如何提高会议效率

如何提高会议效率张宝同问题1.不能准时开会2.跑偏超时3.被动开会，一言不发4.会后不执行会多而无效会议的目的•解决问题•会议的类型•“纯信息”型—没有辩论•“纯决定”型—更少的听众，人们提前知道被要求同意的内容。•“初始决定”型—给每一个议程项目投票“是”或“否”；如果需要的话投票后进行讨论。•“起立”型会议---适应进行商业讨论•----------会议的角色•组织者——受问题困扰的人，解决问题需求最强烈的人，解决问题的责任人。--职责:反映问题、提出方案、确认参会人员、会议主持、决议责任落实。•参会者——组织者请来解决问题的，--职责——参会之前充分了解背景，了解问题核心，带着自己的意见参会。会上充分表达自己的想法，如果认同会议决议，会后就要坚决执行。•秘书——辅助组织者组织会议，--职责——确定会议时间、地点、发通知、跟催参会人员、会议记录等。如果小型会议没有秘书，这些工作就应该由组织者承担。会议的流程—一个中心、两个基本点•中心-议程：会议开始：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。会议讨论：分享话题和目标；交流资讯；产生主意、做决定、确认行动。结束会议，•总结。•基本点：会议开始前的准备和会议结束後的跟踪：写、发备忘录、会议硬件、制定跟踪计划。如何提高会议效率•四个要点•充分的会前准备•准备会议备忘录-会议的议题、讨论的要点、要形成的结果、参会人员、会议时间以及会议预计召开多长时间等。•会议硬件工具的准备-设备、会议室•参会人员的选择-组织者、参会人员、秘书•明确的议程•明确的目标-解决什么问题•条理清晰的控制程序•适宜的会议角色•组织者-良好的控制能力,幽默感，逻辑性•参会者-积极参与•总结与跟踪•九个技巧1.会前10分钟再提醒参会者2.准时参加会议，有事提前请假3.不准时参会者罚款4.提前将会议相关材料分发给与会者5.会议议题不要安排过多6.会议时间一般不超过1小时7.约定与会者的发言时间8.不邀请与会议无关的人与会9.把不发言的人请出会议室•七个问题：•你必须开这个会吗？•我需要在哪儿吗？•他们需要在哪儿吗？•我们需要2个小时吗？•这是个什么类型的会议？•其他人可以代替你去吗？•为什么同一个部门/小组有两个人参加？三个原则：1.在你同意参加某个会议之前对这个会议进行提问（是否需要开这个会，你是否应该参加）2.不清楚会议的目的和你的期望值的情况下，决不参加会议。3.象你组织会议一样去做••会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间（小时）!