总务处八十九学年度第二学期总务会议纪录(补登)

淡江大學校刊第八十五期‧1‧總務處八十九學年度第二學期總務會議紀錄(補登)時間：九十年五月廿三日(星期三)下午二時至四時地點：淡水校園驚聲國際會議廳主席：洪總務長欽仁紀錄：丘瑞玲出列席：詳簽到單壹、主席致詞感謝各單位對總務處的支持，任何的建議與指導，都是我們工作表現進步及品質提升的動力。日前發生的汐止東科高樓大火及新竹福國化工廠爆炸事件，顯示公共安全的重要及相關防範工作之不可輕忽。在校園消防安全方面，各消防設施均有委託專業廠商定期進行檢查，並逐年編列預算更新、汰換老舊設施；在校園之環境保護、實驗室(工場)安全、勞工安全等等亦有環安中心相關單位的運作，以上安全維護工作，總務處均非常重視並列入年度工作計畫，積極、確實的執行。近來兩件學生跳樓事件，疑似均先躲在頂樓俟夜深後才跳樓，因此，請交安組、事務組就閉館後巡查各樓館(含頂樓)之工作進行研議、規劃，以防杜不幸事件的發生。另，學生頻頻於BBS表達校園野狗日益增加、危及安全的問題，以往清潔隊來校捕捉遭學生抗議，致不願再進校捕捉野狗，現本處已再次函請鎮公所農業課協助處理(補捉野狗業務改由農業課負責)，請事務組聯絡農業課儘速來校捕捉，同時，亦請學務處協助共同推動，以減少校園野狗數量。校園內不適合飼養貓、狗、鴿子等動物，尤其是鴿子，除造成環境的髒亂外，對人體健康亦有危害，請大家協助宣導並勸阻任意餵養行為。貳、工作報告一、八十九年度年終工作檢討會建議及指示事項執行情形詳附件冊。二、各組八十九學年度第二學期工作計畫執行情形及九十學年度第一學期工作計畫表，彙整為書面工作報告乙冊，請參考指正。三、補充說明(一)綜合業務1.持續進行簡化工作流程及資訊化業務規劃，以提升工作效率。(1)委請資訊中心規劃中的作業模式，並期於八月正式上線使用：修繕通知單傳送及回復作業會文館貴賓室借用管理系統(2)設備管理系統增加功能，使用者可在線上直接輸入所需資料，如：財產報廢申請單：報廢日期、報廢原因、發文字號。財產移轉通知單：移入存置地點、移入日期、移入使用保管人及人員代號、移入單位、移入單位代號。(3)公文自動化系統之財產移轉線上作業模式：移出單位保管人點選欲移轉之財產，各級主管於線上簽核，不需紙本即可完成移轉手續，節省紙本傳送及簽核作業時間。(註：參考會議室管理系統，借用及核定均為線上作業。)2.落實ＴＱＭ政策，提升服務品質；並由處本部負責控管、追蹤考核各品管小組作業執行情形。第八十五期淡江大學校刊‧2‧(1)總務處共十九個品管小組，各小組每月召開小組會議，隨時溝通協調，改進缺失，並鼓舞士氣。本學期開始至今品管小組已召開有39次的小組會議。(2)每月召開主管會報，加強各組間橫向聯繫，以建立總務處良好團隊關係。(3)修訂「總務處行政人員及工作評鑑」之評鑑項目，並自四月二十三日發函通知全校教職員工生，以展開第二波的評鑑；至五月十八日回收117份評鑑表。上述評鑑之各項書面建議如屬例行性工作即立即回復，其餘事項則轉請相關組先行檢討，俾於每月之主管會報中進行討論、研擬改善措施。3.會文館貴賓室(1)自八十七學年度起，會文館各室不再配住予單身教師，而係提供外賓來校訪問、講座、演講等借住用。(2)為提升硬體設施之品質，於各室空檔期間安排整修並更新設備，貴賓室共有20間，已整新者有17間。(3)為服務短期住宿會文館受邀貴賓，提昇住宿服務品質，自五月份起，於貴賓住進貴賓室當天準備礦泉水二瓶及水果乙份供貴賓食用。4.福利部門管理(1)各福利部門合約至七月三十一日到期，將就各部門之經營狀況、師生反應、配合度及合作意願等等，作為續約之參考。(2)現有部門一覽表部門別負責人販售項目觀海堂餐廳陳瑞淞中、西餐、自助餐、客飯、麵食、宴席、冷熱飲、代辦伙食或酒會速食部朱展恆冷熱飲、麵包、速食漢堡及三明治等古今中外咖啡廳馮世宏各式簡餐、冷熱飲、咖啡、麵包、包子、各式餐點、茶葉蛋及三明治等便利商店欣味實業日用百貨、文具、食品、飲料、簡便熱食、及微波食品麵包坊欣味實業麵包、蛋糕、小西點、鮮奶龢德堂餐廳丁透美自助餐、快餐、早、中、晚三餐采頤朵簡餐店張麗美各式簡餐翠芳簡餐店吳讚芳各式歐式餐飲江南麵食店陳春輝各式麵食六六麵食店簡國陸各式麵食麗姐小吃店楊邱香妹各式小吃南山山洋小吃店吳炯發各式南洋小吃水果店黃育馨各式水果、果汁冰店莊聖英各式冰品西式早餐店周家鴻西式餐點中式早餐店紀文凱中式餐點、粥品飲料店黃南競各式飲料理髮部曾黃英春男性理髮、洗髮美容院林熙汕女性燙髮、洗髮驚聲眼鏡部黃南競各種與眼鏡(包括隱形眼鏡)相關之產品等驚聲刻印部朱莉芳各種相關印章等淡江大學校刊第八十五期‧3‧自助洗衣機上洋機器洗衣、烘衣服務自動販賣面紙機德桓行面紙、女性衛生用品自動販賣飲料機羅得公司錫箔及罐裝飲料台北校園咖啡、零食機巨唐公司各式零食及沖泡咖啡5.環境保護、安全衛生委員會運作情形(1)環境保護委員會由於體育館即將施工，暫存實驗室廢液之貨櫃屋，現今放置位置，將影響工程之進行，擬將移至五虎崗第二機車停車場後段。淡江大學禁菸規則條文因應舊條文之施行困難度，予以適當調整，修正條文如下，秘書室於五月十七日以校秘法字第014號函公布。修正條文現行條文說明第三條各禁菸場所之管理事項由總務處負責、禁菸稽查小組管理事項由環安中心負責，環保委員會定期派員督導。第三條各禁菸場所之管理事項由總務處負責，環保委員會定期派員督導。增加稽查小組管理權責。第四條…………………。各大樓禁菸區域包含大門雨庇範圍。第四條…………………。增加第四條第二項，釐清各大樓禁菸區域。第八條………在場人士均得予以舉發，報學務處或人事室依校規論處。第八條………在場人士均得予勸阻；不聽勸阻者，得報請禁菸稽查小組成員，依法論處。在場人士皆可舉發違規者，並報懲戒單位處分。第九條………執行人員確認違法行為人之身分後，當場填具告發單，據以處分。第九條………當場填具告發單，並由執行人員及違法行為人或在場人簽章，始得據以處分。簡化舉發時的程序。第十條違反本規則規定者，處以申誡乙次，每月於淡江時報公布姓名。第十條違反本辦法規定者，將送交人事室或學務處依法懲誡：初犯者：處以義務勞動服務二小時或依時數折抵罰金（按學校工讀津貼或加班津貼為計算單位）。加重違規者之處分。(2)安全衛生委員會依教育部台(90)環字第9000012997號辦理，訂定淡江大學實驗室緊急應變計畫，由化學系進行計畫演練示範。本校勞工安全衛生管理專責單位(環安中心)、勞工安全衛生管理員(黃順興)及安全衛生工作守則業已報行政院勞委會北區勞動檢查所核備。本學年度實驗室勞工定期健康檢查受檢人數為138人，已報台北縣政府勞工局及衛生局核備。(二)營繕組1.新建工程第八十五期淡江大學校刊‧4‧(1)謨紀念游泳館工程建照請領：八十九年十月十九日取得建照。招標作業：建築師於九十年二月十四日提送招標文件，九十年二月二十一日奉准辦理工程發包。開標作業：九十年三月一日三家廠商領取投標文件，採購會於三月十四開標，三家投標廠商比減價三次後均未進入底價而流標。決標訂約：經採購會與減價後最低報價建對公司再次議價，以貳億伍仟陸佰萬元決標。本組於四月二十六日奉核正式簽約。正式開工：建對公司依約提報九十年五月十日為合約之正式開工日期。申報開工：本工程業於五月十四日獲台北縣政府核准動工。後續進度：依合約規定，本工程將於九十年十一月八日將舉行上樑典禮，九十一年五月九日前完工。其他事項：游泳館二樓四間視聽中心擬變更用途案，已奉核保留二間供體育室做為體室能中心及韻律教室等使用，另二間教室則改為普通教室，並規劃以科學館S102,S103教室對調調整改為教師研究室，俟規劃完成後專案陳核。(2)紹謨紀念體育館工程水保審查：體育館工程因基地開挖方式及構造物位置配置等問題至八十九年十月十六日方定案，導致水保計畫至十一月八日才掛號，因縣府又另委託技師公會外審，故遲至九十年四月二十日方獲縣府農業局核准。請照進度：總務長於九十年四月二十七日召開工程討論會議，請建築師重新提報請照進度並述明延遲原因，依建築師提報之最新進度將於九十年八月底完成山坡地審查核准作業，並預訂於九十年十一月初取得建築執照。其他事項：舊化館北側因有化學系之設備外另有電力、資訊等管線經過，將安排於暑假期間進行管路改修遷移等工程。有關麗澤學舍出入動線及安全問題已與國交處協調並請建築師審慎規劃。有關文學館西側大門出入封閉改開東側出入案，建築師已協助完成初步設計，現正專案簽核中。有關社團鐵皮屋須拆除一個跨距案，社團辦公室因而減少部份空間，將於鐵皮屋旁機車停車場加搭以與原鐵皮屋形成L型，以利社辦被拆之社團在體育館完工前能順利運作，其中並將規劃一間作為資源回收室。暫存實驗室廢液之貨櫃屋，自現今放置處移至五虎崗第二機車停車場後段。文學館正門前榕樹移植。(3)蘭陽校園雜項工程正式開工：雙喜公司依約提報九十年四月十九日為合約之正式開工日期。申報開工：本工程業於五月十一日獲宜蘭縣政府核准動工。後續進度：依合約規定，本工程正式開工後七百個日曆天內完工，並於九十二年二月底前提出使用執照申請。其他事項：校長於九十年五月十七日(星期四)率領蘭陽校園籌備處、駐礁溪辦事處、及總務處相關人員至礁溪鄉三民活動中心舉行公開說明會，說明設校規劃、環保、水保之相關預防措施，並與鄉民進行意見溝通。動土典禮安排於九十年六月二日(星期六)舉行，恭請創辦人、董事長、淡江大學校刊第八十五期‧5‧及校長主持，並邀請本校董事、一級單位主管、籌備處委員、教育主管機關、宜蘭地方主管及相關人員參加。2.暑假重大修繕工程如下，將嚴格督請廠商注重品質及遵守合約規定，並降低施工期間所造成的種種不便。(1)松濤二館、自強館、麗澤學舍裝置空調設備工程。(2)松濤二館寢室整修工程。(3)麗澤廳、舊工館、活動中心廁所整修工程。(4)驚聲大樓電梯整修工程。(5)宮燈教室屋頂整修工程。(6)學生活動海報板更新工程。(7)溫室改建為中國室庭園工程。(8)未來學展示區整修工程。(9)水源街與學府路三叉路口美化工程。(10)里程碑工程。(11)裝設電子字幕機工程。(12)各大樓館標更新工程。3.請各單位協助宣導節約用電並確實執行。淡水校園四月份用最高電量(5760KW)超過學校的契約容量(4999KW)，若於夏季悶熱期超約情形勢必更為嚴重，請大家共同節約用電以減少超約罰款。(三)事務組1.台灣大學總務處事務組茅主任二月十五日上午率組內三位股長來校觀摩，除對本校校園美化及清潔表示讚賞外，並針對工友管理、勞健保作業方式、教室及會議室管理、校園環境清潔、校園花木維護、垃圾清運、福利部門管理、招待所管理、停車管理、公務車管理及因應勞基法作為等等，逐一交換心得。2.淡水校園毅棟六十號三、四樓原借住人王曾才及余宣賦二位老師已退住遷離，依教職員宿舍分配協調委員會決議之遞補順序，整修後由化學系吳俊弘及管科系婁國仁二位老師進住；吳俊弘老師於三月十日進住淡水校園毅棟六十號三樓眷舍，婁國仁老師因校外租屋合約，於五月十七日進住毅棟六十號四樓眷舍。3.原住會文館307室英文系卜溫仁老師已於一月底遷住石牌18號眷舍，原住會文館308室物理系陳憬燕老師於三月二日搬入松濤館407室，307及308室隨即整修為貴賓室，提供各單位借住。4.為提供更舒適之住宿環境，本學期新購洗衣機、烘乾機供松濤館女教職員宿舍各樓同仁使用，四樓教師宿舍另增購沙發組。5.為方便老師取用及易於保持清潔，各樓館教室講桌已擺置「粉筆盒」及「粉筆頭棄置盒」各乙只。6.各樓館教室上課規則已全數完成裝釘懸掛工作。7.為美化環境及補充不足，於二月下旬增購不銹鋼貼皮垃圾桶20個，分別置於工學大樓(16個)及圖書館(4個)。8.文學館前榕樹擬移至商管大樓後方，計畫於體育館動工前完成。9.為美化校園，三月份起陸續於鳳凰池及宮燈教室周邊栽種櫻花、瀛苑及宮燈教室後側種植茶花、新化館中庭及屋頂亦增植羅漢松、福木及變葉木等常綠喬木。10.會文館水池側造景美化工程於五月一日完成，視教館旁奇石造景工程及文錙藝術中心前書童區美化於五月九日陸續完工；文錙藝術中心旁噴泉廣