如何组织高效率会议

如何组织高效率会议权威统计：在我国，一个单位的领导一年有80%的时间在开会（约40%参加上级部门的会议，40%参加本部门会议）；我国每天召开的会议约240万个；全国每年会议经费达35亿元！会议的组成部分：前段：会前准备工作要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。1、会议召集人的会前工作清单2、与会者的会前准备工作中段：议事过程是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。开会参考流程末段：会后追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。会中分派工作一览表GO会议召集人的会前准备工作清单：开会目标是否清楚；决定与会者名单；决定与会者的参与程度；决定由谁来担任会议主席与会议记录者；决定会议时间、会议长度、地点；准备好会议所需辅助设备；决定哪些与会者该做简报与何时做；暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；分发开会通知。与会者的会前准备工作：基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者；会前了解自己在会议中发挥的作用，若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围，应及时向组织者询问。给与会者的几个建议给与会者的几个建议：1、发言内容要有组织2、适时发言3、一次只讨论一个要点4、口齿清晰、陈述有力5、让证据说话6、仔细倾听他人讨论7、避免不当的肢体语言会议目标：会议中所要解决什么问题，以及对会议中讨论的议题所期望能达到的最好效果，既问题在会议中期望被解决的程度。会议时间、长度及地点：若非紧急会议，早上9点钟到十点半钟，下午2点半钟到3点半钟是最佳开会时间，此段时间是一天中精神状态最好、工作状态最佳的时段；除非有必要，一般会议尽量不超过一小时；会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方，否则很容易分散与会者的注意力。会议主席（主持人）：一个重视议事效率的主席对于应付会中的临时状况，应要有两把刷子，控制讨论方向不致离题，到刺激与会者进行批判性思考，都有赖于主席的经验与智慧，主席应时时打开其“第三只耳朵”。会议主席的几大职责主席的几大职责：1、营造和谐的气氛；2、控制讨论方向，使会议照议程进行；3、正确总结各段落或议题的讨论内容；4、引导发言者解释令人困惑的发言；5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况；6、减少与议题无关的争辩与讨论；会议记录的组织与整理：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；使用简短的文字，明述与会者的讨论重点；工作分派情形及完成日期记录无误；会议记录的内容：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦的向与会者确认每个结论无误）；有哪些证据支持此议案通过，及反对意见为何；分派工作的详细情形，及完成日期。会议记录者的职责：及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚；适时做总结，协助讨论进行；向各与会者确认各议案的排序是否无误。给会议记录的几点建议：1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真；5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；7、将整理好的会议记录分发给各与会者。会议的议程设计：好的议程设计有助于讨论上轨道，也就是在预定的时间内讨论各相关议案细节；好的议程设计也可避免讨论离题，有系统地帮助与会者一步步达到目标；会前应把会议议程表分发给各与会者，并且在议程表里明确各议题所预计使用的时间，供主席及与会者遵循；议程表最好有固定格式的表格，以避免在设计议程时遗漏须考虑到的事项。会议议程表范例开会通知：开会通知应包括请他开会的理由、该准备哪些材料及会议召集人所期望的会议目标。注：通知时除口头通知外最好附上书面通知，毕竟白纸黑字比口头邀请来的正式。（会议通知范例）会议参考流程：导言：主席开场白讨论过程：理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）……（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）……（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）…（2）…（3）……结论：1、请会议记录者重述已达成的决议；2、询问与会者有无异议；3、确认工作分配完成并已记录妥当。主席的开场白：1、陈述问题、会议目标（通过此次会议期望解决到何种程度）;2、提供与讨论内容相关的资讯，并强调其中不可忽视的内容；3、将问题分类并确定本次会议的侧重点及讨论顺序。一定要注意不要让非重点及不相干的内容占用太多时间；4、声明会议记录者的工作内容；5、询问与会者有无修改议程的需要。会议几大问题：1、不守时2、离题、闲聊3、无结论4、缺乏议程设计或会议目标的会议5、低效率的会议主持人6、与会者心不在焉7、与会者未准备开会资料8、过多或无组织的开会资料9、会议无记录TBC之一贯问题:会议未准时开始：1、主席未准备就绪，导致开会延后，主席的信任度将大打折扣；2、与会者未准时，若此人不是攸关会议决议的人的话最好不等。否则，一贯准时的人也会认为：“既然每次都不能准时开会，那我就没有必要准时到会了。”未按照预定的时间进行讨论：1、防止话多且内容空泛、无重点的与会者占用太多时间；2、若因为一些重要议题不得不延长其讨论时间，则应选择考虑修改会议议程时间安排表。离题、闲聊：在讨论过程中很容易离题。原因：通常是因为议程设计不够紧凑，导致无法按计划讨论，或临时有更吸引与会者的话题。对策：1、每个议案讨论告一段落时，即做归纳整理，以确保讨论能照预期的进度进行。无结论：原因：“缺乏讨论整合的能力”，即在话题转换时没有人可以将已讨论的事项做有系统的归纳。对策：主席应时时注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合，在必要时可以打断发言，把各种意见中彼此相符合或相冲突的部分做比较。缺乏课程设计或开会目标：好的议程设计是高效率会议的开始。离题、无结论等问题在缺乏议程设计或目标不明的会议里非常容易发生，因此好的议程规划确有其必要性。会议无记录：好的会议记录者在会中所能发挥的作用仅次于主席，他能够对会议进程的把握起到相当的作用；若无会议记录则会议中的重要意见或决议就有可能被遗漏；同时在会议中已被讨论过并已达成决议的事项有可能被重复讨论。TBC会议分类：联络型会议汇报型会议达成决议或解决问题型会议问答式会议教育、演讲型会议联络型会议：部长联络会科长联络会科内联络会班长联络会班前班后会汇报型会议：部科长会月度总结会品质管理委员会评审型会议：质量管理体系评审会DR认证会教育型会议：TPM指导会TPM专题教育全员教育专题型教育TBC会议明细：达成决议或解决问题型会议：欠点讨论会QC小组研讨会新产品开发研讨会联络型会议的会前准备工作：会议组织者：1、会议时间、地点、会议预计长度的确定；2、与会者名单的确定；3、会议议程表的作成；4、开会通知。与会者：1、所属部门重要问题及须联络事项的整理；2、确认会议时间、地点、议程安排及会中注意事项。联络型会议的议程安排：主席（主持人）开场白1、确定联络的主要事项（设备、品质、交货期等），并提供相关的讯息或资料；2、会议目标的确定（即对所联络事项通过此会议所期望解决的程度）；3、对与会者及会议记录者提出注意事项。联络讨论过程1、确认上一次会议所分配工作的完成情况；2、按照议程表的安排各与会者陈述本部门重要问题及联络事项；3、由主席或会议记录者总结提取须讨论、解决的问题；4、适时总结归纳会中讨论情况。总结1、由主席或会议记录者对会中所达成决议进行重述；2、询问与会者对决议有无异议；3、分配工作，并限定完成日期。结束语会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。切记：会议成败的关键并不在于开会的那几十分钟，而在于会前准备及会后的落实！！预祝各位：成功组织高效率会议！！