如何组织一次非常有效的会议，令自己老板满意

組織有效的會議CommunicationtoWin管理部@@@2007/05/072目錄會議的准備會議的實施會議決策的執行與追蹤如何判定會議是否成功3專題一會議的准備工作(1)會議主題的設定；(2)與會者的選擇；(3)會議時間的選擇；(4)會議地點的選擇；(5)議程的指定；(6)會議通知；4會議主題的設定會議主題必須具體明確會議主題所表明的必須是“應實現什么”，而非“應做什么5與會人員的選擇對實現會議目的有幫助的人能夠因參與會議而获得幫助的人6會議時間的選擇应優先考虑必須到會人員的时间。從人的生理和心理角度来看8﹕00-9﹕00或15﹕00-17﹕00不適合舉行會議。會議盡量安排在上午10﹕00-12﹕00或下午13﹕00-15﹕00。7會議地點的選擇(1)场地必须有空档且可供使用。(2)场地必须够大以便容纳与会者及视听設備。(3)必须拥有充足的照明及通风设备。(4)必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。(5)成本必须低廉。8會議議程的擬定按照议案的轻重缓急编排处理的先后順序每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。9會議通知的發送會議通知應包括以下五項：(1)開會的時間(包括日期及起止時間)(2)開會地點(3)會議的目的(4)與會者須事先准備的事項(5)與會者的姓名10專題二會議的實施(1)准時開始(2)前次會議未結案事項追蹤；(3)會議時間的掌控；(4)會議中時刻注意避免跑題；(5)會議必須有結論；(6)會議結束任務布置；(7)會議記錄；(8)准時結束；11會議必須准時開始會議主席應准時召開會議﹐若有變動﹐必須提前通知與會人員。與會者必須准時參加會議﹐于會議開始前全部就位。12前次會議未結案事項追蹤宣讀前次會議記錄報告前次會議所布置任務的執行狀況對未結案的任務﹐說明原因并確認其后繼執行方式13會議時間的掌控按照議案的輕重緩急編排處理的先后順序小事情﹐懂的多﹑責任小導致發言多﹐討論多﹐占據大時間﹐主持人應盡力消除這些弊端大事情責任大﹐無人敢發言戰略性問題不適合與小問題一起討論14會議中時刻注意避免跑題每次跑題一點點﹐最后面目全非跑題是天然現象﹐會議主席應時刻注意糾正15會議必須有結論有些會議只做報告﹐報告完畢﹐會議結束每個會議都應有結論﹐無結論的會議等于白開會議結論應盡可能結合多方面的意見16會議結束任務布置布置任務P.T.S.C原則(1)P:具體的人﹐即一個人負責。2人負責等于無人負責(2)T:時間。任務應明確預計完成時間(3)S:明確的可操作性﹐即任務大家都能聽懂(4)C:檢察﹐形成每件事都要復查的感覺和氣氛17會議記錄每個會議都應有完整的會議記錄會議記錄內容可體現標准化﹐職責化會議記錄須明確“什么事情﹐誰來做﹐什么時段做好”會議記錄中明確各項任務誰來負責追蹤確認18會議應准時結束會議結束時須做總結安排下次会议須准備事項19專題三會議決策的執行與追蹤(1)會議決策執行的偏差；(2)會議效果如何追蹤確認；20會議決策執行的偏差信息傳遞中的誤差會使執行出現偏差決而不行。會議雖有結論﹐確未分攤任務行而無果。有執行﹐確不能做到持續有效21會議效果如何確認會議記錄分未完成部份和已完成部分未完成部份的會議記錄應每周做追蹤確認直至完成為止臨時性任務﹐確認已完成即可例行性任務﹐追蹤執行狀況一個月下次會議時﹐會議記錄追蹤人對會議記錄執行狀況做匯報22專題四如何判定是成功的會議(1)會議准時開始并准時結束；(2)會議主題明確；(3)與會人員准備工作充分；(4)會議結束有結論；(5)會議記錄完整；(6)會議記錄事項的執行追蹤確認到有實際成效；23謝謝您的參與