现代化会议管理课程。课程有效培育了企业界人士正确的会议认知，分析了议事缺乏效率的主要原因，讲授了会议管理要诀，进而提出了有效率的开会方法，促使会议顺利达成预期目的。==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-6-内容提要会议现状分析;成功会议的准备工作;影响会议的个人因素;会议的领导艺术。第一单元会议现状分析第一单元会议现状分析会议所呈现的趋势；无效率会议的惊人开销。一、会议所呈现的趋势==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-7-一、会议所呈现的趋势·开会次数与时间增加；·跨部门之协调会议增加；·有不同相关阶层的专业人士参与。讲师导入据调查，在许多企业中，会议的时间、规模、经费都呈现出扩张的态势。目前，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；企业约有80%的员工提职来源于其在会议上的表现引起上司注意和赏识。分析研究会议发展的趋势和成因，有利于我们实行科学的会议管理，创造高效率的会议。要点阐述当前会议趋势呈现如下趋势：1、开会次数与时间增加；2、跨部门的协调会议增加；3、有不同相关阶层的专业人士参与。==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-8-二、无效率会议的惊人开销二、无效率会议的惊人开销一个好的会议设计与开会技巧，事实上，可以节省一半的开会时间，决策过程也会变得较有效率。也就是说，花在无效率会议上的每一分钟，其实可以节省下来，多做一些真正攸关企业生产的事。而重新检讨论改进不当的会议进行方式，所节省下来的巨额开销，也可以提高企业竞争力。会议开销的计算方法1、统计定期会参加开会的员工人数。2、把次人数乘上平均每次开会所花时间。3、再将得来的数值分别乘以员工薪资、额外津贴、活动开销等。乘上48（48为一年中的上班周数），再将得来的数值除以50（可能浪费的生产力）。这时所得的数值，为公司一年因无效率会议所损失的生产力，但也意味着在改善会议管理模式可“追”回来的钱。==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-9-第二单元成功会议的准备工作第二单元成功会议的准备工作讲师导入本章节将检视会前会后的诸多注意事项，并讨论最常发生的开会问题及现象，与其应对之策。为达到高效率会议，首先要选择最合适的开会形式，例如是要以咨询商式或者让与会者自行讨论等等。在决定开会形式之后，就是及时通知与会者开会时间、地点、目的及应该做的准备。在会议开始前，也应让与会者收到预先拟定的议程表。在会议讨论正式开始前，征询修改议程的建议。一旦议程确定无误之后，严格遵照拟定==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-10-的方式进行。另一方面，会议记录者同步记录多讨论的意见，以协助主席讨论整合及分派工作。再者，我们根据对企业经理人的有关权威调查发现，缺乏会前准备工作是最普遍的会议问题。议程表的安排与开场白的设计是否得当，是会议成功与否的决定性因素之一。此外，会议时间控制不当，如不准时开始与结束会议，都会造成讨论不够深入，决议草草作出的情况发生。另一方面，主席的统治能力同会议的排座是否严谨，能否达成高质量决议有重要关系。而为何会造成发言者赛车或发言无主题的状况，也在本章节讨论之中。最后，我们介绍了如何制定会议守则，来规范与会者的议事行为，相信对经营高效率会议有绝对的帮助。会议召集人的会前清单（见附录一）成功会议的准备工作之一==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-11-成功会议的准备工作之一如何理清开会的目的与诉求；会议形式与领导风格；如何遴选与会者；会议规模；会议地点；（一）如何理清开会的目的与诉求如何理清开会的目的与诉求开会的目的与诉求，应尽可能以一句话清楚地陈述出来。清楚的程度至少要包括：为何开会、谁来开、及工作何时该完毕。讲师导入用一句话陈述出开会的目的与讼求，简而言之，就是确立一个会议宗旨。以下就是典型的会议宗旨：“此次开会的目的是要决定行销策略，并分派工作，所有工作应在七月一日前完成”。==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-12-要点阐述会议宗旨的确立必须符合以下三大条件：1、达成高质量的决议企业开会的目的，就是要整合各方面的意见，已达成高质量及高效率的决议。决议质量主要可以从议事效率及决议执行状况窥知一二。会前准备工作越周密，高质量的决议也会更容易达成。2、维持会议和谐要达成高质量决议的前提之一是，讨论过程中与会者之间的气氛要和谐。这项讼求在二十一世纪强调团队工作与成员自治的呼声中，显得越来越重要。人际冲突只会使议事效率降低。许多高科技会议产业并不是因拥有高知识水准的专业人士，就能达成高质量的决议。其原因就在于与会者之间的关系紧张，无法和谐地就事论事。3、与会者认同决议决议能受到与会者的普遍认同，执行决议时才比较不会发生挚肘的情况，特别是与会者和决议执行者是同一批人时，受到认同与否就更显得重要。若与会者在开完会后，对决议仍能有效率、普遍受到认同的情况下出炉。==============================================================================================《如何创造高效率放入会议》讲师手册☆高绩效的中层管理系列训练课程☆-13-（二）会议形式与领导风格会议形式与领导风格咨商式会议；决议提报式会议；责任完全交付式会议讲师导入会议的工作，首先就是决定要使用哪一种形式开会，主席该采用哪一种方式领导会议，其次才是让与会者知道该准备哪些资料开会。要点阐述1、咨商式会议有些会议